Бумажный диплом, военный билет или справка могут понадобиться для госуслуги, хотя документы лежат дома. Для таких случаев существует «электронный дубликат документа» — цифровая версия бумаги, которую создает МФЦ и размещает на Госуслугах.
Обычный скан, который человек сделал телефоном или на домашнем МФУ, таким дубликатом не становится. В механизме Закона № 210-ФЗ нужен установленный порядок и усиленная квалифицированная электронная подпись уполномоченного сотрудника МФЦ.
При этом слово «дубликат» здесь легко понять неправильно. То есть речь идет не о новой бумаге взамен потерянного оригинала, а о переводе имеющегося документа в электронную форму.
Ну а сегодня мы разберем, как это работает, какие документы подходят для процедуры и когда после нее можно не предъявлять бумагу.
О понятии
Итак, электронный дубликат документа — это созданная МФЦ электронная версия представленного гражданином бумажного документа. Сотрудник сканирует бумагу с сохранением содержания и реквизитов, а затем заверяет файл своей усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращаясь к первоисточнику, этот механизм закрепляет пункт 7.2 части 1 статьи 16 Федерального закона № 210-ФЗ. Закон не дает отдельной словарной дефиниции термина, но прямо раскрывает порядок: МФЦ преобразует документ или информацию на бумажном носителе в электронную форму с сохранением содержания и, при наличии, реквизитов. Созданный файл заверяет УКЭП уполномоченного должностного лица МФЦ.
Проще говоря, одного совпадения картинки с оригиналом недостаточно. Кроме того, важен способ создания: заявитель приносит бумагу, а МФЦ переводит ее в электронный вид и заверяет результат.
Пример ситуации
Допустим, человеку нужен диплом для оформления государственной услуги. Он приносит бумажный документ в МФЦ. Сотрудник сканирует диплом, сохраняет его реквизиты, подписывает файл УКЭП и направляет дубликат в личный кабинет заявителя на Госуслугах.
Чем электронный дубликат отличается от обычного скана
Внешне файлы похожи, но порядок их создания различается.
| Критерий | Обычный скан или электронный образ | Электронный дубликат |
|---|---|---|
| Кто создает | Владелец документа, организация или другое лицо | Уполномоченный сотрудник МФЦ |
| Как заверяют | Зависит от конкретной процедуры | УКЭП сотрудника МФЦ |
| Основное применение | Зависит от цели передачи файла | Государственные и муниципальные услуги и предусмотренное правилами направление в другие системы |
Кстати, в нашей статье про электронный образ документа мы разобрали, когда обычный скан получает юридическое значение.
А вот электронный дубликат по Закону № 210-ФЗ нельзя создать простой загрузкой PDF в личный кабинет. Его формирует и заверяет должностное лицо МФЦ.
Какие документы можно перевести в электронные дубликаты
Не любая бумага подходит для процедуры. Правительство установило перечень документов и информации, для которых МФЦ создает электронные дубликаты.
В частности, Постановление Правительства РФ от 25 октября 2021 года № 1818 устанавливает перечень из 19 позиций. Среди них военный билет, документы об образовании, отдельные документы о трудовой деятельности, судебные документы, сведения о доходах, медицинские документы и документы о праве на социальную поддержку.
Например, отдельные позиции охватывают целую группу бумаг: документы об образовании и квалификации или выданные гражданам судебные акты.
При этом паспорт гражданина РФ в перечень не входит. Поэтому официальный электронный дубликат можно создать только для документов и сведений, охваченных Постановлением № 1818.
Как создают электронный дубликат
Прежде всего заявитель обращается в МФЦ. При этом файл заранее готовить не нужно: его создает работник центра.
Порядок определяет пункт 3(4) Правил организации деятельности МФЦ, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 1376. Сотрудник устанавливает личность заявителя, проверяет документ, сканирует его с сохранением содержания и реквизитов и подписывает электронный дубликат УКЭП.
Порядок действий выглядит так:
- Заявитель подтверждает личность, а представитель также предъявляет документы о своих полномочиях.
- Сотрудник проверяет бумагу и убеждается, что она подходит для создания дубликата.
- Затем работник сканирует документ с сохранением содержания и реквизитов.
- Полученный файл специалист подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью.
- После создания МФЦ передает дубликат в личный кабинет заявителя на Госуслугах.
Причем работник проверяет сам бумажный носитель визуально. В частности, правила не предусматривают создание дубликата с обычной ксерокопии. Не подойдут и документы, исполненные карандашом, содержащие неоговоренные подчистки и приписки либо поврежденные настолько, что текст нельзя прочитать и однозначно понять.
УКЭП сотрудника относится именно к созданному электронному файлу. Она подтверждает результат перевода бумаги в электронную форму, но не означает, что МФЦ проверил подлинность исходного документа и достоверность каждого указанного в нем факта.
Кстати, устройство такой подписи мы разобрали в статье про квалифицированную электронную подпись.
Где хранится дубликат и как его использовать
После создания МФЦ направляет файл заявителю через Госуслуги. Причем для этого действует конкретный срок.
Согласно Постановлению № 1818, МФЦ должен направить электронный дубликат заявителю не позднее одного часа с момента его создания, разместив файл в личном кабинете на Госуслугах. Вместе с ним передаются сведения о документе, дате и времени создания, сотруднике и МФЦ. Дубликат и связанные с ним сведения хранятся в подсистеме единого личного кабинета бессрочно.
Например, для получения госуслуги заявитель направляет дубликат вместе с электронным заявлением. Само появление файла в кабинете еще не отправляет его в нужный орган.
Кроме того, правила допускают направление дубликата в другие информационные системы, подключенные к установленной инфраструктуре взаимодействия. Однако возможность использования файла нужно оценивать по правилам конкретной процедуры.
Нужно ли после этого показывать бумажный оригинал
Для государственных и муниципальных услуг механизм позволяет не предъявлять одну и ту же бумагу повторно. Если электронный образ заверили по правилам пункта 7.2 части 1 статьи 16 Закона № 210-ФЗ, орган по общему правилу не должен снова требовать документ на бумаге.
Но у этого правила есть исключения. Бумагу могут потребовать, если для оказания услуги на документ нужно нанести отметку, его необходимо изъять либо такое требование прямо установлено федеральным законом.
В частности, оговорку содержит пункт 5 части 1 статьи 7 Закона № 210-ФЗ. Кроме того, Постановление № 1818 запрещает органам власти требовать оригиналы документов из перечня, если заявитель направил созданные МФЦ электронные дубликаты вместе с заявлением на услугу.
Поэтому электронный дубликат во многих случаях избавляет от повторного предъявления бумаги, но исходный документ не теряет своего значения.
Чем электронный дубликат отличается от электронного оригинала
Нет, автоматически ставить между этими понятиями знак равенства не стоит. Исходный документ в этой схеме существует на бумаге, а МФЦ уже затем создает его специальную электронную версию.
К примеру, гражданин принес в МФЦ бумажный диплом и получил его электронный дубликат на Госуслугах. Для подходящей государственной услуги он сможет использовать этот файл по правилам Закона № 210-ФЗ. Однако сам диплом от этого не становится ненужной копией, а электронный дубликат не превращается в универсальный оригинал для любой процедуры.
Иначе говоря, важны три вопроса: входит ли исходный документ в правительственный перечень, создал ли файл МФЦ по установленной процедуре и допускает ли конкретная услуга использование такого дубликата без предъявления бумаги.