Ст. 22.1 ТК описывает базовые моменты электронного документооборота в области трудовых взаимоотношений (ЭДО). Она появилась в ноябре 2021 г.
Описание ст. 22.1 ТК
В её начале даётся определение ЭДО в сфере трудовых взаимоотношений. Под ним подразумевается создание, подписание, использование и хранение нанимателем, служащим или кандидатом на трудоустройство, документов, связанных с работой, оформленных в электронном формате без бумажного дублирования (электронные документы, ЭД), за исключением ситуаций, прописанных в ст. 22.1-22.3 ТК.
Указано, что положения ст. 22.1-22.3 ТК применяются к документам, для которых трудовым законодательством и прочими актами, включающими нормативы трудового права, предусмотрено их оформление на бумаге и/или ознакомление с ними служащего или кандидата на трудоустройство в письменном формате, в т.ч. под роспись, за исключением документов, перечисленных в ч.3 ст. 22.1 ТК.
Подчёркнуто, что положения ст. 22.1-22.3 ТК затрагивают:
- трудовые книжки и формируемую на базе трудового законодательства в электронном формате информацию о служащих;
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении служащего;
- документы, удостоверяющие прохождение служащим инструктажей по охране труда, в т.ч. подписанных им самолично.
Упомянуто, что ЭДО может применяться нанимателем с помощью нижеперечисленных систем:
- Единой цифровой платформы «Работа в России» (далее – «Работа в России») в порядке, определяемом на базе законодательства о занятости населения. Доступ к вышеуказанной платформе обеспечивается в т.ч. с помощью портала государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) с использованием общефедеральной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей взаимодействие систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (ЕСИА).
- Информационной системы (ИС) нанимателя, позволяющей подписывать ЭД в соответствии с требованиями ТК, хранить его, и фиксировать получение ЭД участниками трудовых взаимоотношений (ИС работодателя).
Принципы взаимодействия ЕПГУ с платформой «Работа в России» и ИС работодателя на базе ст. 22.1, 22.3 ТК прописываются Правительством РФ.
Подчёркнуто, что создание, подписание и представление нанимателю ЭД, а также получение от него этих документов и ознакомление с ними (далее – взаимодействие с работодателем посредством ЭДО) осуществляются служащим или кандидатом на работу с помощью:
- платформы «Работа в России», доступ к которой обеспечивается в т.ч. посредством ЕПГУ, при условии задействования нанимателем вышеупомянутой платформы для ЭДО;
- ИС работодателя в ситуации её использования нанимателем для ЭДО.
Упомянуто, что при создании ЭД используются единые требования к их составу и форматам, которые устанавливаются общефедеральными структурами исполнительной власти в нижеописанной форме. Орган госвласти, отвечающий за проведение госполитики в сфере труда, согласовывает вышеупомянутые требования с органом госвласти, отвечающим за госполитику и регулирование в секторе информационных технологий, и органом госвласти, отвечающим за госполитику и регулирование в сфере архивирования и делопроизводства.
Подчёркнуто, что наниматель принимает на себя издержки на создание и/или эксплуатацию ИС работодателя, а также создание, использование и хранение ЭД.
Ключевые вопросы по ст. 22.1 ТК
Какие нюансы нужно учитывать при использовании этой статьи?
В первую очередь нужно помнить, что рассмотренная статья, как и взаимосвязанные с ней ст. 22.2 и 22.3, принята сравнительно недавно, в самом конце 2021 г. Такой небольшой срок актуальности обуславливает, что по ним:
- практически отсутствуют судебные разъяснения на любых уровнях – по причине малочисленности споров между затронутыми статьями 22.1-22.3 ТК субъектами;
- почти нет разъяснительных документов по тонкостям их применения на практике от профильных госструктур;
- пока можно констатировать минимальный опыт использования статей 22.1-22.3 ТК нанимателями в реальных условиях.
Перечисленные моменты объясняют, почему наниматели и другие субъекты должны аккуратно относиться к использованию положений ст. 22.1 ТК, а также уделять внимание мониторингу появления новых разъяснений и судебных постановлений по этой статье.
Второй важный момент – статьи 22.1-22.3 ТК взаимосвязаны. Все они приняты ФЗ №377 от 22.11.21, содержат единообразную терминологию и касаются одной сферы (обращение документов в электронном формате). Следовательно, при использовании ст. 22.1 ТК нужно внимательно изучить ст. 22.2-22.3 ТК, обращая внимание не только на содержание этих статей, но и разъяснения о нюансах их применения профильными госструктурами и судами.
Третий момент – не все части рассмотренной статьи действуют с момента её принятия. Её часть 7 начинает действовать с марта 2023 г. (ФЗ №377 от 22.11.21).
Что касается платформы «Работа в России», упомянутой в рассмотренной статье, то нюансы её работы досконально описаны в двух источниках:
- Постановление Правительства №867 от 13.05.22.
- ст. 16.2 Закона РФ №1032 «О занятости» от 19.04.91.
В данных источниках изложены следующие моменты, относящиеся к использованию вышеупомянутой платформы:
- задачи, которые она помогает решать;
- функции, которые она призвана обеспечивать;
- какая именно госструктура отвечает за её эксплуатацию и т.д.
Нужно отметить, что из-за небольшого опыта использования данной платформы следует ожидать дальнейших уточнений в источниках, которые определяют принципы её функционирования.
В чём суть рассмотренной статьи?
Как и взаимосвязанные с ней статьи 22.2-22.3 ТК, она нацелена на внедрение в повседневную практику трудовых взаимоотношений ЭДО. Следует подчеркнуть, что все упомянутые статьи стали результатом продолжавшегося несколько лет на общефедеральном уровне обсуждения, в которых активно участвовали наниматели. Основная сели этих обсуждений – сблизить позиции профильных госструктур, нанимателей и других участников трудовых взаимоотношений в отношении массового перехода кадровой документации на ЭДО.
Предпосылкой для появления ст. 22.1 ТК стала объективная необходимость перехода на ЭДО в общефедеральных масштабах, что невозможно без формирования надлежащей правовой базы. Эта необходимость обусловлена:
- удобством анализа массивов ЭД по сравнению с бумажными аналогами (использование big data);
- уменьшением издержек во всей экономике при массовом использовании в кадровой сфере ЭД вместо традиционных бумажных документов;
- повышением степени комфорта нанимателей при работе с ЭД – их легче пересылать, хранить и совершать с ними другие действия по сравнению с аналогичной бумажной документацией;
- повышенным уровнем безопасности ЭД при хранении – меньше рисков их утраты и/или порчи при пожарах, наводнениях и т.д.
Минусом массового перехода на ЭДО являются новые риски в сфере компьютерной безопасности, которые могут увеличиться в будущем. Следует учитывать, что ЭД, при прочих равных условиях, меньше защищены от неблаговидного дистанционного воздействия по сравнению с бумажными аналогами. Отчасти по этой причине в рассмотренной статье предусмотрен ряд документов, которые будут продолжать обращаться в бумажном формате.
Также следует отметить, что рассмотренная статья является частью общефедерального тренда стимулирования государством массового перехода участников экономических взаимоотношений на ЭДО. Этот тренд не ограничен сферой трудовых взаимоотношений – он заметен в сферах налогов, бухучёта и пр. В свою очередь данный тренд отражает глобальные тенденции – бумажная документация в значительной степени заменяется (или дублируется) по всему миру. Базовыми предпосылками такого тренда, помимо перечисленных выше, являются удобство контроля государства над документооборотом и экологические соображения.