Анкета может просить указать не только имя и телефон, но и диагноз, национальность или религиозные убеждения. Такие сведения нельзя обрабатывать по тем же правилам, что обычные контакты. В частности, закон относит их к «специальным категориям персональных данных».
Главное отличие состоит в исходном запрете: специальные данные обрабатывать нельзя, пока у оператора не появится прямо предусмотренное законом основание.
Ну а сегодня разберемся, какие сведения входят в эту категорию, когда понадобится письменное согласие и как организации выстроить работу без лишнего сбора данных.
О понятии
Итак, специальные категории персональных данных — это сведения о наиболее чувствительных сторонах жизни человека. В результате утечки или неправильного использования такой информации человек может столкнуться с вмешательством в частную жизнь, дискриминацией или иными неблагоприятными последствиями.
Обращаясь к первоисточнику, перечень закреплен в статье 10 Закона № 152-ФЗ. По общему правилу обработка таких данных не допускается. Исключения перечислены в той же статье.
Проще говоря, оператору недостаточно решить, что информация пригодится в работе. Сначала нужно определить законную цель и подходящее основание.
Пример ситуации
Допустим, фитнес-клуб спрашивает у клиента о хронических заболеваниях, чтобы подобрать программу тренировок. Сведения о здоровье относятся к специальной категории. В таком случае клубу нужно определить правовое основание, ограничить перечень вопросов и не использовать ответы для иных целей.
По сути, сначала нужно определить категорию сведений, а уже затем выбирать документ и способ обработки.
Какие сведения относятся к специальным
Статья 10 называет шесть групп. Прежде всего имеет значение содержание информации, а не название документа или базы, в которой она хранится.
Так, к специальным категориям относятся сведения, касающиеся:
- расовой принадлежности;
- национальной принадлежности;
- политических взглядов;
- религиозных или философских убеждений;
- состояния здоровья;
- интимной жизни.
Например, диагноз, результаты обследования и сведения о противопоказаниях относятся к данным о здоровье. Однако сам факт записи клиента на обычную услугу еще не превращает все сведения о нем в специальные.
Отдельная оговорка касается судимости. Она не названа в перечне части 1 статьи 10, но регулируется частью 3 той же статьи. Такие данные могут обрабатывать государственные и муниципальные органы в пределах полномочий, а другие лица — только в случаях и порядке, установленных федеральными законами.
Кроме того, к специальным категориям автоматически не относятся паспортные данные, адрес, телефон, электронная почта, семейное положение, образование, должность или размер дохода. Все это персональные данные, но для них действуют общие основания обработки.
Чем специальные данные отличаются от биометрических
Специальные и биометрические сведения нередко объединяют словом «чувствительные». Вместе с тем Закон № 152-ФЗ регулирует их разными статьями.
| Критерий | Специальные данные | Биометрические данные |
|---|---|---|
| Что характеризуют | Убеждения, происхождение, здоровье и интимную жизнь | Физиологические и биологические особенности человека |
| Условие отнесения | Содержание входит в перечень статьи 10 | Оператор использует сведения для установления личности |
| Основная норма | Статья 10 Закона № 152-ФЗ | Статья 11 Закона № 152-ФЗ |
Например, фотография в личном деле обычно остается обычными персональными данными, если по ней не проводят идентификацию. В свою очередь, шаблон лица для системы распознавания может стать биометрией.
Медицинская фотография может одновременно раскрывать состояние здоровья, а система распознавания — использовать изображение как биометрию. Поэтому категорию определяют по содержанию данных и цели обработки, а не только по формату файла.
Когда обработка разрешена
Исходное правило статьи 10 — запрет. Однако закон перечисляет ситуации, в которых специальные данные все же можно обрабатывать.
В свою очередь, основания можно разделить так:
- Письменное согласие — человек разрешил обработку конкретных специальных данных для определенной цели.
- Требование законодательства — обработка необходима по правилам о труде, пенсиях, социальной помощи, страховании, безопасности и в других прямо названных сферах.
- Защита жизненно важных интересов — согласие получить невозможно, а данные нужны для защиты жизни или здоровья человека либо других лиц.
- Медицинская помощь — сведения обрабатывает профессионально занимающееся медицинской деятельностью лицо, обязанное хранить врачебную тайну.
- Осуществление прав и правосудие — информация необходима для реализации прав человека или третьих лиц либо для рассмотрения дела.
- Специальные случаи — например, деятельность общественного объединения или религиозной организации в отношении своих участников при соблюдении установленных ограничений.
Кроме того, статья 10 содержит основания для переписи населения, устройства детей в семьи, вопросов гражданства и ряда государственных полномочий. Поэтому полный вывод всегда зависит от цели и отраслевого закона.
И вот что важно: наличие договора само по себе не разрешает обработку специальных данных. Оператор должен найти основание именно в статье 10 или в специальном федеральном законе.
Если причина обработки исчезла, работу с данными нужно незамедлительно прекратить, если федеральный закон не устанавливает иное.
Как оформить согласие
Когда основанием становится воля человека, статья 10 требует согласие в письменной форме. Однако обычной фразы в анкете или заранее установленной галочки для такого случая недостаточно.
Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Кроме того, его оформляют отдельно от иных документов, которые человек подписывает или подтверждает.
В документе, в частности, указывают:
- сведения о субъекте и операторе;
- цель обработки;
- перечень специальных данных;
- действия с ними и способы обработки;
- срок действия согласия и способ его отзыва;
- данные обработчика, если оператор поручает работу другому лицу.
Такой перечень связывает согласие с конкретной задачей и не позволяет использовать данные для любых будущих целей.
На нашем сайте размещен бланк согласия на обработку персональных данных. Однако для специальных категорий шаблон нужно адаптировать: прямо перечислить чувствительные сведения, цель и операции с ними, а затем оформить документ по требованиям статьи 9 Закона № 152-ФЗ.
Кроме того, письменное согласие можно оформить электронным документом, подписанным электронной подписью по правилам закона. Впрочем, простая отметка на сайте не равна такому документу автоматически.
Что учитывать работодателю
Работодатель чаще всего сталкивается со специальными данными через медицинские документы. Например, сведения о противопоказаниях могут понадобиться для допуска к определенной работе.
Однако кадровику не следует собирать диагнозы «на всякий случай». Прежде всего нужно проверить, какие данные действительно требует трудовое законодательство и достаточно ли заключения о пригодности без подробностей лечения.
Политические взгляды, религиозные убеждения и сведения об интимной жизни обычно не связаны с трудовой функцией. Включать такие вопросы в анкету соискателя или работника без специального законного основания нельзя.
Кроме того, доступ к медицинским сведениям нужно ограничить сотрудниками, которым они необходимы для конкретных обязанностей. Общие требования к работе с данными работников раскрывает статья 86 ТК РФ.
Как организовать обработку в компании
Одного согласия недостаточно. Оператор отвечает за весь путь информации: от вопроса в анкете до удаления последней копии.
Проверку удобно провести по шагам:
- Определить цель и убедиться, что без специальных данных ее нельзя достичь.
- Отнести сведения к нужной категории и найти точное правовое основание.
- Собрать только необходимый минимум, не добавляя вопросы для возможного будущего использования.
- Закрепить цели, перечни, сроки и порядок доступа во внутренних документах.
- Применить организационные и технические меры защиты с учетом системы обработки.
- Установить момент прекращения обработки и порядок уничтожения данных.
Такой порядок помогает проверить не только документы, но и реальное движение информации внутри компании.
Кстати, на сайте есть образец приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных. Такой документ помогает закрепить функции, однако не заменяет политику, локальные акты и реальные меры защиты.
Если цель достигнута, данные нельзя хранить бессрочно только потому, что они уже попали в архив. Например, уничтожение бумажных носителей можно подтвердить соответствующим актом.
Какие ошибки встречаются чаще всего
Большинство нарушений начинается не со сложной кибератаки, а с неверной классификации или лишнего вопроса в форме.
Чаще всего операторы допускают такие ошибки:
- Считают все конфиденциальные сведения специальными либо, наоборот, не замечают данные о здоровье.
- Полагаются на общее согласие, в котором нет перечня специальных данных и конкретной цели.
- Используют информацию для новой задачи, которой не было в первоначальном основании.
- Дают доступ всем сотрудникам подразделения, хотя данные нужны одному специалисту.
- Хранят анкеты и медицинские документы после исчезновения цели обработки.
- Путают специальные данные с биометрией и применяют к ним один набор правил.
Если ошибка обнаружена, сначала нужно остановить спорную обработку, а затем проверить основание, доступ и оставшиеся копии данных.
В итоге начинать нужно не с формы согласия, а с вопроса: действительно ли организации необходимы эти сведения. Если цель можно достичь без данных о здоровье, убеждениях или частной жизни, безопаснее и правильнее их не собирать.