Как участвовать в коммерческих торгах со стороны заказчика

Участие в аукционах или подача котировочных заявок – хороший способ заработать репутацию у покупателей или получить крупный бюджетный контракт. Но любая компания вправе сама проводить закупки и выступать уже в качестве заказчика, а не участника. Законодательно не установлены правила проведения для таких торгов, поэтому придется проанализировать прошедшие мероприятия, рекомендации площадок и на их основе составить собственный план.

Различия коммерческих и государственных закупок

Госзакупки регулируются федеральными законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, устанавливающими строгие правила аукционов, сбора котировочных заявок и т.д., также регулируются отдельные положения, в частности доля закупок у малых предприятий, приобретение товаров импортного производства.

Для коммерческих торгов применяется только один федеральный закон – №135-ФЗ «О защите конкуренции», а в остальном организации должны руководствоваться Гражданским кодексом и уставом электронных торговых площадок (ЭТП).

Кстати! Организации вправе создать собственную ЭТП и проводить на ней торги. Например, группа компаний «Северсталь» (горнодобывающая и металлургическая отрасли) проводит процедуры в собственной системе.

В чем основные отличия коммерческих торгов от государственных:

• Законодательное регулирование (то, о чем сказано выше).
• Финансирование. Все расходы ложатся на организацию-заказчика, она же несет полные финансовые риски (к примеру, если подрядчик окажется недобросовестным и, получив аванс, не выполнит работу).
• Индивидуальная разработка положений по торгам. Придется с нуля составить документацию для участников, в то время как госорганизации по большей части ориентируются на соответствующие ФЗ. Можно использовать для основы положения крупных корпораций, они открыто размещаются на сайтах, в составе аукционной документации, чтобы участники могли с ними ознакомиться.
• Объемы закупок. Коммерческие гиганты и концерны активно организуют торги и их обороты достаточно крупные, а вот обычные компании предпочитают заключать договора напрямую, иногда пользуясь советами «сарафанного радио» или просто поиском в интернете.

К торгам такие организации прибегают тогда, когда начинаются масштабные проекты: выигран аукцион на строительство, например, или понадобились услуги, работы или товары, исполнителей (поставщиков) которых в своем регионе нет.

• Ограничения. Они существуют, но в значительно меньшем количестве, чем для госзакупок. Можно установить свои, если они не противоречат пунктам 135-ФЗ, т.е. не нарушают положения о монополии и конкуренции.

Делаем вывод: коммерческие торги более свободные, проводятся любыми компаниями на большом количестве ЭТП, причем включая и те, что предназначены для государственных закупок.

Виды торговых площадок

Если провести в браузере поиск ЭТП, окажется, что их сотни. Как сориентироваться в таком разнообразии? Для простоты разделим их на несколько категорий:

1. Общие. Это всероссийские ЭТП, аукционные гиганты, объединяющие большое количество заказчиков и участников.

Примеры: Сбербанк АСТ, Росэлторг, РТС-Тендер, B2B-Center.

Часть из них аккредитована для госзакупок, другие работают с коммерческими торгами, некоторые также в рамках 223-ФЗ.

Плюсы: универсальность, большое количество процедур, гибкая ценовая политика для участников, лояльность к заказчикам.

2. Отраслевые, или узкоспециализированные. Ориентированы на конкретную экономическую отрасль или товары. Это может быть не отдельный портал, а секция внутри существующей площадки.

Примеры: «Рыбный рынок» на Сбербанк АСТ, В2В-Стройка и т.п.

Плюсы: если вы занимаетесь одной деятельностью и планируете закупки только по ней, то удобно выбрать одну или несколько таких площадок, не распыляясь на остальные.

3. Региональные. Объединяют процедуры, проводимые в определенном регионе.

Примеры: Портал поставщиков города Москвы, Портал закупок Рефери (Ростовская область).

Плюсы: При работе (или поиске подрядчиков) в конкретном субъекте РФ или городе очень удобно. Скорее всего, участники будут либо местные, либо имеющие соответствующий опыт и знания (об особенностях местного ландшафта, законодательства).

4. Частные. Организованы конкретной компанией (обычно крупной корпорацией или сетью).

Примеры: ЭТП Газпромбанк, секция торгов на ЭТП Росэлторг для ПАО Ростелеком.

Плюсы: допустим, вы оказываете услуги в сфере связи (монтаж сетей, подключение, настройка оборудования), вам будут интересны тендеры в этом сегменте, сотрудничество с надежными и постоянными заказчиками, что способна обеспечить корпоративная площадка.

5. Банкротные. Продажа и выкуп имущества компаний-банкротов. Не относится к нашей теме, поэтому просто отметим, что такие существуют, к тому же здесь можно выгодно приобрести недвижимость, технику или оборудование.

Важно! Госзакупки требуют регистрации в ЕИС, для коммерческих торгов она не нужна.

Выбирать можно любое количество площадок, но регистрация на многих, как и работа, платная, и сумма зависит от тарифного плана. Для начала проведите анализ: ознакомьтесь с регламентом, просмотрите списки активных и завершенных процедур, оцените конкурентов (заказчиков в той же сфере), их предложения по стоимости закупа товаров (работ, услуг) и результаты проведенных аукционов.

Регистрация на площадке

Сколько площадок – столько правил, положений и регламентов. Перед подачей заявки рекомендуется их внимательно изучить, даже если на сайте ЭТП все подробно расписано.

Общее есть у всех площадок:

• Обязательная проверка технической возможности. Требования предъявляются к конфигурациям и настройкам ПК (операционная система, память, браузеры и т.д.).
• Создание учетной записи. Потребуется указать основные данные об организации и руководителе, придумать логин и пароль.
• Получение ЭЦП. Для участия и подписания электронных документов.
• Настройка оповещений и выборки. Это не обязательно, но такая подготовка позволит получать информирование о новых процедурах, подходящих вашей организации, начале торгов, окончании времени приема заявок и т.д. Зависят от функционала конкретной площадки.

Поскольку ЭТП заинтересованы в привлечении большого количества участников, для заказчиков есть много бонусов: бесплатная регистрация или стартовый период, активная техническая и правовая поддержка, бесплатная рассылка, дополнительная ЭЦП и т.п.

После подтверждения аккаунта и аккредитации придется изучить интерфейс и возможности личного кабинета, посмотреть, какие виды процедур более интересны участникам (спойлер – электронные аукционы) и, конечно, подготовить внутренние документы и регламенты. В первую очередь с ними захочет ознакомиться потенциальный исполнитель или поставщик.

Подготовка документации

Повторюсь, что лучший способ создать свое – изучить чужое. Обратитесь к базе закупок, посмотрите, какие требования выдвигают конкуренты, изучите и постройте собственные правила.

Что следует учесть:

• Вид торгов. Обычно выбирают вариант с открытым аукционом или конкурсом.
• Состав документации. Разделение идет на техническую и коммерческую часть. Техническая (техзадание) – основная информация о предмете тендера, планы, схемы, графики и прочее. Коммерческая содержит сведения о первоначальной цене, условиях участия, требованиях к поставщику, видах гарантий, а также формы заявок и контракта.
• Требования к исполнителям. Это может быть опыт проведения аналогичных работ, успешно исполненные контракты, наличие материально-технической базы, специалисты определенного уровня и другое.
• Сведения, указываемые участником. В законе отсутствуют, сами обозначьте интересующие вас данные. Чаще всего это наименование, адрес, контакты, ФИО руководителя, сведения о взаимозависимости, системе налогообложения и т.д.
• Критерии оценки. В аукционе решающий фактор – цена, остальное вторично (если только участник соответствует всем остальным требованиям), в конкурсе принимаются во внимание сроки, дополнительные преимущества (увеличенный период гарантии, например) и другие факторы. Иногда оценку проводят с помощью процентовки или системы баллов. Это значит, что каждому критерию устанавливают значение % или балла, а их размер зависит от предложения участника.

Пример: Период гарантии в 1 год признается базовым, за него начисляют 10 баллов, за каждый дополнительный год – еще 5.

• Сроки проведения тендера и оценки результатов. Опять же устанавливаются заказчиком.
• Ответственные лица. Наймите специалиста в области закупок или назначайте на каждый аукцион нового сотрудника. Желательно определить должностных лиц, ответственных за составление аукционной документации и ответы на вопросы участников. К примеру, инженер отвечает за техническую часть, сметчик — за сметы, соответственно, начальник отдела снабжения — за контракт и т.д.

Эти сведения будут в каждом пакете документов на площадке при проведении очередной закупки, но конкретные, а во внутреннем положении требуется определить базовые установки.

Проведение торгов

Вроде самое простое дело – выложил аукцион и сиди жди, когда пойдут косяком участники с заявками, но заказчики допускают массу ошибок и не получают отклика на, казалось бы, заманчивый тендер. Почему?

Во-первых, неудачный выбор ЭТП. Выше я рассказала, сколько есть видов, в цифрах это сотни и тысячи площадок, которые делятся на секции, порталы и прочие подсистемы. Возможно, попадется неудачная платформа, предложившая супервыгодные условия подключения, но не привлекающая контингент нужных поставщиков.

Во-вторых, неверная идентификация закупки. Многие организации ведут автоматизированный поиск (подбор) процедур. Если вы отнесли закупку не к тому коду ОКВЭД, указали неточное название товара, то поисковики пройдут мимо.

Важно! Существуют сознательные и случайные искажения, приводящие к потере потенциальных участников. К примеру, вместо некоторых букв в наименовании товара указаны латинские – автопоиск его не «увидит». Намеренные ошибки допускаются только недобросовестными заказчиками.

В-третьих, маловостребованные услуги или работы, редкий, уникальный товар. Найти исполнителя или поставщика, возможно, проще самостоятельно через интернет или посредника, знакомого с этим сегментом рынка. Скорее всего, аукцион или конкурс результата не дадут.

В-четвертых, путанная, сложная документация, завышенные требования. Вот почему я советую воспользоваться опытом давно работающих конкурентов – они набили себе шишки и знают, что стоит включать в документацию, а что излишне.

В проведении процедуры торгов, если вы знакомы с системой госзакупок, вряд ли ждет что-то новое. Для начала нужно опубликовать извещение о проведении закупки. В нем указывается:

• Название организатора и его реквизиты: юридический, почтовый адрес, email, телефоны для связи.
• Предмет закупки с техническими характеристиками, количество товаров, наименование и местонахождения объекта, где будут проводиться работы, срок выполнения и т.п.
• Наименование и электронный адрес ЭТП, куда необходимо направлять заявки и где пройдет тендер.
• Дата и время торгов.
• Требования к участникам.
• Критерии оценки и сопоставления результатов (для конкурса).
• Необходимость внесения гарантийных платежей или банковской гарантии при заключении контракта и подаче заявки.
• Форма контракта и заявок.

Аукцион

Участники присылают заявки (анонимные, для исключения сговора), вы проверяете их на соответствие требованиям и условиям и допускаете или не допускаете до торгов. В день «Х» участники заходят на ЭТП, на страницу торгов, и делают ставки. Предложивший меньшую цену объявляется победителем.

После этого участник-победитель представляет вторую часть заявки (обычно она уже загружена в систему ЭТП и заказчик просто получает к ней доступ) с более подробными сведениями. Если и здесь все в порядке, то заключаете контракт.

Если окажется, что участник-победитель в чем-то не дотянул (нет нужного количества персонала, не указаны точные характеристики продукции), то право на заключение договора, как правило, переходит к участнику, занявшему второе место.

Обратите внимание! Если второй, следующий за победителем, участник соответствует требованиям, то с ним заключается контракт, если нет – торги признаются несостоявшимися. Но это зависит от положений о закупках заказчика.

Схема аукциона: Анонсирование закупки (по желанию или регламенту заказчика) – Появление извещения о закупке на ЭТП – Подача заявок (первые части) – Отклонение и принятие заявок – Проведение аукциона – Получение вторых частей заявок – Рассмотрение документов – Определение победителя и заключение контракта или признание торгов несостоявшимися.

Конкурс

Отличие в том, что здесь роль играет не только низкая стоимость. К учету принимаются сроки, гарантия, наличие репутации (опыт в подобных услугах или работах, завершенные без санкций контракты по аналогичным поставкам).

Участники, не разобравшиеся в документации, вправе обратиться за разъяснениями (разумеется до проведения аукциона или конкурса).

Кстати! Для госзакупок имеет значение, находится ли участник в реестре недобросовестных поставщиков (РНП), в коммерческих торгах заказчик также вправе установить требование об отсутствии записи в реестре.

Процесс почти аналогичен аукционному, но у заявителей есть возможность поучаствовать в переторжке. Это один из этапов конкурса, когда участники, допущенные по первым частям заявок, уведомляются об этом и могут (но не обязаны) поменять ценовое предложение, уменьшив стоимость.

Важно! Если собираетесь проводить конкурс, не забудьте конкурсную комиссию. Ее членами могут быть сотрудники организации или привлеченные третьи лица.

С оценкой результата придется потрудиться. Подсчет баллов, процентов, выявление лучшего исполнителя займет больше времени. Конечно, процесс можно автоматизировать с помощью программы.

Схема конкурса: Анонсирование закупки – Появление закупки на ЭТП – Подача заявок (первые части) – Отклонение и принятие заявок – Переторжка – Получение заказчиком вторых частей заявок с новыми предложениями – Рассмотрение документов – Определение победителя и заключение контракта или признание торгов несостоявшимися.

Для установления сроков по каждому этапу лучше ориентироваться на привычные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обратите внимание! Организатор вправе отказаться от проведения торгов, но соблюдая установленные законом сроки (см. п. 4 статья 448 ГК РФ). Для аукциона – не позднее чем за три дня до даты проведения, для конкурса – не позднее чем за 30 дней.

Что еще важно предусмотреть:

• Может ли заказчик или победитель отказаться от заключения контракта.
• Возможность заказчика менять условия контракта. Например, снизить дополнительно цену, если победитель предлагает не оригинал, а аналог товара или если договор заключается с единственным участником.
• НДС – это вообще отдельная тема для разговора. Будьте внимательны к формулировкам в своей документации. Вы, как заказчик, можете требовать снижения стоимости, заявленной победителем-упрощенцем на сумму налога, если такое условие будет указано в вашем положении о закупках.
• Что делать с недобросовестным исполнителем: разрывать контракт, требовать пени и неустойки, подавать в суд.

Сейчас доступно много сервисов, предлагающих услуги проверки контрагентов, анализ деятельности и выявление финансового риска, если вы собираетесь стать завсегдатаем ЭТП, с любой стороны, советую их использовать.

Оплата услуг площадки

Иногда заказчикам предлагают поработать бесплатно, а комиссию ЭТП взимают только с участников-победителей, но обычно коммерческие площадки базируются на принципе «с миру по нитке…» и с организаторов торгов также берут комиссию.

Кстати! Выгоднее воспользоваться тарифным планом, включающим определенное количество процедур или конкретный период – 1 месяц, полгода, год и т.д.

Пакетное обслуживание может включать не только услуги площадки, но еще получение ЭЦП, обучение, консультации и другие полезные «плюшки» для заказчиков.

Затраты на оплату услуг ЭТП относим на расходы в зависимости от системы налогообложения. По УСН учитывать расходы можно при условии включения в перечень (статья 346.16), например, юридические услуги, оплата труда (управляющий закупками), командировочные расходы. На ОСНО расходы принимаются как прочие, НДС подлежит вычету при наличии счета-фактуры. В бухгалтерском учете делаем проводку Д 91.2 К 60, 76, 26, 10… – затраты по организации и проведению конкурса или аукциона.

Заметьте, заказчик может получать задаток (взнос) за участие в процедуре. Эти суммы не относятся к доходам, если в будущем возвращаются участникам. Если они становятся платой за участие или изымаются в счет санкций по контракту, то их необходимо учесть как прочие доходы: Д 76 К 91.1. Получение задатка или платы за участие (подлежащих возврату) – Д 51 К 76 и Д 76 К 51 после перечисление обратно участнику.

Возможности, которые дают коммерческие торги

Коммерческие закупки хороши тем, что не ограничены в выборе формы и площадок для проведения. Другие положительные стороны:

1. Экономия. Собственно, для этого все затевается – найти поставщика или подрядчика, предлагающего самую низкую цену. Признаю, в этом отношении конкурс объективнее, по его результатам побеждает не столько участник с наименьшей ценой, сколько тот, кто указал самые выгодные условия в целом.
2. Долгосрочность. С удачным исполнителем компания может продолжить работу в дальнейшем без проведения аукциона, заключая обычный договор (конечно, если устав и другие внутренние положения позволяют так поступать).
3. Широкий круг участников. Вы, как организаторы и будущие заказчики, способны проявить лояльность к будущим партнерам, ими могут стать не только юридические лица или ИП, но и физлица и самозанятые.

Даже крупные корпорации не брезгуют контрактом с частниками. Предметом такого договора может выступить покупка недвижимости, автомобиля, выкуп земельного участка, оказание редких или специфических услуг (реставрация, например).

Работа по 44 и 223 федеральным законам закаляет и готовит к любым другим торгам. Если вы уже побывали участником госзакупок, пора переходить на другую сторону и регистрироваться в качестве заказчика. Совет дня: для первого раза выбирайте крупного игрока на рынке ЭТП, у таких все отработано и устроено максимально комфортно для пользователя, да и линейка тарифов привлекательнее и шире.