Лента, сохраняющая информацию обо всех кассовых операциях, имеет конечный ресурс. Когда он исчерпывается, а также при некоторых других условиях ЭКЛЗ нужно заменять. Процесс этот предприниматель не может осуществить собственными силами и средствами, он регламентируется определенными правилами и проходит по общепринятой процедуре.
Почему ЭКЛЗ нужно менять
ЭКЛЗ – это блок флэш-памяти объемом около 16 мегабайт, в который входит система генерации криптографического кода. Все операции, производимые на контрольно-кассовом механизме, заносятся в эту память, их невозможно корректировать или стереть. Очевидно, что рано или поздно ресурс памяти будет исчерпан. Производители ЭКЛЗ лимитируют запас информации, подлежащей хранению, 100 тыс. чеков.
У ЭКЛЗ есть также временной ресурс, который не зависит от объема заполнения памяти.
Любая ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение года плюс один дополнительный месяц.
По истечении этого времени после активации система автоматически блокируется.
Обязательное условие для законного использования ЭКЛЗ – своевременная замена этого блока. Порядок и условия замены регламентированы п.10 «Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации».
Условия замены ЭКЛЗ
Предпринимателю важно знать, что менять блок ЭКЛЗ нужно не тогда, когда он уже перестал функционировать, а заблаговременно.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы это время не оказалось упущенным, устройство ЭКЛЗ заранее выдает на чеках Z-отчета предупреждающую надпись о том, что память близка к заполнению. После первого появления такого уведомления обычно у предпринимателя есть около 3 месяцев для того, чтобы осуществить необходимую процедуру.
Кроме заполнения ресурса, есть и другие факторы, влекущие за собой обязательную замену ЭКЛЗ. Рассмотрим все обстоятельства, требующие немедленной замены ЭКЛЗ.
- Заполнение блока памяти на 9/10 или выше. При такой информации, выданной кассовым аппаратом, нужно незамедлительно предпринять шаги по замене, чтобы блокировка не произошла в самый неожиданный момент.
- Истечение эксплуатационного срока записывающего устройства. Даже если память не заполнена, после года службы устройство надо заменять, для этого предпринимателю и дается еще один дополнительный месяц, гарантирующий работу ЭКЛЗ.
- Проблемы с работой ЭКЛЗ. Если обнаружены неисправности или отказ оборудования, после первого же сбоя в работе предписывается обратиться в центр технического обслуживания. Работать на кассовом аппарате с недействующим или некорректно работающим устройством ЭКЛЗ запрещается.
- Перерегистрация кассового аппарата. Если ККМ сменил владельца, ЭКЛЗ должна быть заменена вне плана: новый предприниматель – новая история движения средств.
Заменяем по плану и по гарантии
Все операции с ЭКЛЗ уполномочены производить только специалисты, имеющие сертификат на подобные действия. Самостоятельно что-либо предпринимать по отношению к ЭКЛЗ предприниматель или кассир не имеет права.
Просто пришло время
О том, что настало время побеспокоиться о замене ЭКЛЗ, система проинформирует вас самостоятельно:
- когда истечет 11 месяцев с начала эксплуатации;
- кода блок памяти окажется близким к заполнению.
Определенный временной ресурс после появления предупреждений у хозяина ККМ имеется, но лучше не затягивать и своевременно начать процедуру, ведь она не так уж проста.
В случае плановой замены все расходы ложатся на плечи предпринимателя, которому придется оплатить:
- стоимость нового устройства ЭКЛЗ;
- услуги специалиста;
- дополнительно – по желанию заказчика, можно заказать выезд специалиста к месту установки кассового аппарата (тогда не придется везти ККМ в центр технического обслуживания), а также услуги по согласованию перерегистрации в налоговой инспекции.
ВАЖНО! Специалист приступит к работе только после погашения всех необходимых платежей. Имеющаяся задолженность или несвоевременный платеж могут сорвать плановую замену ЭКЛЗ, что обернется дополнительными неприятностями в налоговой и в итоге выльется в гораздо большие расходы в виде штрафа.
Процедура плановой замены
Итак, аппарат после распечатки Z-отчета выдал фразу о том, что память устройства скоро будет заполнена. Какие шаги нужно последовательно предпринять?
- Связаться с ЦТО и подать заявку на замену, согласовав день и время.
- Счет на оплату, выставленный руководством ЦТО, должен быть полностью погашен.
- С помощью информации, содержащейся в последнем Z-отчете, специалистом ЦТО формируются акты о техническом освидетельствовании ККМ, а также акт передачи аппарата на ответственное хранение (в случае замены в ЦТО).
- Составленные акты передаются ответственным лицам заказчика для передачи в налоговую инспекцию для перерегистрации.
- Обращение в налоговую, где необходимо получить подпись и печать на акте по форме КМ-2 (1 часть), что и явится официальным разрешением на осуществление замены ЭКЛЗ. При визите к налоговикам необходимо иметь при себе определенный пакет документов.
- Само проведение замены техническим специалистом.
- Второй визит в налоговую для получения подписи на второй части акта КМ-2 (не забудьте предоставить все необходимые документы). 3 экземпляра этого акта распределяются следующим образом: один остается в ИНФС, второй остается у предпринимателя, а третий заказчик возвращает в ЦТО.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! С момента подписания ч.1 КМ-2 и до получения второй подписи (между пунктами 5 и 7) работать на кассовом аппарате со снятой ЭКЛЗ строго запрещено.
Фирма гарантирует
Изготовитель предоставляет на проданные им блоки ЭКЛЗ гарантию. Если устройство выйдет из строя до истечения 12 месяцев после активации, и в этом не будет вины использующего его предпринимателя, поставщик осуществит гарантийную замену. При этом должны соблюдаться все следующие условия:
- блок, записывающий информацию, был активирован правильно;
- память ЭКЛЗ заполнена не до 100%;
- не производилось самостоятельных попыток манипулировать с блоком ЭКЛЗ;
- заявка на замену подана в течение 12 месяцев со дня активации (дополнительный 13 месяц работы уже не подлежит гарантии);
- техническая экспертиза, проведенная производителем, вынесла положительное решение о гарантийной замене.
Порядок действий при гарантийной замене
Обнаружив неисправность в работе ЭКЛЗ до истечения гарантийного срока, необходимо предпринять следующие шаги.
- Немедленно известить центр технического обслуживания либо самому привезти туда вышедший из строя аппарат. С собой иметь последний Z-отчет и паспорт ЭКЛЗ, заверенный подписью и печатью организации.
- Тестирование проблемного блока ЭКЛЗ (производят специалисты ЦТО). При этом вся фискальная информация из него копируется на дополнительный внешний носитель.
- При подтверждении неисправности составляется акт технического освидетельствования и заполняется ч.1 формы КМ-2.
- На основании этих документов составляется заявка на экспертизу, которую проводит Генеральный поставщик (на это потребуется 3-5 дней). Положительное решение дает право на гарантийную замену ЭКЛЗ.
- Форма КМ-2 и техническое заключение передаются заказчику для согласования в налоговой.
- Действия по получению разрешения в налоговой и произведению работ по замене аналогичны п.5-7 плановой замены ЭКЛЗ.
Пакет документов для налоговой для замены ЭКЛЗ
Отправляясь к налоговикам для оформления разрешения на замену ЭКЛЗ, предпринимателю необходимо взять с собой:
- формуляр кассового аппарата (паспорт ККМ);
- дополнительный лист, характеризующий версию ККМ;
- паспорт ЭКЛЗ, требующей замены;
- журнал кассира (форма КМ-4);
- печать предприятия или ИП (если таковая имеется);
- бланк заявления на замену (получить в ЦТО);
- договор на техническое обслуживание кассового аппарата;
- документ, полученный после первого обращения в ЦТО, который и необходимо завизировать в налоговой (ч.1 формы КМ-2).
После того, как замена произведена, это нужно зафиксировать еще одной визой налоговиков, для чего при себе необходимо будет иметь:
- формуляр ККМ;
- паспорт вашей версии аппарата с дополнительным листом;
- паспорт ЭКЛЗ, которая теперь стоит в вашем аппарате;
- журнал по вызовам технических специалистов (форма КМ-8).
ПОМНИТЕ! При любой замене ЭКЛЗ снятые ленты останутся у предпринимателя. Он должен сохранять их в неприкосновенности в течение предусмотренных законом 5 лет, для чего нужно строго соблюдать условия хранения, обозначенные в паспорте ЭКЛЗ.