Налоговый режим для самозанятых легализовал работу многих специалистов, работающих на себя и занятых мелким бизнесом. Сотрудничество с самозанятыми может принести руководителю не только выгоды, но и риск попасть в поле зрения ФНС. О плюсах знают многие – это в первую очередь снижение налогового бремени. О рисках часто забывают до момента, когда нужно срочно что-то предпринимать, чтобы не потерять деньги или репутацию фирмы.
Проблемы и решения
Работа с самозанятыми избавляет от соблазна выплачивать часть зарплаты «в конвертах», позволяет уменьшить долю налогов в бюджет, отказаться от наличных денег при расчетах. Формулировки ФЗ № 422 от 27/11/18, по которому работают самозанятые, действительно дают такую возможность, но руководитель должен быть всегда начеку. Самозанятые могут стать проблемой.
Постоянные выплаты одному и тому же самозанятому гражданину
Такие действия чаще всего попадают в поле зрения ФНС. Договор ГПХ с самозанятым не относится к сфере ТК РФ. Любое условие, напоминающее о трудовых отношениях, сразу делает его подозрительным: нет ли здесь попытки ухода от налогов, когда фактически имеют место именно трудовые отношения?
Об ответственности за незаконную подмену особо предупреждают сами налоговики. На сайте ФНС в разделе новостей («Деятельность ФНС России») есть обширная статья на эту тему.
Как это может коснуться руководителя, который не собирается нарушить закон? Вот пример: небольшая фирма решила воспользоваться услугами самозанятого бухгалтера, законодательство такой вариант вполне допускает. Услуги бухгалтера требуются постоянно, поэтому он регулярно приходит на работу, допустим, в 9 утра и уходит в 18:00. В документах отражены премиальные выплаты по итогам периода, регулярные выплаты по договору, например, раз в неделю, в 2 недели или раз в 10 дней. Руководителю нужно быть готовым: скоро ему пришлют официальное приглашение посетить ИФНС. Наиболее сложно объяснить, почему выплаты самозанятому проходят в те же дни, что и выплаты зарплаты персоналу фирмы, ведь он получает деньги не за отработанное время, а за результат выполненной работы. Можно каждый раз фиксировать результат документом, на основании его проводить выплату (бухгалтер сделал закрытие месяца, квартала, сдал отчеты и получил за это деньги).
Лучшее решение — воздержаться от договора с самозанятым, если специалист нужен в течение всего рабочего дня либо он должен работать по четкому графику.
Торговля и агенты
Увольнять штатных продавцов и заменять их самозанятыми нельзя. Самозанятый может продавать только собственную продукцию, собственный новый товар (подакцизные и маркируемые товары полностью запрещено продавать).
Например, торговать букетами от имени фирмы самозанятый не вправе, а собственноручно составленными букетами, флористическими композициями – да, может.
Самозанятым нельзя работать по агентскому договору, значит, в качестве торговых агентов или посредников их привлекать тоже нельзя. Если в штате агента нет, можно договориться с ИП или другой фирмой об оказании аналогичных услуг.
Проблема крупных выплат
У самозанятого есть ограничение по доходам, это сумма не более 2,4 млн рублей в год. Если цифра выше, статус самозанятого он теряет. Руководитель, выплачивающий от имени фирмы крупные вознаграждения такому специалисту, рискует нарушить закон, даже не подозревая об этом. Подобные риски возможны, к примеру в IT-сфере, в области проектирования, при оказании услуг ремонта.
Все дело в налогах. Ведь если партнер потеряет статус самозанятого, он будет обычным физлицом, за которого нужно уплатить НДФЛ и страховые взносы, как указано в ст. 420 НК РФ. Оправдания руководителя, что у него не было информации об изменениях статуса делового партнера, вряд ли помогут избежать санкций ФНС.
Контролировать самозанятых нужно обязательно. Для этого у ФНС есть сервис проверки плательщика налога на профдоход. Нужен только его ИНН.
Комплекс услуг
Для экономии ресурсов директор может заплатить кому-то одному, если работает группа самозанятых. Это ошибочный шаг. Пример: самозанятые дизайнер, отделочник и сантехник отремонтировали офис фирмы. Оплата за ремонт полностью поступила дизайнеру — руководителю бригады. В чем здесь проблема? Во-первых, налоговая обратит внимание на слишком большую оплату одному исполнителю. Затем может выясниться, что работали другие самозанятые, договор с которыми не заключался. С точки зрения законодательства это нарушение. С любым плательщиком налога нужно заключать отдельный договор, соответственно, и оплата должна перечисляться по отдельности, по каждому договору.
О запрете работать с самозанятым в течение двух лет после увольнения из этой фирмы знают все, на нем останавливаться не будем.
На что еще обращает внимание ФНС:
- Если самозанятый выполнял работу для фирмы, а вскоре стал штатным сотрудником, чиновники могут усмотреть в этом скрытый испытательный срок.
- Если у фирмы есть в штатном расписании определенная должность, но директор договорился о выполнении аналогичных функций с самозанятым, по мнению ФНС, он искусственно снижает уровень налогообложения. Такую фирму налоговики из поля зрения не выпустят.
- Если самозанятый не платит налоги, имеет большой объем долгов или его документы недействительны, репутация партнеров тоже может серьезно пострадать.
Как составить правильный договор
Правильно составленный договор с самозанятым снимает сразу очень много проблем. Самое важное, что должно быть в документе, мы рассмотрим.
Юристы советуют сделать документ максимально конкретным. Вместо слова «договор» в заголовке целесообразно назвать документ «договором об оказании услуг» (оказываются услуги) или «договором подряда» (если выполняются работы), а в тексте договора самозанятый будет называться исполнителем или подрядчиком.
Обязательно указать, что деловой партнер имеет статус самозанятого. Очень желательно попросить у него справку о постановке на учет плательщика налога на профдоход и приложить к договору. Здесь же правильным будет уточнить, что заказчик не платит налоги и взносы за исполнителя (подрядчика) на основании п. 8 ст. 2 ФЗ № 422.
Самозанятый должен сообщить руководителю, если решит перейти на другой налоговый режим или утратит статус из-за высоких доходов за год. Такое условие обязательно нужно вписать в текст договора. Сроки уведомления тоже указываются.
Бывают ситуации, когда заказчик не получает на руки чек.
Чтобы этого избежать, в договор нужно вписать обязанность выдачи чека после оплаты. Оплата должна быть связана с выполнением конкретных работ или услуг.
К договору может составляться приложение. В нем развернуто описываются все работы и услуги, если их много, а в договоре дается одной фразой ссылка на приложение. Например: «Исполнитель обязуется оказывать услуги согласно приложению № 1 к Договору, а Заказчик обязуется оплачивать эти услуги».
Можно предложить партнеру вписать в документ штрафные санкции за нарушения. Добросовестного плательщика налога условие не отпугнет, а на инспекторов может произвести благоприятное впечатление.