Заявление о продлении командировки

Заявление о продлении командировки – это официальная бумага, с которой один из сотрудников фирмы, будь то непосредственно командированный работник или его непосредственный начальник, может обратиться в адрес директора, попросить продлить служебную поездку на определенный срок. Сегодня мы разберемся, каким образом оформляются командировки в соответствии с действующим законодательством, зачем нужно заявление, в каких случаях оно составляется, как правильно его оформить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления о продлении командировки .docxСкачать образец заявления о продлении командировки .docx

Продление командировки

Продление командировки является довольно-таки распространенной ситуацией, к которой каждый работодатель так или иначе должен быть готов. Причины для продления бывают самые разнообразные, начиная от банальной болезни командированного сотрудника, заканчивая различного рода техническими моментами.

Так, если человеку придется задержаться в месте командировки, значит, работодатель должен будет предпринять соответствующие меры. Во-первых, сотруднику всё дополнительное время служебной поездки нужно будет где-то жить и что-то есть, а это уже, как известно, дополнительные расходы. Всегда нужно закладывать на командировку несколько больше, чем было рассчитано изначально, ведь форс-мажорные обстоятельства иногда всё-таки случаются.

Во-вторых, если человек не вернется из командировки вовремя, значит, по факту её официального завершения он не выйдет на смену в привычном ему месте работы. Для того, чтобы не создавалось юридических проволочек, нужно будет грамотно оформить документацию.

В-третьих, на предприятиях принято оплачивать служебные поездки в несколько большем размере, если сравнивать их с обычным рабочим днём. Так, официальное продление командировки позволит сотруднику получить командировочные в полном размере.

Заявление о продлении

Адресатом заявления о продлении командировки, по идее, должен стать руководитель всей организации в целом. Например, в обществе с ограниченной ответственностью руководителем считается его директор.

Далеко не всегда непосредственно сам командированный сотрудник будет обращаться именно к директору. Причиной тому является, как правило, соблюдение норм корпоративной иерархии. На крупных предприятиях не принята практика, когда рядовые сотрудники обращаются к первым руководящим лицам. По идее, сам командированный работник должен написать служебную записку на имя своего непосредственного начальника, а тот в свою очередь уже составит заявление на имя директора.

Само по себе заявление будет обладать определенной юридической силой, сможет стать основанием для вынесения руководителем соответствующего приказа. Так, любой приказ директора должен на чем-то основываться, будь то акт, заявление или что-то ещё. В нашем случае таким документам как раз и станет заявление о продлении командировки.

Когда директор компании издаст соответствующий приказ, бухгалтерия сможет пересчитать сумму расходов на командировку, выслать сотруднику недостающие суммы. На эти деньги человеку придется разыскать себе жильё на период продления, передвигаться по населенному пункту в служебных целях, питаться.

Форма документа

Говоря о форме заявления о продлении командировки, следует отметить, что отечественный законодатель не предъявляет каких-либо требований по части формирования такого документа, как заявление о продлении командировки. Таким образом получается, что сотрудник, нуждающийся в соответствующем обращении к директору, будет иметь возможность сформировать его самостоятельно, своими силами.

При работе с официальной бумагой необходимо будет соблюдать общие правила делового документооборота и ориентироваться на схожие документы. В частности, наше заявление должно состоять из шапки, основного содержательного блока и части с реквизитами. О том, как правило составить каждый отдельно взятый элемент, мы поговорим немного попозже.

Написать текст заявления можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.

Разбираемся, как составить заявление

Начинаем составлять наше заявление о продлении командировки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги необходимо будет прописать, кому и от кого подается настоящее заявление. Для этого указываем полное наименование организации, в которой трудимся, ФИО и должность её директора.

Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора заявления, занимаемую им должность в фирме согласно штатному расписанию. В силу того, что данное обращение носит строго внутренний характер, такого набора информации окажется вполне достаточно, чтобы считать шапку оформленной корректно.

Ниже по документу мы обращаемся к директору, утверждаем, что мы сами либо один из наших подчинённых сейчас находится в командировке, произошли обстоятельства, вынуждающие человека остаться в служебной поездке подольше. Указываем, о каких конкретно обстоятельствах идёт речь, ссылаемся на них. Далее мы просим руководителя продлить командировку на определенный срок.
Следующим шагом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Когда наше заявление уже смело можно назвать полностью оформленным, останется лишь передать его на рассмотрение и дождаться ответа от начальства.

Примерный образец