Статья 312.3 ТК посвящена специфике взаимодействия дистанционного сотрудника и нанимателя. В частности, она устанавливает для них необходимость применения электронной подписи.
Содержание ст. 312.3 ТК
В её начале говорится, что при обмене электронными документами между нанимателем и дистанционным сотрудником применяется электронная подпись. При этом:
- наниматель задействует её усиленную квалифицированную версию;
- сотрудник – как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную.
Приведён список документов, при работе с которыми применяется данная подпись:
- трудовые договоры;
- дополнения к ним;
- договоры о материальной ответственности и ученичестве.
Электронная подпись требуется как при оформлении этих документов, так и при их модернизации или расторжении.
Указано, что возможна и опция обмена документами при помощи иных разновидностей электронной подписи. Также возможно применение способов, предусмотренных:
- трудовым договором (дополнением к нему) индивидуального или коллективного формата;
- локальным актом нанимателя, созданным с учётом пожеланий представителей профсоюза.
Подчёркнуто, что эти способы должны помогать фиксировать факт получения электронных документов.
Указано, что при обмене электронной документацией между удалённым сотрудником и нанимателем обе стороны должны удостоверить факт получения документа. Это происходит путём отправки соответствующего электронного подтверждения в срок, определённый:
- трудовым договором (дополнением к нему) индивидуального или коллективного формата;
- локальным актом нанимателя, созданным с учётом пожеланий представителей профсоюза.
Указано, что при обмене электронными документами между нанимателем и удалённым сотрудником в одной из форм, указанных в ч. 2 комментируемой статьи, подтверждение их действий происходит в порядке, прописанном в:
- трудовом договоре (дополнении к нему) индивидуального или коллективного формата;
- локальном акте нанимателя, созданным с учётом пожеланий представителей профсоюза.
Далее разобрана ситуация, когда дистанционный сотрудник, согласно действующему законодательству, знакомится с кадровыми документами в письменной форме, в т.ч. под роспись. Среди них упомянуты:
- локальные акты;
- приказы нанимателя;
- уведомления;
- требования;
- другие разновидности документации, связанные с его работой.
В этой ситуации сотрудник знакомится с этими документами:
- в письменной форме, в т.ч. под роспись;
- с помощью обмена электронными файлами.
Возможен и другой формат знакомства, упомянутый в:
- трудовом договоре (дополнении к нему) индивидуального или коллективного формата;
- локальном акте нанимателя, сформированном с учётом пожеланий представителей профсоюза.
Далее рассмотрена ситуация, когда удалённый сотрудник может или обязан, согласно ТК:
- написать заявление нанимателю;
- предоставить ему объяснение или иную информацию.
Указано, что в этом случае сотрудник осуществляет взаимодействие с нанимателем с помощью электронного документа или в другом виде, предусмотренном:
- трудовым договором (дополнением к нему) индивидуального или коллективного формата;
- локальным актом нанимателя, составленным с учётом пожеланий представителей профсоюза.
Подчёркнуто, что при предоставлении удалённым сотрудником заявления о получении заверенных копий кадровых документов (перечисленных в ст. 62 ТК) наниматель предоставляет эти копии в:
- бумажной форме при помощи заказного письма;
- форме электронного файла (если именно она указана сотрудником).
При этом соблюдаются правила взаимодействия, прописанные в заключительной части комментируемой статьи.
На отправку копий нанимателю отведено три дня.
Отдельно разобран случай предоставления удалённому сотруднику соцобеспечения по обязательной соцстраховке в ситуациях:
- временной нетрудоспособности;
- по причине материнства.
В этих ситуациях сотрудник предоставляет нанимателю оригиналы документов, предусмотренных соответствующим законодательством, путём их отправки при помощи заказного письма. Также возможно предоставление нанимателю серии и номера листка нетрудоспособности, оформленного медучреждением в электронном виде. Эта опция доступна, если данное медучреждение и наниматель участвуют в соответствующей системе взаимодействия по обмену данными.
В заключении разобран порядок взаимодействия удалённого сотрудника и нанимателя, в т.ч. при:
- выполнении трудовой функции;
- передаче информации и отчётности по результатам работы.
Указано, что этот порядок прописывается в:
- трудовом договоре (дополнении к нему) индивидуального или коллективного формата;
- локальном акте нанимателя, сформированном с учётом пожеланий представителей профсоюза.
Рассмотренная статья закрепляет необходимость использования электронной подписи при удалённой работе. Но также она предусматривает опцию применения и других способов коммуникации, если они предусмотрены соответствующими документами.
Основные вопросы по ст. 312.3 ТК
Какое законодательство определяет параметры электронной подписи, упомянутой в комментируемой статье?
Эти параметры изложены в ФЗ № 63 от 06.04.11. Этот специализированный ФЗ является базовым документом, определяющим аспекты использования электронной подписи в РФ. В частности, в нём упомянуты:
- принципы её применения;
- разновидности подписи;
- условия признания её подлинности и т.д.
Следует отметить, что в связи с распространением удалённой коммуникации в сферах бизнеса и кадровых взаимодействий данный ФЗ находится в состоянии регулярной модернизации. А это требует постоянного мониторинга его изменений.