Независимо от того, какие товары производит предприятие, для успешной его работы нужно грамотно организовать его складское хозяйство. Товары до отправки на реализацию нужно где-то хранить, при этом необходим постоянный учет их динамики. Если учет организован правильно, это поможет сохранить весь товарный объем и быть в курсе о том, какой именно товар и в каком количестве имеется в наличии на данный момент.
Как составить положение о складском учете в организации?
Проанализируем нюансы организации складского хозяйства на предприятии и учета проданных и остающихся товаров.
На каких законодательных актах основан складской учет
Учет материальных запасов на складе регламентируется распоряжениями Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а конкретней – Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные организации, подчиняющиеся иному регламенту.
Как организовать складской и бухгалтерский учет строительных материалов?
Согласно этому акту, заниматься складским учетом должен специально назначенный материально ответственный работник. Этот же документ уточняет список материальных ценностей, которые можно отнести к материально-производственным запасам (МПЗ), которые полагается хранить на складах.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Еще несколько десятилетий назад учет складского хозяйства производился исключительно вручную. Сейчас этот процесс в основном автоматизирован: для этой цели существует обширное программное обеспечение.
Как организовать складской учет материалов?
Важные определения
Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.
Какие документы складского учета ТМЦ необходимо оформлять?
Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:
- материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
- ценности, готовые к реализации (товары);
- материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.
К МПЗ не принято относить:
- активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
- продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).
Область применения складов
На складе хранят и готовят к отправке в производственный цикл или дальнейшему потребителю МПЗ. Чаще всего склады применяются для сбережения в течение определенного срока:
- товаров, подлежащих продаже;
- готовой продукции предприятия, «судьба» которой еще не решена;
- сырья для изготовления продукции;
- запасных частей, деталей, комплектующих узлов и др. элементов оборудования, необходимого для производства и/или его ремонта;
- специальной и форменной одежды;
- средств индивидуальной защиты для рабочих;
- нужного инвентаря и т.п.
Разновидности складов
Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.
- По особенностям функционирования:
- материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство;
- внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, на них хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации бесперебойной работы, в том числе и по графику.
- По типу хранящихся на складе активов:
- универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ;
- специализированные – «заточенные» под конкретный вид хранимых ценностей.
- По месту расположения:
- централизованные склады;
- «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений.
ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу.
Кто обеспечивает работу склада
Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:
- заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
- кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
- грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
- младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.
Нюансы хранения
Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:
- Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами, резервуарами и пр.).
- Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике).
- Наряду с системами хранения склады должны быть обеспечены измерительными приборами, адекватными учету конкретных видов выдаваемых активов.
- Закладывать активы на хранение следует с одной стороны, а отпускать – с другой.
- Эффективное использование полезной площади самого склада и устройств для хранения.
- Размещение устройств для хранения и активов на них должно способствовать максимальной автоматизации складских работ.
- Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности их попадания на склад (более «старые» следует выдать раньше).
- Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.
Документация для складского учета
Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.
Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.
| № п/п | Название документа | Какую операцию с МПЗ он отражает | |
|---|---|---|---|
| 1 | Акт по форме МХ-1 | При приеме товарно-материальных ценностей на хранение | |
| 2 | Акт по форме МХ-3 | При возврате ранее сданных на хранение активов | |
| 3 | Складское свидетельство | Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение | Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства |
| 4 | Складская квитанция | Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие | |
| 5 | Доверенность по форме М-2 или М-2а | Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия | |
| 6 | Приходный ордер по форме М-4 | Учет МПЗ, поступивших от поставщиков | |
| 7 | Акт приемки активов по форме М-7 | Все сведения об активе, только что поступившем на склад | |
| 8 | Лимитно-заборная карта по форме М-8 | Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства. | |
| 9 | Накладная-требование по форме М-11 | Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями | |
| 10 | Накладная по форме М-15 | Сопровождает отпуск ценностей другим организациям | |
| 11 | Учетная карточка по форме М-17 | Учет материальных ценностей внутри склада | |
| 12 | Акт приходования по форме М-35 | Сопровождает демонтаж основных средств | |
Кроме первичной документации, работники склада должны регулярно оформлять:
- отчеты для руководства (по внутреннему регламенту);
- учетные реестры документов;
- вести книгу складского учета – завскладом вносит в нее ежемесячные сводные данные отчетов кладовщиков.
Ответственность за складской учет
Поскольку МПЗ, часто называемые товарно-материальными ценностями, являются серьезной долей активов предприятия, уполномоченные лица несут материальную ответственность за возможные проблемы и допущенные нарушения в работе с ними. Эти моменты четко зафиксированы в трудовом договоре, заключаемом с ответственными работниками склада.
Соответствующие денежные санкции регламентируются:
- ст. 120 НК РФ;
- ст. 232 ТК РФ – о возмещении прямого ущерба в полном объеме, если сумма меньше среднемесячного заработка виновного;
- ст. 241 ТК РФ – о частичном возмещении ущерба в размере среднего заработка виновного за месяц;
- ст. 243 ТК РФ – о полной материальной ответственности в случаях, если это предусмотрено в трудовом договоре.
ВАЖНО! Если был допущен рецидив нарушения в том же отчетном году, сумма штрафов возрастает.