Ст. 22.3 ТК описывает нюансы взаимодействия нанимателя и подчинённого при использовании электронного документооборота (ЭДО). Она реализуется в комплексе со ст. 22.1 и ст. 22.2 ТК.
Описание ст. 22.3 ТК
В её начале говорится, что при заключении ряда договоров (трудовых и ученических, о материальной ответственности, на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы), их преобразованиях, при подписании приказа о дисциплинарном взыскании, уведомлении об изменении оговорённых ранее параметров трудового договора (ТД) с помощью информационной системы работодателя (ИС) нанимателем задействуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Подчёркнуто, что в ситуациях, прописанных в ст. 22.3 ТК, нанимателем и подчинённым может задействоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП), сертификат ключа проверки которой создан и применяется в инфо системах предоставления государственных и муниципальных услуг, в порядке, закреплённом Правительством РФ (НЭП, оформленная с помощью инфраструктуры электронного правительства, (ЭП)).
Упомянуто, что при подписании иных, чем перечисленные в ч. 1 ст. 22.3 ТК, электронных документов (ЭД) с помощью ИС нанимателем могут применяться:
- УКЭП;
- НЭП, корректность которой определяется участниками ТД;
- НЭП, оформленная с помощью инфраструктуры ЭП.
Подчёркнуто, что при заключении ряда договоров (трудового, ученического, о материальной ответственности, на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы), их преобразованиях, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении (его отзыве), при ознакомлении с уведомлением об изменении оговорённых ранее параметров ТД, приказом о дисциплинарном взыскании посредством ИС служащим могут использоваться:
- УКЭП;
- НЭП, корректность которой определяется участниками ТД;
- НЭП, оформленная с помощью инфраструктуры ЭП.
Упомянуто, что при подписании иных, чем перечисленные в ч. 4 ст. 22.3 ТК, ЭД посредством ИС сотрудник может задействовать:
- УКЭП;
- НЭП, корректность которой определяется участниками ТД;
- НЭП, оформленную с помощью инфраструктуры ЭП;
- простую электронную подпись (простая ЭП) в случае, если участниками ТД прописаны правила идентификации лица, подписывающего ЭД, по его простой ЭП и требования к конфиденциальности ключа такой подписи (ЭП сотрудника в ИС).
Подчёркнуто, что при подписании ЭД с помощью платформы «Работа в России» (ЕЦП) наниматель может задействовать:
- УКЭП;
- НЭП, оформленную с помощью инфраструктуры ЭП.
Упомянуто, что при подписании ЭД служащим или трудоустраивающимся лицом с помощью ЕЦП могут задействоваться:
- УКЭП;
- НЭП, оформленная с помощью инфраструктуры ЭП;
- простая ЭП, с ключом, полученным при личном визите в соответствии с закреплёнными Правительством РФ правилами использования данной ЭП при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронном формате.
Подчёркнуто, что сотрудник или трудоустраивающиеся лицо, реализующее взаимодействие с нанимателем с помощью ЭДО, вправе направлять в его адрес сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых реализуется ЭДО по ст. 22.1-22.3 ТК, с помощью:
- ИС (при её применении нанимателем для проведения ЭДО), в том числе с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг ЕПГУ (при наличии взаимодействия для проведения ЭДО ИС с ЕПГУ);
- ЕЦП при условии её применения нанимателем для проведения ЭДО.
Оговорено, что сообщения, отправленные служащим или трудоустраивающимся лицом способами, перечисленными в ч. 8 ст. 22.3 ТК, считаются полученными нанимателем на следующий рабочий день после их отправки.
Упомянуто, что заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их надлежаще заверенных копий (ст. 62 ТК) сотрудник может подать письменно, или отправить в порядке, прописанном нанимателем, через ИС или e-mail нанимателя, либо отправить через ЕЦП при условии использования нанимателем вышеупомянутых систем для реализации ЭДО.
Подчёркнуто, что при подаче сотрудником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (ст. 62 ТК) наниматель должен бесплатно выдать подчинённому не позднее чем за три рабочих дня со дня подачи заявления такие документы или их надлежаще заверенные копии на бумаге либо, если в отношении вышеупомянутых документов осуществляется ЭДО, такие ЭД способом, оговорённым в заявлении служащего:
- в формате заверенной копии ЭД на бумаге;
- в форме ЭД, в том числе путём его размещения на ЕПГУ при взаимодействии в целях реализации ЭДО ИС с ЕПГУ либо в личном кабинете сотрудника на ЕЦП при её применении нанимателем для реализации ЭДО.
Указано, что по заявлению подчинённого наниматель обеспечивает его доступ к документам, подписанным простой ЭП сотрудника в ИС, с помощью отправки ЭД в личный кабинет сотрудника (при наличии) на ЕПГУ в закреплённом Правительством РФ порядке.
Подчёркнуто, что при катастрофах и аналогичных ЧС, угрожающих жизни или жизненным условиям населения, наниматель и служащий, не взаимодействующие ранее при помощи ЭДО, вправе на базе локального акта, принятого с учётом пожеланий профорганизации в соответствующем порядке, закреплённом ст. 372 ТК, временно обмениваться документами, в том числе рабочими, в формате ЭД или электронного образа (бумажного документа, конвертированного в электронный вид с помощью сканирования или фотографирования с сохранением реквизитов) с дальнейшим представлением бумажных документов.
Упомянуто, что наниматель отвечает за сохранность ЭД в течение сроков, прописанных законодательством об архивном деле, в том числе при реализации ЭДО с применением ИС или ЕЦП.
Подчёркнуто, что порядок предоставления сотруднику ЭД, созданных при помощи ЕЦП, и порядок его доступа к ним с помощью ЕПГУ прописываются Правительством РФ.
Рассмотренная статья завершает триаду специализированных статей, посвящённых внедрению ЭДО в практику трудовых взаимоотношений. Наиболее важной её частью можно считать изложение вариантов применения действующих форматов ЭП в различных ситуациях взаимодействия с помощью ЭДО между участниками трудовых взаимоотношений.
Ключевые вопросы по ст. 22.3 ТК
Каково значение этой статьи?
Её роль определяется тем, что она специально, как и ст. 22.1 и 22.2 ТК, отведена под описание нюансов внедрения в повседневную деятельность экономических субъектов ЭДО.
Введение в возможно более широкую практику ЭДО является стратегическим выбором государств и других субъектов как на глобальном, так и на внутрироссийском уровне. Это обусловлено следующими мотивами:
- повышение прозрачности взаимодействия между всеми участниками трудовых взаимоотношений – что важно не только для них, но и с точки зрения действенности госконтроля;
- повышение безопасности и сохранности массы документации;
- экологические соображения, относящиеся к сбережению лесных ресурсов;
- повышение оперативности в отношениях между экономическими субъектами;
- экономия временных, финансовых и трудовых ресурсов от перевода всей массы экономических субъектов на ЭДО вместо традиционных бумажных документов;
- возможности для дальнейшего распространения практики удалённой работы;
- возможности использования по отношению к совокупности ЭД инструментов анализа big data.
Несмотря на перечисленные преимущества массового внедрения ЭДО, здесь имеются и свои ограничения:
- пока неясны трудности, обусловленные параллельным хождением ЭД и традиционных документов;
- в сфере документооборота будут постоянно присутствовать возросшие риски от воздействия хакеров и вредоносных программ, или просто несанкционированного доступа третьих лиц (утечка на сторону информации и т.д.);
- будет происходить рост профильных издержек для экономических субъектов, что особо чувствительно для сектора МСБ;
- в связи с недавним характером использования ЭДО не всегда имеются разъяснения по различным спорным моментам и коллизиям, обусловленным переходом на ЭД.
Исходя из вышеизложенного, в дальнейшем значение ст. 22.3 ТК и близких к ней источников, регулирующих нюансы ЭДО, будет только расти. Хотя они, вероятно, будут дополняться положениями, нивелирующими перечисленные ограничения.
На какие нюансы нужно обращать внимание нанимателю при практической реализации рассмотренной статьи?
Таких нюансов несколько. Первый важный момент – эта статья тесно взаимосвязана со ст. 22.1 и ст. 22.2 ТК (они прияты одновременно с ней).
Так, в ст. 22.1 ТК содержатся следующие положения:
- формулировки профильной терминологии;
- список документов, не предназначенных для ЭДО;
- специализированные системы, могущие применяться при ЭДО и т.д.
В ст. 22.2 ТК изложены следующие аспекты ЭДО:
- действия и документы, которые требуются от нанимателя при организации ЭДО;
- алгоритм взаимодействия нанимателя и подчинённых в плане получения их согласия на применение ЭДО;
- лица, от которых нужно или не нужно согласие на работу с помощью ЭДО.
На роль ст. 22.1 и ст. 22.2 ТК указывает и присутствие ссылок на них в рассмотренной статье.
Второй момент – все три вышеупомянутые статьи 22.1-22.3 ТК приняты в конце 2021 года. Результат – по ним мало опыта использования на практике и недостаточно судебных решений и административных разъяснений. С течением времени данные недостатки будут устраняться естественным путём, а пока их наличие стимулирует вдумчивое изучение этих статей и повышенную осторожность при их практической реализации.
Третий момент – в ст. 22.3 неоднократно упоминаются разновидности электронной подписи (ЭП). Следовательно, полноценная реализация ст. 22.3 ТК возможна лишь при соблюдении правил и условий использования ЭП. Более подробная информация по этой теме содержится в ФЗ №63 от 06.04.11. В нём изложены следующие нюансы ЭП:
- профильная терминология и правовая база для ЭП;
- разновидности ЭП и принципы её применения;
- значимость ЭП в сравнении с обычной подписью;
- международные аспекты признания корректности ЭП;
- принципы контроля подлинности ЭП;
- параметры госконтроля в сфере применения ЭП;
- роль третьей стороны в различных сферах использования ЭП.
Особую значимость ФЗ №63 придают содержащиеся в нём опции получения различных видов ЭП участниками трудовых взаимоотношений.
Разъяснения по отдельным аспектам использования ЭП содержатся в Письме Минцифры №ОП-П15-085-33604 от 10.08.21 и Постановлении Правительства №111 от 09.02.12.
О каком порядке принятия локальных актов нанимателем, изложенном в ст. 372 ТК, упоминает ст. 22.3 ТК?
В ст. 372 рассмотрены ключевые нюансы взаимодействия нанимателя с профсоюзами при проведении им в жизнь локальных актов. Она содержит следующие важные моменты:
- алгоритм взаимодействия нанимателя и профсоюза;
- ограничения для профсоюза при рассмотрении обращения нанимателя (сроки, обязательная мотивировка и форма ответа);
- возможные направления действий нанимателя при возникновении конфликта с профсоюзом.
Отдельно нужно заметить, что ст. 372 ТК открывает возможности перед участниками трудовых взаимоотношений разрешать противоречия по локальным актам нанимателя в суде или используя процедуры разрешения споров, изложенные в гл. 61 ТК.
В ст. 22.3 ТК присутствуют многочисленные ссылки на платформу «Работа в России» (ЕЦП) – как регулируется её использование?
Функционирование ЕЦП опирается на профильное Постановление Правительства №867 от 13.05.22. Изложенные в нём правила затрагивают следующие аспекты:
- подсистемы ЕЦП и их роль в её функционировании;
- круг участников ЕЦП, их возможности и ограничения;
- порядок предоставления профильных данных пользователям ЕЦП;
- возможности использования ЕЦП при взаимодействии участников трудовых взаимоотношений;
- принципы дальнейшего ведения ЕЦП.
В отдельном приложении содержится перечень данных, содержащихся на ЕЦП, и субъектов, отвечающих за внесение этих сведений в ЕЦП.