Особенности ведения бухгалтерии в специальных сервисах и «облаке»

Нанимать для работы бухгалтера или вести весь учет самостоятельно, покупать программу или воспользоваться бесплатными – этими вопросами задается каждый начинающий предприниматель. Уже не первый год есть возможность работать в комплексных сервисах и так называемых облаках – виртуальных системах учета. Рассмотрим, что они собой представляют, какими положительными и отрицательными качествами обладают.

Принцип работы спецсервисов учета и их виды

Предлагают ведение бухгалтерского и налогового учета. Смысл работы сводится к тому, что пользователь заходит в них через браузер или приложение и пользуется различными функциями. Условно можно выделить несколько категорий:

• Самостоятельные. Они сами по себе, можно вести простой учет, формировать элементарные документы (акт, счет, счет-фактуру, приходные и расходные ордера, выписки, книги учета и т.п.). Предстают в виде мини-программ для компьютера, калькуляторов для расчетов налогов и формирования деклараций и онлайн-сервисов, не требующих установки, иногда базируются на Google-документах или Excel.

Не нуждаются в особых навыках пользователя, скорее предназначены для новичков и начинающих бизнесменов, которым временно не нужно вводить в штат бухгалтера, а операций практически нет. Есть и более развернутые варианты с полноценным учетом, с которыми может работать специалист.

• Интегрированные (встроенные). Это не отдельная программа, а часть большого сервиса с самостоятельными задачами. К примеру, возможность вести бухгалтерию предоставляют операторы в области электронной отчетности и ЭДО, банки, фискальные операторы.
• Дополняющие. Принцип работы похож на предыдущий, но только пользователю учет можно вести, если он подключит такую услугу за отдельную плату или подпишется на другой тарифный план.

Они активно рекламируются, уверена, и дня не проходит, чтобы вы не получали рекламу на почту или звонок с предложением. Если это акция, ознакомьтесь с системой бесплатно, рекомендую воспользоваться ситуацией и оценить функционал, хотя демо-версии обычно не позволяют, например, распечатать или выгружать документы.

Попробуйте интегрированные программы, если их предлагает банк как составляющую онлайн-банкинга или приложения, главное — почитайте условия ознакомительного периода. Кстати, предназначены такие «портативные» бухгалтерии не только для ИП и мелкого бизнеса, удаленный учет ведут и крупные компании.

Плюсы и минусы

Несмотря на кажущееся удобство и мобильность, сервисы по ведению учета обладают минусами. Посмотрим, что превалирует – достоинства или недостатки.

Положительные стороны:

1. Независимость от местоположения. Доступны в онлайн-режиме, с мобильного телефона и используются в любом месте, где есть интернет. Те, что устанавливаются на компьютер, как правило, тоже требуют хотя бы периодической связи, но работают и в автономном режиме. Если есть удаленные сотрудники в России или даже за рубежом, они могут также входить в аккаунт, вводить операции, подгружать документы. Если это какой-то калькулятор (например, для расчета налога и заполнения декларации на УСН), то им можно поделиться в виде ссылки или скачать и отправить файл (такие программы весят всего несколько сотен мегабайт).
2. Комфортный интерфейс. Все для пользователя: интуитивно понятно, куда нажать, что выбрать, где искать нужное меню. Расчет строится на том, что пользователь – неопытный человек, неспециалист (руководитель, индивидуальный предприниматель), которому не хочется вникать в тонкости, нет времени изучать программу.
3. Простота ведения учета. Не нужно особых знаний, например, наизусть заученного плана счетов. Информация вводится логично и просто. Если потребуется составить счет, достаточно внести данные о товаре, количестве и цене, а программа сама сформирует документ. Надо провести выписку – заполняем поля формы из печатного документа, а проводки отразятся автоматически. Это один из моментов, на которые маркетологи постоянно обращают внимание потенциальных клиентов – возможность без профессиональных знаний в области бухгалтерского учета и налогообложения вести бухгалтерию и создавать отчетность.
4. Регулярные обновления. В большинстве случаев системы независимы от пользователя и обновляются самостоятельно. Это позволяет не следить за многочисленными изменениями в законодательстве.
5. Формирование всех документов в одном месте. Комплексные сервисы позволяют заводить первичку и формировать отчетность, достаточно верно загрузить или ввести первичные документы или сведения, остальное программа сделает сама.

Кстати! Иногда можно сразу отправить отчетность, передать документы через ЭДО контрагенту, переслать клиенту чек и т.д.

6. Составление и отправка отчетов. Есть спецсервисы, передающие отчеты в один государственный орган или сразу в несколько, даже на сайте налоговой инспекции можно некоторые документы сформировать и отправить без личного визита. Такой функционал надо подключать отдельно, за дополнительную плату, он не доступен в демо-версиях и требует получения электронной подписи.
7. Консультации и техподдержка. Круглосуточная или ограниченная будними днями и рабочим временем, предоставляется по отдельному тарифу или входит в стоимость обслуживания. Формы техподдержки и консультаций:
   • Телефонная линия. Как правило, единая с переключением на нужного специалиста, иногда автоматизированная, когда ответы запрограммированы в виде инструкций для пользователя.
   • Чат в приложении или на сайте. Если вы такими пользовались, то знаете, что отвечать в них могут так называемые боты – роботы с заранее заложенным алгоритмом ответов. В зависимости от вопроса они дадут короткий совет, предоставят номер горячей линии, электронной почты, переведут разговор на живого человека.
   • Электронная почта. Отправляете свой вопрос, через какое-то время приходит ответ в виде консультации или уточняющий запрос.
   • Удаленный доступ. Сотрудник подключается к вашему устройству (компьютеру, телефону, планшету, онлайн-кассе) и проводит настройку, отладку, загружает обновления и т.д.

Обратите внимание! Удаленный доступ осуществляется через специальные программы, например, Team Viewer. Перед соединением проверьте настройки, чтобы оператор не мог подключиться к вашей камере, микрофону, скачать данные, конечно, если этого не требует обслуживание. Доступ предоставляете, убедившись в безопасности соединения.

8. Штат специалистов. Крупные сервисы располагают целым набором профессионалов: бухгалтеров, юристов, адвокатов, налоговых консультантов, программистов, экономистов и т.д. Воспользовавшись предоставленными услугами, вы получаете доступ к их знаниям (на платной или бесплатной основе, в зависимости от тарифной политики). Нет нужды нанимать на работу или искать специалиста в оффлайне.

Минусы:

1. Зависимость от интернета. С одной стороны, мобильность – хорошо, с другой, для отдаленных местностей с плохой связью такой формат не подходит. В дороге соединение теряется, при разъездах мобильный интернет обойдется дорого, особенно если нет возможности воспользоваться WiFi.

Кстати! Загрузка и выгрузка документов, передача данных «съедает» трафик и требует большого объема памяти на устройстве. Придется выбрать тариф с безлимитом. На смартфонах, планшетах и ноутбуках дополнительный объем памяти ограничен. Хороший вариант – внешние жесткие диски, флэшки и т.п.

2. Реклама. В бесплатных версиях рекламные баннеры или заставки — нормальное явление, так сервисы компенсируют свои затраты. Также приходят рассылки на телефон или электронную почту. От них можно попробовать отписаться, сделав соответствующие настройки в аккаунте.
3. Оплата за количество документов или сотрудников. Обычно в сумму тарифа входит определенный набор услуг, который определяется:
   • Количеством организаций и обособленных подразделений.
   • Системой налогообложения.
   • Численностью работников.
   • Объемом документооборота (количество документов, ведение одного, нескольких или всех участков бухгалтерского учета).
   • Необходимостью дополнительных услуг: сдача отчетности, ЭДО с контрагентами, сверка расчетов с бюджетом, проверка партнеров, участие в торгах и т.п.

Бесплатные и демо-версии естественно ограничены и полного пакета не предоставляют, за остальное придется платить.

4. Ограничения функциональности. Выше я уже указала, чего касаются ограничения. Также возможно, что сервисом не смогут пользоваться одновременно несколько сотрудников или установлен порог объема данных (к примеру, выгрузка не более 1 Гб в месяц).
5. Некомпетентность консультантов. К сожалению, проверить профессионализм сотрудников поддержки нельзя. Для работы на горячей линии принимают студентов, совместителей, домохозяек, даже не имеющих необходимой квалификации. Разрабатывают «скрипт» – алгоритм ответов на частые запросы клиентов. Если ваш вопрос более сложный, то осуществляется перевод звонка на специалиста (в лучшем случае). Задавая вопрос, связанный с учетом или налогообложением, попросите предоставить ссылки на конкретные источники: кодексы, федеральные законы, инструкции и пр.
6. Потеря базы. Это, наверное, самая большая проблема работы в онлайне. Демонстрационные версии вообще могут не позволять выгрузку в электронном виде (отдельным документом или архивом) – только печать. Даже при полном функционале оператор не всегда соглашается на передачу данных, а иногда прямо в этом отказывает. Трудности возникают не только при отказе от сотрудничества, переходе к другому оператору или задержке оплаты. Сервис может прекратить свое существование, обанкротиться, подвергнуться атаке хакеров и т.д.

Важно! Перед тем как начать работу, изучите пользовательское соглашение и правила. Акцентируйте внимание на условиях последующего получения баз данных: при расторжении договора, отказа от использования, приостановке обслуживания и т.д.

7. Несовместимость с другими программами. Например, нужно выгрузить отчет в формате xml для отправки или акт в Word или Excel, а документ формируется только в pdf. Или вы решили начать пользоваться стационарной программой учета на компьютере, а до этого вели весь учет в онлайне и хотите выгрузить базу, а форматы у архивов не совместимы.
8. Потеря поддержки. Некоторые операторы или сайты отказываются поддерживать старые версии программ и приложений. Если повезет, сможете ими пользоваться, но без актуализации форм и справочников, если нет – полностью лишитесь прежних версий, что не всегда удобно.

Конечно, комфортно, когда в твой интернет-банк уже встроена система учета, а отчетность отправляется из личного кабинета или приложения, но зато утрачивается непосредственный контроль. Вспомните, как в новостях периодически появляется информация о краже сведений из банков, в том числе о физических лицах, паспортных данных. В апреле 2020 года стало известно об утечке персональных данных из базы микрофинансовой компании, их выставили на продажу в интернете.

Облачные сервисы: за и против

Облачные системы предоставляются крупными компаниями рынка электронных услуг, ведь для поддержки нужны значительные финансовые и технические ресурсы, их уровень защиты выше.

Это высокорезультативные, полностью виртуальные платформы, в то время как онлайн-сервис может требовать установки программного обеспечения, наличия места на жестком диске, особых технических характеристик оборудования т.д. «Облако» предназначено как раз для того, чтобы пользователю не пришлось все это учитывать, необходимыми мощностями обладает сам оператор.

Обратите внимание! Облачные технологии все-таки имеют требования к оборудованию и ПО. К примеру, наличие устойчивого интернет-соединения, определенных браузеров, операционных систем.

Можно сказать, что плюсы и минусы спецсервисов относятся и к «облаку», но есть и свои специфические характеристики.

Плюсы

1. Совместимость с другими базами. «Облака» создают как альтернативу стандартным программам, поэтому предусматривается возможность выгрузки как отдельных данных, так и полной базы на компьютер в нужном формате.
2. Интегрированность. Для удобства пользователя часто совмещают программу с другими: онлайн-кассы, банкинг.
3. Ведение полного учета. Одна из задач виртуальной бухгалтерии состоит в том, чтобы соединить разные отделы, структуры, сотрудников воедино, даже если они территориально разобщены. Для этого необходимо, чтобы система позволяла вводить различные документы: накладные от менеджеров отдела продаж и закупки, выписки со счета, авансовые отчеты и т.д.
4. Сокращение расходов. Учитывая, что работники используют одну платформу, не нужно покупать дорогостоящие многопользовательские программы на компьютер каждому. Не требуется арендовать офисы, даже при крупных оборотах достаточно небольшого количества сотрудников бухгалтерии для проверки и сведения данных.
5. Перевод бизнеса в новый формат. Дистанционные услуги и торговля получили большое распространение благодаря новейшим технологиям. «Облачные» сервисы позволяют перевести работу в виртуальный формат:
   • отсылать клиентам – юридическим лицам счета, накладные, УПД, счета-фактуры, акты сверки;
   • при интеграции с ОФД направлять заказчикам – физлицам электронные чеки;
   • получать от поставщиков по ЭДО накладные, что облегчает процесс внесения большого количества позиций;
   • оперативно получать информацию об остатках товаров на складе, денежных средств в кассах торговых точек, завершении работ;
   • автоматически формировать регулярные документы (например, ежемесячные акты на услуги);
   • благодаря актуальным данным своевременно пополнять товарно-материальные запасы.

Минусы

В основном те же, что у онлайн-сервисов: обязательное наличие интернета, ограничение по доступу сотрудников, количеству обрабатываемых документов, организаций и т.д.

Контроль за базами ограниченный. Нельзя сказать со 100% уверенностью, что сервера не подвергнуться DDOS-атаке, взлому хакерами. Есть мнение, что и государственные контролирующие органы могут потребовать предоставить им доступ или данные из базы пользователей. Правда официально это не подтверждается.

Надо отметить, что серверы «облаков» страхуются дополнительными, обеспечивается аварийное электропитание на случай ЧП, поэтому вряд ли они внезапно рухнут или будут перегружены наплывом пользователей.

Ответственность за ошибки

По законодательству ответственность за организацию учета несет руководитель (п. 1 ст.7 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 6 Положения, утвержденного Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998 г.). Главный бухгалтер отвечает в рамках трудового законодательства, как и другие работники, к нему применяются дисциплинарные взыскания, а в случае получения убытков, возможно их возмещение в судебном порядке (например, если главбух исполнял обязанности кассира, имел доступ к расчетному счету и т.п.).

Вариантом сокращения вероятных издержек может стать специальный вид страхования профессиональной ответственности (для руководителя или главного бухгалтера). Правда, не все страховые компании готовы его предоставить и единого стандарта просто не существует. Перед заключением договора будет оценен профессиональный уровень ответственного лица, образование, стаж работы, наличие правонарушений (дисквалификаций, административных штрафов) и другие параметры.

Кстати! Охотнее страхуют бухгалтеров-ИП, оказывающих услуги, или консалтинговые компании, а не конкретного человека. Причем ошибки, приведшие к финансовым потерям, должны быть допущены непреднамеренно.

Многие онлайн-сервисы предлагают ведение учета для ИП или организаций, предоставляя также услуги консультирования, рекомендаций, автоматизированного заполнения учетных форм и отчетности. Т.е. берет на себя основную нагрузку, в то время как пользователь только заносит первичные данные.

Несет ли сайт или оператор ответственность за правильность бухгалтерского и налогового учета? Большинство в рекламных предложениях говорит, что да, но на практике доказать вину очень сложно. Скорее всего, юридическая служба станет настаивать на том, что ошибки стали следствием неправильных действий пользователя или он ввел в заблуждение исполнителя.

Другое дело, если произошел технический сбой, нарушилась работа сервера, в результате чего, например, отчетность направлена несвоевременно, консультация дана письменно – доказать вину сервиса будет намного проще.