Служебная записка об отмене командировки

Служебная записка об отмене командировки – это документ из разряда внутренних, доносящий до директора информацию о том, что необходимость направления сотрудника в служебную поездку отпала. Рассказываем, что такое командировка, что делать, если её нужно отменить, зачем нужна служебная записка и как правильно ее оформить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки об отмене командировки .docxСкачать образец служебной записки об отмене командировки .docx

Служебная командировка

Служебной командировкой признаётся любая поездка работника для выполнения должностных обязанностей в отрыве от основного места работы. Вопреки расхожему мнению сообщаем, что командировка необязательно должна быть связана с выездом за пределы области или даже города. Даже если работодатель направил своего сотрудника для выполнения подрядных работ в офисе другой организации это в любом случае будет считаться командировкой.

Не будет считаться командировкой поездка сотрудника, чья работа изначально имеет разъездной характер. Если в должностной инструкции среди прямых должностных обязанностей фигурирует перемещение по городу или стране, оформление служебных поездок будет идти несколько иначе.

Оформление командировки

Для того чтобы направить сотрудника в командировку необходимо провести некоторую бумажную работу. Первым делом начальник потенциального командированного обращается к директору компании со служебной запиской о направлении в командировку, в которой поясняет, что необходимо направить сотрудника в другое место для решения той или иной задачи. Директор анализирует полученную информацию, визирует служебку, отдаёт распоряжение кадровику подготовить документы.

Работник кадровой службы подготавливает проект приказа о направлении в командировку, знакомит с ним командированного сотрудника под подпись, а бухгалтерия должна будет выделить денежные средства на транспорт, проживание и питание. Все эти мероприятия осуществляются заблаговременно, чтобы не случилось ситуации, когда не останется билетов на удобный для компании транспорт.

Отмена служебной поездки

Когда все подготовительные мероприятия уже завершены, осталось лишь дождаться назначенной даты, отправиться в поездку, однако на практике случаются ситуации, когда возникает необходимость отменить командировку. Причин тому можно привести множество, как связанные с нарушением обязательств кем-то из контрагентов, так и форс-мажорными факторами. Ко второй категории относят различного рода стихийные бедствия и аварии, препятствующие перемещению по стране.

Процедура отмены крайне схожа с процедурой оформления, производится по тем же шагам. Здесь всё также начинается со служебной записки об отмене командировке, составляемой начальником направляемого в командировку сотрудника. В документе он снова обращается к директору, но в этот раз уже просит отменить служебную поездку, разъясняет причины.

Если к моменту заявления служебки организация уже успела приобрести билеты на транспорт и забронировать гостиницу, следует попытаться возвратить хотя бы часть уплаченных денежных средств. Здесь всё будет зависеть от срока, который остался до выезда.

Форма документа

Форма служебной записки об отмене командировки признаётся произвольной, так как на законодательном уровне не закреплено никаких унифицированных бланков. В некоторых организациях, на регулярной основе использующих служебные записки в своем документообороте, руководители самостоятельно разрабатывают шаблоны и закрепляют их в одном из своих локальных актов. Если таковые имеются, лучше воспользоваться ими. В противном случае придётся брать ситуацию в свои руки, формировать служебку своими силами.

Написать служебку допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. То, каким именно способом воспользоваться, решает каждый сам для себя. Безусловно, печатный вариант будет иметь более деловой внешний вид, однако никто не запрещает исполнить содержание в рукописном виде.

Инструкция по составлению служебной записки

Разберемся в структуре служебной записки. Документ будет состоять из шапки, основного структурного блока с обращением к директору и выражением просьбы об отмене служебной поездки, даты составления бумаги, подписи исполнителя.

Шапку мы разместим в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь в дательном падеже укажем ФИО директора компании, а также её наименование. Далее по тексту уже в родительном падеже обозначим ФИО заявителя служебки, занимаемую им должность в штатном расписании фирмы.

Ниже по документу обращаемся к директору, просим отменить запланированную ранее служебную поездку. В обязательном порядке объясняем, с чем связан настоящий запрос, что стало причиной отмены. Если виной тому стало ненадлежащее исполнение обязательств со стороны контрагента, приложим копии документов, это подтверждающие. Возможно, вы получили деловое письмо с информацией, которая и вынудила отменить поездку.

Следующим шагом прописываем дату составления документа, заверяем всё вышеизложенное подписью с расшифровкой. В таком виде служебную записку можно смело назвать полностью сформированной и готовой к передаче на рассмотрение руководителем. Документ можно вручить лично в руки директору, его заместителю, секретарю или сотруднику отдела кадров. В любом случае официальная бумага доберется до конечного адресата.

Примерный образец