Заявление об изменении паспортных данных – это документ, с которым работник должен обратиться в отдел кадров по месту работы, сообщить о том, что в его паспортных данных произошли изменения. Сегодня мы разберемся, в каких случаях у человека могут измениться паспортные данные, зачем эти сведения работодателю, как скоро их нужно предоставить.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления об изменении паспортных данных работника .docxСкачать образец заявления об изменении паспортных данных работника .docx
Паспортные данные
Под паспортными данными понимается определенный набор сведений, содержащийся в удостоверяющем личность документе. Сюда можно отнести:
- фамилию, имя и отчество;
- серию и номер;
- место регистрации;
- семейное положение;
- наличие детей;
- воинский учет.
Работодатель должен быть в курсе относительно любых изменений статуса гражданина, работающего на предприятии. Об этом нам говорят положения Трудового кодекса Российской Федерации. Отдел кадров по месту работы должен быть в курсе любых изменений, ведь любая неточность в паспортных данных может привести к серьезным проблемам.
Во-первых, работодатель уплачивает за своих сотрудников налоги и делает пенсионные взносы в Социальный фонд России. Допущение ошибок в реквизитах на оплату может стать причиной нарушения налогового законодательства.
Во-вторых, работодатель выплачивает сотрудникам заработную плату на счет в банке по банковским реквизитам. Смена паспортных данных, если речь идёт о ФИО, повлечет и смену банковских реквизитов, а значит, деньги могут уйти не тому получателю.
Когда обращаться
Изменение паспортных данных всегда связано с получением нового паспорта. Причин здесь может быть несколько:
- изменение фамилия в связи с вступлением в брак или без такового;
- утеря паспорта, получение нового;
- замена паспорта в связи с достижением сорокапятилетнего возраста.
Во всех вышеперечисленных случаях местное Управление Министерства внутренних дел выдаст вам новый паспорт, который будет иметь уникальные серию и номер. Совокупность этих значений в паспорте называют идентификаторами.
Как обратиться
Как только вы получили новый паспорт, следует незамедлительно сообщить об этом на работу. Будет лучше, если вы обратитесь с заявлением в отдел кадров в тот же день или хотя бы в рамках текущей рабочей недели. Если прямо сейчас у вас нет лишнего рабочего времени, чтобы потратить его на составление заявления, следует хотя бы в устной форме уведомить кадровика или своего непосредственного начальника об изменении паспортных данных. Так мы хотя бы сможем предотвратить допущение предприятием серьезных ошибок по части заполнения страховых и налоговых документов.
Заявление об изменении паспортных данных нам в любом случае придётся составить, причем сделать это будет нужно на бумаге. Подобные официальные бумаги не применяются в электронном документообороте.
Форма документа
Форма заявление об изменении паспортных данных не утверждается на уровне федерального закона. Большинство официальных бумаг из разряда трудовых можно составить в свободной форме, руководствуясь при этом правила делового документооборота. Все деловые документы должны состоять из шапки, обращения и реквизитов. Также отметим, что без подписи автора заявление не будет иметь юридической силы, а значит, кадровик на его основании не сможет внести правки в документацию. Более того, автограф, оставленный на бумаге, должен быть «живым», то есть оставленным собственноручно.
Написать текст заявления об изменении паспортных данных работник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Инструкция по составлению заявления
Заявление об изменении паспортных данных мы начнем составлять с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании-работодателя, а также ФИО и должность её руководителя. В качестве руководителя может выступать директор, генеральный директор или кто-то ещё. О себе работник должен оставить ФИО и занимаемую на предприятии должность.
Следующий шагом обращаемся к руководителю, сообщаем о том, что ваши паспортные данные изменились. Сейчас они несколько отличаются от тех, что были переданы по месту работы при трудоустройстве. Причину изменения прописывать хоть и необязательно, но крайне желательно. Выше по тексту мы уже описали большинство из возможных вариантов.
Ниже по документу мы просим руководство внести изменения в личную карточку сотрудника в связи с изменением паспортных данных. Теперь, когда наше заявление полностью составлено, нам остается лишь заверить всё вышеизложенное подписью сотрудника-заявителя, проставить дату формирования официальной бумаги. На этом моменте работу по составлению документа можно назвать завершенной. Нам осталось только передать её на рассмотрение.
Вручить итоговый вариант заявления можно своему непосредственному начальнику, кадровику или даже директору. В любом случае обращение должно пройти через директора, ведь именно он визирует его, отдает на исполнение кадровику для внесения изменений в личную карточку работника.
Сложно сказать, сколько времени уйдет на внесении изменений паспортных данных в личную карточку работника. Здесь всё будет зависеть от расторопности кадровика и занятости директора. В теории заверишь мероприятие можно и в рамках одного рабочего дня, если директор оперативно подпишет заявление, а сотрудник отдела кадров – внесет соответствующие правки.
Примерный образец
