Инвентаризация представляет собой сопоставление фактического числа ТМЦ с числом, прописанным в бухгалтерских документах. Процедура может быть плановой и внеплановой. Вторая проводится при наличии некоторых обстоятельств.
Когда проводится внеплановая инвентаризация
Внеплановое мероприятие осуществляется обычно внезапно, вне ранее составленного плана. То есть ему не предшествует подготовка. Нужно это специально для обнаружения несоответствий. Инвентаризация требуется только в том случае, если присутствуют определенные обстоятельства. К примеру, это могут быть следующие условия:
- Смена руководителя или материально-ответственного лица.
- Предположительное хищение товарно-материальных ценностей.
- Предстоит сформировать годовую финансовую отчетность.
- Переоценка более 1/3 продукции или ценностей, находящихся под ответственностью материально ответственного лица.
- Стихийные бедствия и ЧП, которые могли привести к утрате ТМЦ.
В законе не сказано, когда именно руководитель обязан назначать ВИ. Он может инициировать ее в любой момент, когда на это есть необходимость.
Цели проведения
Инвентаризация преследует эти цели:
- Обнаружение фактического числа ТМЦ, ОС и прочих ценностей.
- Сопоставление фактических показателей и значений, прописанных в документах.
- Обнаружение ценностей, которые не задействованы в деятельности фирмы.
- Контроль над надежным хранением ценностей.
К СВЕДЕНИЮ! ВИ может быть полной или выборочной. Первая подразумевает проверку всех активов. Выборочная, в свою очередь, предполагает проверку конкретного комплекса ценностей. Актуальна тогда, когда известно о проблемах с конкретной группой активов.
Отличия от плановой инвентаризации
Дата проведения плановой процедуры известна заранее. Она проводится в любом случае, вне зависимости от обстоятельств. Внеплановая инвентаризация организуется тогда, когда на то есть причины. Дата ее не известна. Она может проводиться с любой периодичностью.
Особенности проведения
Перед началом процедуры материально ответственные сотрудники составляют расписки. В них отражается, что на дату инвентаризации все отчеты были оформлены. Также нужно составить приказ. Он устанавливает следующие положения инвентаризации:
- Состав комиссии, которая будет заниматься инвентаризацией.
- Сроки проведения.
- Место проверки.
Приказ нужно зарегистрировать в книге контроля. Этот документ является основанием для выполнения инвентаризации. Составляется он по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом №88 от 18 августа 1998 года. Документ можно составить по унифицированной форме, однако также допускается свободная форма.
ВАЖНО! Без приказа инвентаризация не будет правомерной.
Содержание приказа о внеплановой инвентаризации
Приказ содержит эту информацию:
- Название места, где будет проводиться инвентаризация. Это может быть наименование фирмы или структурного подразделения.
- Дату и номер документа.
- Название проверяемых ценностей и обязательств. К примеру, активы, расположенные на складе №1.
- Сведения о комиссии, которая будет проводить инвентаризацию. В частности, указываются председатель комиссии и ее участники. При ее формировании нужно опираться на приказ Минфина №49 от 13 июня 1995 года. В приказе указано, что в состав комиссии могут входить работники организации и независимые аудиторы.
- Даты начала и завершения процедуры, сроки сдачи итогов инвентаризации. Результаты нужно сдавать в бухгалтерский отдел. За соблюдение сроков отвечает председатель комиссии. Он обязан визировать проходные и расходные бумаги, на базе которых выполняется учет собственности и обязательств.
- Причины назначения инвентаризации.
- Подпись руководителя фирмы или лица с соответствующими полномочиями.
То есть в приказе указывается вся необходимая информация.
Правила проведения внеплановой инвентаризации
В пункте 2.8 приказа Минфина №49 указано, что процедура должна выполняться при присутствии материально ответственного лица. Он проставляет свою подпись на документе. Она подтверждает ознакомление с содержанием бумаги. Процедура проводится в соответствующем порядке:
- Издание приказа руководителя об инициировании процедуры. Документ является распоряжением, на базе которого проводится инвентаризация.
- На базе приказа комиссия начинает свою работу. Ее сроки должны соответствовать тем срокам, которые указаны в документах.
ВАЖНО! За финансово ответственными лицами закреплены проверяемые активы. Однако они не могут входить в комиссию, но должны присутствовать при мероприятии.
К СВЕДЕНИЮ! О дате и времени внеплановых инвентаризаций уведомляют только участников комиссии.
В период процедуры должностное лицо не может вмешиваться в деятельность комиссии. Строго воспрещается создавать ей помехи к работе.
Документирование итогов
Инвентаризация осуществляется по описям специальной ведомости, утвержденной в соответствии с формами Госстандарта. Ее итоги устанавливаются по обособленному акту. Он подписывается участниками комиссии и ответственного лица. Ведомости и акты оформляются в двух экземплярах. Один крепится к плану, а второй – передается лицу, ответственному за проверяемый склад.
Описи по ведомости нужно заполнять шариковыми ручками. Исключены помарки и подчистки. Если в документе содержатся исправления, их нужно утвердить. То есть под правками ставятся подписи участников комиссии.
Итоги внеплановой инвентаризации
На основании итогов мероприятия можно прийти к этим выводам:
- Соответствие фактического количества ценностей тому, что указанно в документах. Наличие всех приходно-расходных бумаг на продукцию.
- Продукция не соответствует информации, содержащейся в документах.
Вне зависимости от выводов, нужно утвердить мнение комиссии в описи. Полная информация о продукции прописывается в акте. Участники комиссии обладают ограниченными полномочиями. В частности, они могут только зафиксировать наличие или отсутствие ценностей.
Дальнейшие действия
Об итогах инвентаризации нужно сообщить руководителю компании. Если продукция не соответствует сведениям, указанным в документах, инициируется локальное расследование. По его итогам принимаются эти решения:
- Дополнительная проверка по итогам процедуры. Нужно установить сроки для ликвидации всех найденных несоответствий.
- Меры по возврату активов, недостаток которых обнаружился во время мероприятия.
- Документы, полученные в ходе инвентаризации, идут в прокуратуру для дальнейшего рассмотрения преступного деяния и установления виновных лиц.
Конкретные решения зависят от результатов. Если никаких ошибок не обнаружено, то и делать ничего не нужно. Если же найдены несовпадения, нужно выявить причину их появления. К примеру, это могут быть ЧП, катаклизмы, воровство, действия недобросовестного лица. То есть в ситуации могут как быть виновные лица, так и не быть. В первом случае виновники ищутся или силами самого предприятия, или с помощью полиции.