Контрагент просит прислать «ID ЭДО», хотя ИНН и КПП у него уже есть. Речь идет о другом реквизите — «идентификаторе участника ЭДО», который используют при электронном обмене документами через оператора.
Идентификатор ЭДО не заменяет ИНН и не является номером ключа или сертификата электронной подписи. Его присваивает оператор ЭДО, так что у одной компании при работе через разных операторов могут быть разные идентификаторы.
Сегодня же разберем, как устроен такой ID, для чего он нужен, где его посмотреть и какой номер передавать контрагенту.
О понятии
Итак, идентификатор участника ЭДО — это технический код, по которому система распознает отправителя или получателя электронных документов. По сути, он работает как адрес внутри инфраструктуры ЭДО: оператору нужно понимать, от какого участника пришел файл и куда его доставить.
Например, две организации могут знать ИНН друг друга, но пользоваться разными сервисами. В таком случае системе нужно точно определить участников обмена и их операторов.
Обращаясь к первоисточнику, единого определения этого термина для любых систем ЭДО в федеральном законе нет. Однако пункт 11 Порядка, утвержденного приказом Минфина России № 14н, прямо предусматривает получение идентификатора участника ЭДО у оператора при подключении к электронному обмену счетами-фактурами. Кроме того, структуру идентификаторов закрепляют форматы электронных документов ФНС.
То есть это не новый государственный номер организации, а реквизит внешнего хозяйственного ЭДО через операторов. А вот в других информационных системах могут действовать свои идентификаторы.
Как устроен идентификатор
В электронных форматах ФНС идентификатор отправителя или получателя строится из двух частей: кода оператора и уникальной части участника.
| Часть | Кто присваивает | Для чего нужна |
|---|---|---|
| Код оператора ЭДО | ФНС России | Показывает, через какого оператора идет обмен |
| Код участника | Оператор ЭДО | Отличает конкретного участника внутри обмена |
В частности, действующий формат УПД и счета-фактуры 5.03 предусматривает трехсимвольный код оператора и уникальный идентификатор отправителя или получателя длиной не более 43 символов. Вместе такая связка занимает до 46 символов.
Такое устройство закрепляет приказ ФНС России № ЕД-7-26/970@. В описании имени файла отдельно указаны трехсимвольный префикс оператора и уникальные идентификаторы отправителя и получателя. Если обмен идет через оператора, уникальную часть присваивает сам оператор ЭДО.
Поэтому первые символы полного идентификатора позволяют определить оператора. Однако вручную разбирать код обычно не требуется: сервис подставляет его сам.
Для чего нужен ID участника ЭДО
По сути, идентификатор связывает электронный документ с нужными участниками. В частности, он используется в формализованных файлах с данными отправителя и получателя.
На практике ID нужен, например, чтобы:
- маршрутизировать электронные документы между участниками;
- формировать служебные реквизиты и имена отдельных XML-файлов;
- сопоставлять отправителя и получателя в системах операторов;
- настраивать обмен между клиентами разных операторов.
Кстати, как создают, подписывают и передают файлы, мы подробно разобрали в статье про электронный документооборот.
Чем ID ЭДО отличается от ИНН и электронной подписи
ИНН, КПП, электронная подпись и ID ЭДО могут встречаться рядом, но выполняют разные задачи. То есть один реквизит нельзя подставлять вместо другого.
| Реквизит | Что показывает |
|---|---|
| ИНН | Идентифицирует налогоплательщика в налоговой системе |
| КПП | Отражает причину постановки организации на учет в налоговом органе |
| ID участника ЭДО | Идентифицирует участника в инфраструктуре электронного обмена через оператора |
| Электронная подпись | Используется для подписания и проверки подписанного электронного документа |
Например, замена сертификата электронной подписи сама по себе не означает, что компания получила новый идентификатор ЭДО.
Кстати, если нужно разобраться именно с подписью, у нас есть отдельный материал про квалифицированную электронную подпись. ID ЭДО используют для идентификации участника и маршрутизации, а КЭП — для подписания и проверки документа.
Как получить идентификатор ЭДО
Если речь идет об обмене через оператора, отдельно обращаться в ФНС за ID своей компании не нужно. Идентификатор выдает тот оператор, через которого организация или ИП подключается к ЭДО.
В частности, для электронных счетов-фактур приказ Минфина № 14н предусматривает заявление оператору. Затем участник получает идентификатор, реквизиты доступа и другие сведения для подключения.
Порядок выглядит так:
- Выберите оператора ЭДО и подключитесь к его сервису.
- Передайте сведения, которые нужны оператору для регистрации участника.
- Получите присвоенный идентификатор и доступ к системе.
- Затем настройте обмен с нужными контрагентами.
Кроме того, при обмене электронными счетами-фактурами оператор передает в ФНС учетные данные подключенного участника. На это отведено не более трех рабочих дней с момента подключения.
Трехсимвольный код оператора — не весь идентификатор участника. В форматах ФНС он идет перед уникальной частью, которую оператор присваивает конкретному участнику.
Где посмотреть свой идентификатор
Впрочем, точное название раздела зависит от сервиса. Обычно ID находится в карточке организации, реквизитах, профиле или настройках.
Если найти поле не получается, обратитесь в поддержку оператора. Просите именно «идентификатор участника ЭДО», потому что сервис может показывать и другие технические номера, например GUID ящика или внутренний ID аккаунта.
Если идентификатор нужен контрагенту, проверьте его так:
- Откройте реквизиты той организации или ИП, от имени которых идет обмен.
- Найдите поле с идентификатором участника ЭДО.
- Скопируйте значение целиком, не удаляя префикс и служебные символы.
- Затем передайте ID контрагенту или используйте его при настройке обмена.
Иначе говоря, отправлять первый похожий GUID из настроек не стоит. Если сервис показывает несколько технических идентификаторов, сначала проверьте назначение конкретного поля.
Может ли у одной компании быть несколько ID
Да. Например, компания может работать через двух операторов, и каждый присвоит ей идентификатор в своей системе.
Поэтому одного ИНН недостаточно, чтобы выбрать нужный технический адрес. Если у контрагента несколько подключений, стоит уточнить, через какого оператора и с каким ID он принимает документы в конкретном обмене.
При смене оператора или схемы подключения лучше заново проверить идентификатор контрагента, потому что старый ID не стоит переносить в новый маршрут только из-за неизменного ИНН.
Что происходит при роуминге
Если отправитель и получатель работают через разных операторов, обмен может идти в роуминге. В таком случае системы должны сопоставить участников и передать документ по межоператорскому маршруту.
В частности, ФНС называет роумингом обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами через двух разных операторов. Кроме того, актуальную технологию такого взаимодействия ведомство публикует на своем сайте.
Пример ситуации
Допустим, поставщик подключен к оператору А, а покупатель — к оператору Б. Если между сервисами настроен роуминг, документ проходит между двумя системами, а идентификаторы помогают указать нужных участников маршрута.
Впрочем, пользователю не всегда приходится вводить ID вручную. Сервис может найти контрагента и настроить связь по своим данным, однако технический идентификатор остается частью обмена.
Что проверить, если контрагент просит ID ЭДО
Прежде всего уточните, для какого оператора и какого обмена нужен номер. Затем проверьте сам реквизит:
- выбран правильный участник и нужные реквизиты организации;
- скопировано именно поле ID участника ЭДО, а не внутренний номер кабинета;
- значение передано целиком вместе с префиксом.
Если обмен идет через разных операторов, дополнительно проверьте роуминг. Кроме того, актуальных операторов ЭДО ФНС публикует в официальном реестре.
В итоге идентификатор участника ЭДО нужен для точной маршрутизации электронных документов: его получают у оператора, а контрагенту передают из актуальных реквизитов конкретного подключения.