Ведомость покупных изделий. Пример заполнения

6

Ведомость покупных изделий оформляется конструктором при формировании какого-либо изделия на основе покупных элементов. Она нужна для ускорения взаимодействия с отделом снабжения. Снабженцу можно будет закупить все необходимое для производства чего-либо списком, без необходимости разбора в деталях чертежей, счета и пр.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ведомости покупных изделий .docСкачать образец ведомости покупных изделий .doc

Особенно это актуально при изготовлении мебели, техники, станков и других сложных изделий, требующих для изготовления большого количества приобретаемых деталей с разными наименованиями. Конструкторская документация этого вида всегда остается востребованной.

Законодательная база

Нормы заполнения этого документа регулируются ГОСТ 2.106-68. В нем указаны эти формы 3 и 3а с перечислением полей и данных, которые должны в нем присутствовать.

Причем рекомендуется группировать детали по их названию, а внутри этой группы придерживаться алфавитного порядка. Если это цифровые обозначения, то в списке детали следует располагать в порядке возрастания их размеров.

Так, например, внутри группы «Кабели» будут сначала ВВГПШ 123, затем ВВГПШ 223, потом ВДРП 123 и т.д.

Обложка

Внешняя часть ведомости обычно выполняется из плотной бумаги, на которой печатаются или записываются основополагающие данные об изделии, его номере, наименовании объекта, к какому виду он относится, есть ли сокращение. Также обязательно здесь указывается его обозначение на чертежах, номера согласно технической документации.
Ведомость покупных изделий. Часть 1.

Меры для удобства использования

Во избежание путаницы в ведомости покупных изделий предусмотрено даже формирование оглавления. Оно заполняется в тех же графах таблицы, только название раздела помещается в строку «Наименование», а страница, на которой можно найти данные об этом предмете, заносится в столбец «Документы о поставке». Такое своеобразное содержание всегда помещается на титульный лист ведомости и сильно упрощает работу на крупных предприятиях.

Внимание! Если поставки частей того или иного оборудования осуществляются из-за рубежа и имеют другие обозначения и названия, в том числе на других языках, то обязательно их указание.

В качестве дополнения к описанной информации можно в этой же строке описать аналогичные элементы, выпускаемые в России. Но это делать необязательно.

Нюансы заполнения

После титульного листа и «оглавления» в ведомости идет табличная часть, призванная отразить основные данные о необходимых закупках. Именно с ней будут иметь дело менеджеры, снабженцы и другие сотрудники, не имеющие дело с чертежами, но от которых напрямую зависит качество поставок.

В таблице обычно бывает множество строк, каждая из которых должна содержать информацию:

  • Название отдельного элемента. Буквенное обозначение подчеркивается. Если встречаются детали разных размеров, но с одним названием, то можно их прописать в одной и той же строке. Недопустимо такое действие с названиями, состоящими из одной буквы или цифровыми штампами.
  • Обозначение документа на поставку. Строки этого столбца при необходимости можно объединить и прописать название документа один раз, если все поставляется по одному и тому же договору.
  • Поставщики. Если поставщик всегда один и тот же, то его упоминают только вначале, оставляя этот столбец пустым. Но если речь идет о мелких компаниях-посредниках, то их названия и контактные данные должны быть для снабженцев или менеджеров под рукой в любой момент.
  • Количество элементов, которое потребуется для одного изделия.
  • Количество элементов для изделия в его полной комплектации, включая запасные части, монтажные, те, которые входят в состав упаковки, инструмент и пр. Причем интересно, что эта графа остается пустой, если заполняют строку на комплектацию запасных частей в качестве набора. Они считаются, в этом случае, отдельным изделием.
  • Какая часть элементов уходит на регулировку. Например, «0,1» в этой графе означает, что каждая десятая деталь предназначена для корректировки данных об остальных, на испытания и пр.
  • Сколько всего требуется изделий для изготовления, испытаний и включения в запасные наборы.
  • Дополнительные данные о товаре: единицах измерения, характерных особенностях, специфике использования и пр.

Ведомость покупных изделий. Часть 2.
Если составные части изделия сложны и имеют собственные ведомости покупных изделий, то обязательна ссылка на эти документы. В конце каждой из страниц и отдельно в конце ведомости располагается небольшая таблица. Она содержит в себе данные о количестве страниц, частично дублирует информацию с обложки.

Но главная ее функция – подписи всех причастных к формированию, проверке и изготовлению продукции лиц. Здесь есть место под подпись исполнителя, конструктора, разработчика, проверяющего и руководителя.

Ведомость покупных изделий. Часть 3.

Бухгалтерская деятельность

В левой нижней части каждого листа ведомости вертикально располагается специальная колонка. Она предназначена для заполнения в бухгалтерии и служит инструментом ориентирования между уже заполненными ведомостями покупных изделий. Каждому из уже заполненных документов присваивается инвентарный номер. Он проставляется на всех страницах. Здесь же указывается дата заполнения и подпись материально ответственного лица за поставку тех или иных частей. Обычно это бывает менеджер по поставкам.

Заключение

В конце ведомости покупных изделий, согласно требованиям ГОСТ, должен содержаться лист регистрации изменений.

Важно! Если меняются сами используемые детали, их наименование, количество или поставщик и информация об этих изменениях вносится в документ, то лист регистрации изменений заполняется соответствующим образом.

Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости. Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр. Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию.
Ведомость покупных изделий. Часть 4.

Сохранить:
Распечатать
Скопировать урл:
Комментарии читателей:

  • Горячие материалы
  • Ещё
0,055 | 34 | 7.22