Лист записи ЕГРЮЛ – документ, который выдается начиная с 2017 года вместо свидетельства о регистрации юридического лица. В определенных случаях может понадобиться выписка из ЕГРЮЛ. Зачем нужны эти документы и могут ли они друг друга заменять? Давайте разберемся.
Лист записи и выписка – разные документы
Основой сведений, содержащихся в документах, служит госреестр юридических лиц, в котором собраны данные о созданных организациях и их деятельности. Общую базу ведет ФНС.
Сходство в наименовании не означает, что они идентичны. Лист записи и выписка выполняют разные функции. Из информации на сайте ФНС следует, что лист записи ЕГРЮЛ в первую очередь подтверждает факт создания юрлица. Лист выдается также при изменениях, вносимых в ЕГРЮЛ, например, при смене юридического адреса, в иных подобных случаях. Аналогичную функцию выполняет лист записи ЕГРИП для индивидуальных предпринимателей.
Лист записи и предыдущий документ, свидетельство о регистрации, фактически содержат один и тот же набор основных сведений:
- наименование юрлица;
- ОГРН;
- юридический адрес;
- причину внесения записи (например, создание юрлица);
- величину УК;
- различные коды: ОКВЭД, ИНН и др.;
- данные об учредителях, руководителе;
- сведения о подтверждающих запись документах.
Смысл замены состоит в постепенном переходе на электронный документооборот. Лист записи ЕГРЮЛ выдается по умолчанию именно в таком формате, но есть возможность получить бумажный вариант. Для этого в ф. Р11001 «Заявления о государственной регистрации юридического лица при создании» на листе «И» п. 4 ставится отметка 1.
Существенные изменения нужно своевременно вносить в ЕГРЮЛ, иначе налоговая в ходе проверки обнаружит несоответствие и внесет пометку о недостоверности сведений. Может пострадать репутация фирмы.
Кстати говоря! Внесение изменений в ЕГРЮЛ делается на основании заявления по ф. Р13014, утвержденной приказом ФНС России от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. Она применяется вместо форм Р13001 и Р14001.
Заключение сделок с контрагентом без проверки элементарных сведений о нем может привести к проблемам для бизнеса.
Выписка из ЕГРЮЛ выдается любой фирме или частному лицу по запросу, тогда как лист записи ФНС выдает только юрлицу, которое регистрировалась или вносило изменения. Она содержит больше данных по сравнению с листом записи. Выписка из ЕГРЮЛ отражает полностью информацию о всей деятельности и изменениях юрлица начиная с его создания.
Отличаются и формы двух документов. Выписка из ЕГРЮЛ может понадобиться при подписании договора с контрагентом, для проверки достоверности – действительно ли такая фирма существует и чем она занимается. Заказывается выписка, если фирма собирается открыть расчетный счет в банке, приобрести недвижимость.
Выписка является обязательным документом для участия в тендерах, в первую очередь, если заказчики — муниципальные либо государственные структуры. Здесь потребуется документ не менее чем за 1⁄2 года. Без выписки из ЕГРЮЛ у фирмы заявку на участие не примут. Имеет значение срок и при подаче иска в арбитражный суд. Выписки, касающиеся истца и ответчика, должны быть оформлены меньше чем за 30 дней до обращения в эту инстанцию. В других, более «простых» случаях может запрашиваться выписка за любой период, срок действия документа не фиксирован. Обычно руководствуются тем же месячным сроком.
Удобно получить выписку в электронном виде. Чаще всего заказывают этот вариант. Он подтверждается ЭЦП ФНС. Если требуется документ на бумажном носителе, оформляют запрос в инспекцию.
Электронную выписку можно сформировать бесплатно, через сервис ФНС. Для запроса вводится по выбору:
- наименование организации;
- ИНН;
- ОГРН.
Дополнительно указывается регион.
Аналогично вводятся данные для ИП (ОГРНИП, ФИО ИП).
Запрос на получение бумажного документа оформляют заявлением. Такой документ выдается после уплаты госпошлины – 200 и 400 рублей за срочную в течение суток выдачу. Стандартный срок предоставления выписки – 5 рабочих дней.
В крупных городах ИФНС организовывают доставку документа заказчику. Есть функции заказа бумажных выписок через электронную форму. Подобные услуги сейчас предоставляются и частными фирмами. Они выступают как посредники между ФНС и заказчиком. Смысл обращаться за помощью к ним есть только в случае необходимости получения бумажной выписки, если нет возможности обратиться в инспекцию лично. Выписка будет выдана по доверенности, которую нужно оформить заранее.
Может ли один документ заменять другой?
Ответ на этот вопрос отрицательный. Несмотря на схожесть содержащихся в них сведений, выписка и лист записи не заменяют друг друга. Это наглядно видно в частности при рассмотрении судебной практики. Уже говорилось о необходимости выписки при обращении в арбитражный суд. Цель – проанализировать все переходы прав, обязанностей, иные изменения за длительный период. Лист записи нужен, чтобы подтвердить конкретные сведения, например, изменение названия фирмы. В суде нередко фигурируют оба документа, для полноты сведений.
Так, в постановлении по делу № А56-7082/2013 от 27/06/18 АС СЗО судьями были учтены данные, подтвержденные выпиской из ЕГРЮЛ и листом записи ЕГРЮЛ в комплексе. Они содержали разные, взаимно дополняющие сведения, что и определило результат рассмотрения дела.