Авансовая счет-фактура ─ это классическая счет-фактура, которая заполняется с учетом некоторых нюансов при частичной оплате услуг или товаров. А для подтверждения оплаты в полном объеме обычно предоставляют простой бланк. Поэтому документ, выставляемый на аванс, имеет одинаковый формат для обоих видов. Формуляр ратифицирован правительственным постановлением № 1137 от декабря 2011 года.
В каких случаях авансовый документ не нужен
Документ на частичную оплату не требуется, если аванс зачислен в счет будущей поставки продуктов, которые согласно ч. 3 п. 17 постановления № 1137 изготавливаются дольше полугода, облагаются льготным налоговым тарифом либо вообще не облагаются сборами.
Помимо прочего, Минфин заявляет, что счет-фактура не нужна, если продукция была отгружена на протяжении 5 суток после частичной оплаты.
Содержание счет-фактуры на аванс
Формуляр состоит из трех разделов, причем второй может быть на нескольких страницах. Первый параграф ─ титульный, в котором отражена вся информация о контрагентах и общие сведения об операции. Для авансовой формы все заполнять не нужно.
Содержание титульника для счета-фактуры на аванс:
- номер документа, расположенный в самом верху по центру;
- дата заполнения бланка, находящаяся около номера;
- название фирмы-продавца, а также ОПФ компании;
- адрес, ИНН, если есть, то КПП продавца (в разных строках);
- номер платежного документа: чек, платежка, инкассовое требование, аккредитивы и т.п.;
- документ об отгрузке, чаще всего это ТН и ТОРГ-12;
- сведения о покупателе, аналогичные информации о продавце.
Если между сторонами заключался государственный контракт либо соглашение, то в последней строке титульника надо отразить его индивидуальный шифр так называемый идентификатор.
Вторая часть ─ это перечень продукции, за которую внесена предоплата. Она может содержать как одну позицию, так и несколько. Самые важные графы, которые нужно заполнить:
- название товара, услуги;
- количество;
- в графе 6 необходимо обязательно прописать акциз для соответствующих товаров, если же его нет, то нужно указать фразу «без акциза»;
- общая сумма с учетом сборов;
- величина НДС;
- если продукт импортный, то надо указать шифр страны-изготовителя.
Графу 1б, предназначенную для обозначения экспорта, на данный момент заполнять не нужно, так как внешнеэкономическая номенклатура ЕЭС отменена.
После чего бланк подписывается, ставится расшифровка подписи и должность составителя.
Правила и нюансы заполнения
Общие нормы заполнения бланка унифицированы вторым разделом государственного постановления № 1137. Для авансовой формы существуют особенности:
- в поле, где указывается номер платежки (строка 5), можно поставить прочерк, если внесена только часть суммы;
- если товар не относится к прослеживаемым, то графы 12 и 13 нужно оставить не заполненными.
На основании п. 1 ст. 169 НК РФ независимо от вида, бланк требуется формировать в двух экземплярах. Это правило касается и бумажного, и электронного формата.
Особенности формирования бланка
При непосредственном заполнении счет-фактуры есть нюансы. Их надо учитывать исходя из ситуации и того, кто формирует документ. В бухгалтерии существует два таких случая.
Если аванс уже получен. Продавец обязан незамедлительно создать и отправить клиенту авансовую счет-фактуру. Оформляется бланк следующим образом:
- На титульнике пронумеровать документ и поставить дату формирования. В исправлении ничего писать не нужно.
- Заполнить сведения о себе и контрагенте, а грузоотправителя и грузополучателя разрешается оставить пустыми.
- В поле о платежной документации указать соответствующий номер.
- В гр. 7 прописать цифровой шифр валюты согласно унифицированному классификатору.
- Поле 8 заполняется при наличии госконтракта.
В основной части:
- Указать порядковый номер ─ поле 1.
- Название услуги, товара ─ поле 1а.
- В седьмом разделе прописать величину НДС ─ 10/100 либо 20/100.
- Раздел 8 включает сведения о размере налога, исчисленного с предоплаты.
- В поле 9 пишут непосредственно размер аванса.
Для авансовой счет-фактуры графы 2-6, 10-13 необязательны к оформлению. Исключение ─ п. 12, 13.
Название продукции необязательно писать очень подробно. Главное, чтобы покупатель смог по этому наименованию заявить на компенсацию НДС.
Если получено несколько предоплат, процедуру заполнения необходимо повторить. Только в соответствующем поле надо указать номера всех платежек через точку с запятой. Остальные поля оформляются по стандарту.
Немного о графе 12 и 13
Таможенники и налоговики отслеживают продукцию, которая поступила в РФ из других стран. Каждая поставка нумеруется регистрационным кодом. Вот его и нужно прописывать в авансовой счет-фактуре. Однако для отечественных товаров это правило аннулируется.
Чтобы не исправлять документ, а сразу правильно его заполнить, в частности поля 12 и 13, можно изучить реестр отслеживаемой продукции. Краткое содержание:
- бытовая техника;
- спецтехника, включая транспорт;
- детские автокресла, коляски.
Если продукция входит в набор с товарами, которые не отслеживаются, то каждый товар нужно прописать отдельными позициями. Например, к детскому креслу дополнительно идет чехол и специализированное средство для чистки изделия. В этой ситуации нужно указать три позиции: автокресло, моющее средство, чехол.
Сроки
Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, на предъявление счет-фактуры отводится максимум 5 суток со времени получения частичной выплаты.
Пример № 1. Выявление крайней даты по стандарту. Частично средства зачислили 7 февраля 2022 года. Значит сформировать и отправить счет-фактуру разрешено 7, 8, 9, 10 и 11 февраля.
Однако надо брать в учет нерабочие дни. Так, на основании п. 7 ст. 6.1 НК РФ, если крайняя дата выпадает на государственный праздник либо выходной, то срок продлевается на 24 часа. То есть крайняя дата ─ это первый день, который следует за праздничным. В этих ситуациях можно самостоятельно рассчитать дни, когда разрешается сформировать документ.
Пример № 2. Расчет срока с учетом государственного праздника. Аванс получен 21 февраля 2022 года. А так как 23-е число ─ праздничный день, подготовить документ можно 21, 22, 24, 25, 26 февраля.
Но 26-е ─ это выходной день, как и 27-ое. А это значит, что срок продлевается еще на два дня. В итоге контрагент вправе сформировать и отправить счет-фактуру 21, 22, 24, 25 или 28 февраля 2022 года.
Регистрация счет-фактуры на аванс
Фиксация первичной документации ─ это обязанность и продавца, и покупателя. Например, счет-фактуру на аванс необходимо нумеровать. А учитывая, что законодательство не предусматривает строгих правил нумерации, руководство вправе самостоятельно унифицировать положение. При этом нормы требуется зафиксировать в учетной политике.
Помимо прочего, эксперты рекомендуют применять сквозную, порядковую нумерацию с дефисами и буквами. Но если предприятие поставляет продукцию из различных филиалов, то в номере нужно ставить косую черту-разделитель. Вторая цифра должна означать код дополнительного подразделения, которое фактически продает товар.
Кроме того, регистрация счет-фактуры на частичное внесение средств для клиента имеет особенности. Так, полученный бланк требуется зафиксировать в книге продаж и покупок.
Алгоритм отражения в книге продаж:
- Заполнить общую информацию: номер заметки, код «21» потребуется для возмещения НДС с потраченных средств.
- Прописать данные о формуляре: номер, дату создания.
- В полях 7 и 8 нужны сведения о клиенте, а в 9-м о посреднике. Последнее заполняется, если таковой есть.
- Внести информацию о продукции: название, цена, количество, налоговый тариф. Просто перенесите аналогичную информацию из авансового документа.
Согласно п. 8 правил оформления книги продаж, графы 14-16, 19 разрешено не заполнять.
Алгоритм оформления книги покупок:
- Общие данные: пронумеровать запись, прописать код «02», который означает, что поступила предоплата за ожидаемую поставку.
- Заполнить номер и дату формирования документа.
- В поле 7 прописать информацию о платежке. Если предоплата выражена не в денежном эквиваленте, то поле остается пустым.
- Заполнить поля о продавце и/или посреднике, аналогичные книге продаж.
- Указать сведения о товаре: название, цена, величина НДС, валюта. Если в счет-фактуре есть другие данные, их необходимо перенести в книгу продаж.
На основании п. 7 правил оформления книги покупок гр. 8, 16-19 можно оставить пустыми.
В книге покупок регистрация потребуется, если планируется вычет НДС. В иной ситуации этот шаг разрешается опустить.