Подрядчик закончил работу, сформировал акт в сервисе ЭДО и отправил его заказчику. Бумаги на столе нет. Однако перед нами все равно настоящий документ — «электронный акт выполненных работ».
С 1 января 2026 года прежний формализованный формат электронного акта работ и услуг больше не применяется. Но сами электронные акты никто не отменял. Для прежнего формализованного обмена ФНС предлагает УПД 5.03, а неформализованные электронные документы по-прежнему допустимы.
При этом электронный акт важно не смешивать со сканом бумажного экземпляра. В первом случае оригинал сразу появляется в цифровой форме. Во втором файл лишь воспроизводит уже подписанную бумагу.
Ну а сегодня разберем, как устроен электронный акт выполненных работ. Кроме того, посмотрим, чем его подписывают и что именно изменилось в 2026 году.
О понятии
Итак, электронный акт выполненных работ — это документ в электронной форме. С его помощью стороны фиксируют выполнение и приемку работ. Если акт используют как первичку, он должен подтверждать реальный факт хозяйственной жизни.
Обращаясь к первоисточнику, статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ разрешает составлять первичный учетный документ на бумаге и в электронной форме. Электронный вариант подписывают электронной подписью.
Проще говоря, носитель меняется, а смысл акта остается прежним. Подрядчик показывает, что именно он выполнил. В свою очередь, заказчик фиксирует приемку результата либо заявляет замечания.
А вот обычный скан устроен иначе. Сначала стороны подписывают бумажный акт, а затем переводят его в файл. Поэтому скан остается электронным образом бумажного документа.
Кстати, разницу между такими файлами мы подробно разобрали в статье про электронный образ документа.
Что должно быть в электронном акте
Электронная форма не освобождает от обязательных реквизитов. Если акт выступает первичным учетным документом, в нем должны быть сведения из статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
В частности, проверяют:
- наименование документа;
- дату его составления;
- наименование экономического субъекта, который составил документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- натуральное и (или) денежное измерение с единицами измерения;
- должности ответственных лиц;
- подписи и данные для идентификации подписантов.
Но формально заполнить поля мало. Например, фраза «работы выполнены на 300 000 рублей» почти ничего не говорит о результате. Поэтому описание лучше связать с договором, этапом, периодом и конкретными работами.
Пример ситуации
Допустим, подрядчик разработал для компании пять страниц сайта по договору от 10 сентября. В акте можно указать сам договор, выполненный этап, перечень страниц и стоимость. Тогда из документа видно не только сумму, но и тот результат, который принимает заказчик.
Кроме того, не каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять именно актом. В зависимости от операции стороны могут использовать другой первичный документ, например УПД.
Кстати, требования к содержанию такой первички мы отдельно разобрали в статье про первичный учетный документ. Там же есть полный разбор обязательных реквизитов и сроков оформления.
Как подписывают электронный акт
А вот здесь появляется главный технический вопрос: чем заменить подпись ручкой. Ответ зависит от вида электронной подписи и правил обмена между сторонами.
Прежде всего, квалифицированная электронная подпись имеет самый прямой правовой режим. По статье 6 Закона № 63-ФЗ документ с КЭП по общему правилу равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью.
С простой и неквалифицированной подписью иначе. Их равнозначность должна следовать из закона, иного нормативного правила или соглашения участников.
Кроме того, пункт 17 ФСБУ 27/2021 позволяет сторонам совместно составляемого первичного документа определить вид электронной подписи соглашением. Однако специальное требование закона имеет приоритет.
Если хочется разобраться глубже, простую, неквалифицированную и квалифицированную подписи мы сравнили в материале про виды электронных подписей.
При этом картинка с росчерком в PDF сама по себе электронную подпись не заменяет. Важно другое: правила должны позволять связать подпись с конкретным человеком и конкретным документом.
Что изменилось с 2026 года
Вот здесь легко сделать неправильный вывод из новостей. С 1 января 2026 года электронный акт выполненных работ не запретили. Изменился конкретный формат обмена.
Раньше компании могли передавать через операторов ЭДО формализованный документ о результатах работ или услугах. Его формат был утвержден приказом ФНС № ММВ-7-10/552@.
Теперь этот приказ утратил силу. Это предусмотрено приказом ФНС России от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/28@.
Для обмена, который раньше шел по этому формату, ФНС предлагает использовать УПД 5.03. Формат утвержден приказом от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@.
То есть фраза «с 2026 года электронные акты отменили» неверна. Отменен прежний формат из приказа № ММВ-7-10/552@. ФНС отдельно пояснила, что бумажные акты и неформализованные электронные первичные документы по-прежнему допустимы.
Например, компания может сформировать электронный УПД и подтвердить им выполненные работы. При этом УПД можно использовать вместе со счетом-фактурой либо только как передаточный документ.
Кстати, форму и порядок заполнения можно посмотреть в нашем материале про универсальный передаточный документ.
Но есть важная деталь. У ФНС отдельно действует формат «акта о приемке выполненных работ» по приказу от 28 июля 2022 года № ЕД-7-26/691@. Более того, ведомство разместило XSD-схему, которая действует с 1 января 2026 года.
Поэтому похожие названия лучше не смешивать. Приказ № ММВ-7-10/552@ касался документа о передаче результатов работ и услуг. А приказ № ЕД-7-26/691@ регулирует отдельный формат акта о приемке выполненных работ.
Как проходит обмен электронным актом
На практике сам процесс короче, чем его правовое описание. Если стороны работают через сервис ЭДО, порядок обычно выглядит так:
- Подрядчик формирует акт или подходящий УПД.
- Уполномоченное лицо подписывает документ электронной подписью.
- Затем файл передают заказчику через согласованный канал.
- Заказчик проверяет результат и подписывает документ либо оформляет замечания.
- В итоге стороны сохраняют электронный оригинал и данные подписи.
Однако сервис ЭДО не решает за стороны, выполнена ли работа надлежащим образом. По сути, он помогает создать, передать и подписать документ.
Подробнее саму схему цифрового обмена мы разобрали в статье про электронный документооборот. В частности, там объясняется роль оператора, идентификаторов и электронного архива.
Что означает подпись заказчика
Электронная форма не меняет саму процедуру приемки работ. Например, статья 720 ГК РФ обязывает заказчика по договору подряда осмотреть и принять результат в порядке и сроки из договора.
Если при приемке обнаружены недостатки, их стоит зафиксировать в акте или другом приемочном документе. Иначе заказчик рискует потерять возможность ссылаться на явные недостатки, которые можно было заметить при обычной проверке.
Поэтому кнопка «Подписать» в ЭДО — не просто техническое действие. Она может подтверждать приемку результата на условиях, отраженных в документе.
Пример ситуации
Представим, подрядчик передал отремонтированное помещение, но заказчик сразу увидел повреждение отделки. Если он подпишет акт без замечаний, спорить о таком явном недостатке позднее будет сложнее. Поэтому замечание лучше сразу зафиксировать и действовать по порядку из договора.
Впрочем, для отдельных договоров действуют специальные правила. Например, строительный подряд имеет собственный порядок сдачи и приемки по статье 753 ГК РФ.
Нужно ли распечатывать электронный акт
По общему правилу нет. Если электронная первичка создана и подписана надлежащим образом, бумажный дубль только ради хранения не нужен.
Однако есть исключение. Если закон или договор требует бумажный экземпляр, часть 6 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязывает изготовить копию электронного документа на бумаге.
А вот обычная распечатка не становится новым оригиналом. Электронная подпись и сведения для ее проверки остаются частью электронной версии.
Так что перед запуском обмена лучше заранее согласовать формат, вид подписи и канал передачи. Кроме того, стоит прописать порядок работы с замечаниями. Тогда электронный акт действительно заменит бумажный маршрут, а не добавит к нему еще один файл.