Оформление командировки работника за границу – это процедура, предполагающая использование определенных бухгалтерских проводок и особого порядка налогообложения. Командировку важно правильно оформить и подготовить все необходимые документы.
Нормативная база
Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:
- За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
- Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.
Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:
- ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
- ТК РФ;
- НК РФ;
- Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
- Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).
Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.
Кого можно отправить в командировку?
Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:
- Беременные.
- Люди с инвалидностью, при которой запрещены разъезды.
- Лица, не достигшие 18 лет.
- Работники, находящиеся в ученическом отпуске.
Некоторых работников можно отправлять в зарубежную поездку только при наличии его письменного согласия. К этой категории работников относятся:
- Женщины с малышами до 3 лет.
- Отцы-одиночки и матери-одиночки с малышами до 5 лет.
- Родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами.
- Люди, ухаживающие за недееспособными близкими родственниками.
Если письменного согласия нет, работодатель не может отправить работника в командировку. В обратном случае на компанию могут быть наложены санкции.
Порядок оформления
Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые отметки: 06 или «К». Рассмотрим все этапы оформления командировки:
- Доклад руководителю об оформлении командировки.
- Издание приказа, в котором прописываются цели командировки, ее задачи и продолжительность.
- Издание командировочного удостоверения, если сотрудник отправляется в страны СНГ.
- Ознакомление работника с оформленными документами.
- Расчет затрат на командировку. При этом учитываются авансы, курсы валют.
ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.
ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.
Этапы подготовки к командировке
Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:
- Оформление визы, если это требуется.
- Бронирование номера в гостинице.
- Подготовка всех нужных документов.
- Расчет командировочных трат и суточных для определения размера аванса.
- Расчет зарплаты за период командировки.
- Внесение НДФЛ и взносов.
Рассчитать размер командировочных, зная заработок за расчётный период, количество отработанных дней за расчётный период, количество дней в командировке и размер суточных в организации, вам поможет наш калькулятор.
ВАЖНО! До 2017 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты. Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.
ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника.
Подтверждение трат
Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.
Размер суточных
Размер суточных рассчитывается с учетом числа дней проезда по территории России и количества дней, проведенных за границей. Размер суточных определяется на основании статьи 217 НК РФ. В частности, это 700 рублей в сутки для командировки по территории России и 2 500 рублей для заграничных поездок.
ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить размер суточных по собственному желанию. Надбавка устанавливается локальными актами компании. С разницы удерживается НДФЛ.
Бухгалтерские проводки
Рассмотрим используемые бухгалтерские проводки:
- ДТ71 КТ50-1. Выдача суточных на основании коллективного договора.
- ДТ20 КТ71. Отражение всех сумм в авансовом отчете.
- ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с надбавки к суточным.
ВНИМАНИЕ! Страховых взносов выплачивать не требуется. Если это однодневная командировка, размер суточных может быть сокращен до 50% от установленной суммы.
Порядок предоставления аванса
Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:
- Проезд.
- Проживание.
- Выплата суточных.
- Выдача страховки.
- Транспортировка багажа.
- Телефонные разговоры.
- Оформление загранпаспорта.
- Траты при обмене валюты.
Смету нужно приложить к расходному ордеру.
ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.
Кто оплачивает получение загранпаспорта?
За оформлением загранпаспорта должен обращаться сам сотрудник. Сопутствующая пошлина возмещается бухгалтерией компании. Предварительно сотрудник должен предъявить соответствующую квитанцию, а также копию паспорта. Расходы по оформлению загранпаспорта можно включить в командировочные траты. Однако этот пункт должен быть включен в локальные акты.
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.