Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.
Вопрос: Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
Посмотреть ответ
Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.
- Рассмотрим особенности создания и функционирования на предприятии единой организационной системы, обеспечивающей движение документов в электронной форме,
- обсудим, как выбрать наиболее подходящую систему,
- познакомимся с самыми популярными СЭД.
Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Посмотреть ответ
Суть систем СЭД
Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:
- первоначальное написание или получение;
- регистрация;
- обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
- контроль над исполнением;
- учет;
- архивирование;
- хранение;
- использование повторно;
- наведение справок;
- рассылка.
СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.
Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.
Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?
Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:
- СЭД – система электронного документооборота;
- СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
- САД – система автоматизации делопроизводства;
- СЭДО – система электронного документооборота;
- САДО – система автоматизации документооборота.
Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.
Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
Посмотреть ответ
Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).
Плюсы внедрения СЭД
Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:
- ошибки вследствие человеческого фактора;
- утеря нужного документа;
- время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
- проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
- сложности при необходимости изготовления дубликатов;
- дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
- затраты на канцелярские товары;
- меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.
Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.
- Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
- Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
- Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
- Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
- Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
- Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
- Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.
Какие бывают СЭД
Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.
- Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
- сравнительно небольшой функционал;
- неадаптированность под конкретику фирмы;
- доступность и простота в установке и внедрении;
- самые недорогие по стоимости.
- СЭД индивидуальной разработки – системы, изготавливаемые специально для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. Для таких продуктов характерны:
- максимальная персонификация;
- дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
- высокая стоимость;
- требует больше времени на разработку, установку и внедрение.
- Комбинированные СЭД – на базе универсальной платформы вносятся дополнительные индивидуальные надстройки. Установка такой системы позволяет решить следующие задачи:
- полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
- затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
- базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
- может взаимодействовать с другими программными продуктами;
- заказчик получает полное право на программный продукт.
ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.
В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:
- Делопроизводство.
- Общий оборот документов.
- Управление договорами.
- Архивирование.
- Руководство проектами.
- Специальная документация.
- Взаимодействие с входящей документацией.
Как выбрать подходящую СЭД
Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.
Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:
- готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
- цели внедрения СЭД;
- возможность дальнейшего развития;
- ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).
Рассмотрим каждый фактор подробнее:
- Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
- Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
- Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
- Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.
Краткий обзор нескольких популярных СЭД
На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.
- «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
- «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
- «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
- «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
- «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.