Наличные средства, циркулирующие в организации, должны подвергаться постоянному учету. Одной из самых распространенных форм аудита, касающихся операций с наличными средствами, является проверка кассы и кассовых операций. Она проводится для того, чтобы удостоверить точность, всесторонность и истинность данных о проведении кассовых операций, которые предоставлялись в регулярной отчетности.
Рассмотрим подробнее задачи, которые ставятся перед кассовым аудитом, внесем ясность по поводу лиц и органов, имеющих право его проводить, а также проанализируем процедуру, предусмотренную законодательно, со всеми ее особенностями, тонкостями и «подводными камнями».
В какой последовательности осуществляется аудиторская проверка кассовых операций организации?
Ревизия, проверка, аудит
Контролировать движение наличности по кассе необходимо для того, чтобы у предпринимателя имелась реальная финансовая картина, корректно отраженная в финансовых и бухгалтерских документах.
Если в компании функционируют значительные средства, то тем самым увеличивается вероятность допущения ошибок, неточностей, некорректного отображения, а иногда и сознательных злоупотреблений недобросовестных сотрудников. Для этого и должна проводиться регулярная проверка кассовых операций, как правило, осуществляемая представителями самой организации (бухгалтером, кассиром и др).
Для чего разрабатывают программу проверки кассовых операций?
Особенности ревизии
Ревизия кассы отличается от проверки своей комплексностью. Ревизия подразумевает контроль не какого-то отдельного элемента или применение одного метода, а особую процедуру, имеющую целью проверку всей кассовой системы организации. Она может проводиться как собственными силами, так и сторонними органами, по плану или внезапно.
Порядок ведения кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины организациями и ИП
Суть аудита кассы
Аудит кассовых операций позволяет дать ответ на вопрос, правильно ли ведется учет наличности в организации. Независимые специалисты по аудиту, привлеченные собственником организации, совершенно точно установят степень благонадежности ответственных за кассу сотрудников организации. Также процедура аудита обязательна для фирм, занимающихся определенными видами деятельности, например, продажей ценных бумаг.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Самое важное отличие аудита от остальных контролирующих процедур – отсутствие установки на поиск виновных лиц. Аудит имеет целью лишь констатировать наличие определенных нарушений в кассовых операциях и определить степень их существенности.
Кто вправе осуществлять кассовый аудит
Лица, которые могут быть уполномочены на контроль кассовых операций той или иной организации, могут быть как ее внутренними представителями, так и внешними специалистами. Осуществлять аудиторскую проверку кассовых операций могут:
- представители внутреннего контроля самой организации (кассир, бухгалтер, специалист финансового отдела и др.);
- уполномоченные специалисты из Росфиннадзора;
- органы ФНС;
- частные аудиторы;
- сотрудники аудиторских фирм.
ВНИМАНИЕ! До недавнего времени право на аудиторскую проверку кассовых операций имели также кредитные организации (банки). Новый Порядок № 373-П упразднил их полномочия на осуществление подобных проверок.
Что проверяют в ходе аудита кассы
С документальной точки зрения, результат аудита позволяет оценить корректность заполнения формы № 1 из бухгалтерской отчетной документации, а именно поля 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты». В этом поле баланса учитываются фактически оставшиеся на конец отчетного периода финансы. Если цифра окажется очень высокой (существенной), это реальный повод для аудиторской проверки. Степень «существенности» рассчитывается по специальной методике.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Аудит кассовых операций в каждом текущем году может осуществляться только в отношении показателей предыдущего отчетного года.
Чтобы установить соответствие кассовых операций законодательным нормам, аудиторы проверяют:
- соблюдение правил ведения операций с наличными денежными средствами;
- корректность использования кассовых аппаратов;
- соответствие остатков наличности в кассе законодательно установленным лимитам;
- выдерживание предельных сумм для наличного расчета;
- общие положения учетной политики организации относительно кассового учета;
- доказательства правильного отражения в балансе сальдо по счету 50 «Касса»;
- углубленный анализ источников финансовых поступлений и направлений их расхода в организации;
- изучение первичной документации (кассовых ордеров, ведомостей и пр.) на противоречивость и правильность ведения;
- проверка на возможность «отмывания» доходов и действия коррупционных схем (в рамках действия ФЗ № 115 от 7 августа 2001 года «О противодействии легализации доходов…» и ФЗ № 273 от 25 декабря 2008 года «О противодействии коррупции»).
Нюансы внутреннего кассового контроля
Для собственной информированности о корректности движения и фактических остатков наличности каждое юридическое лицо вправе разработать собственные положения процедуры внутреннего аудита по кассе. Обязательно прописать этот порядок во внутренних нормативных актах, указав существенные моменты:
- сроки проведения ревизий по кассе;
- лица (должности), которые уполномочены осуществлять проверку;
- список кассовых документов, подлежащих контролю;
- объекты аудита;
- образцы документального оформления результатов ревизии;
- ответственность за возможные выявленные расхождения и лица, ее несущие;
- порядок внесения рекомендаций по устранению найденных нарушений.
К СВЕДЕНИЮ! Если кассовый учет на предприятии автоматизирован, то, помимо обычных проверок, следует произвести контроль корректности работы соответствующего программного обеспечения.
Итоги ревизии излагаются в проверочном акте. Если обнаруживается излишек или недостаток наличности, в акте нужно указать подробно обстоятельства, при которых их обнаружили, и привести точную сумму.
Аудит производит Росфиннадзор
Представители Росфиннадзора при проведении кассового аудита действуют в согласии с п. 5.14.1 Положения о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2004 г. № 278, Положения о территориальных органах Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 11 июля 2005 г. № 89н.
В ходе ревизии или проверки кассовых операций Росфиннадзор (его территориальные подразделения) проводит комплекс действий, направленных на изучение документальной и фактической стороны кассовой дисциплины организации в конкретный период. Проверка может быть полной или выборочной, плановой или внеплановой. В ее ходе осуществляется:
- анализ информации, полученной из финансовой, бухгалтерской, кассовой и другой отчетности;
- осмотр;
- инвентаризация;
- пересчет и др. методы фактического контроля.
Срок проведения аудиторской проверки Росфиннадзором не может быть больше, чем 45 дней. Каждый раз он устанавливается индивидуально.
План проверки включает в себя различные действия, направленные на установление правильности проведения кассовых операций, а именно:
- проверка отражения в договоре с кассиром его материальной ответственности;
- наличие подписей об ознакомлении уполномоченных лиц с правилами ведения кассовых операций и материальной ответственности;
- особенности хранения денег, чековых книжек, кассовой книги;
- бумаги, касающиеся оформления денежных операций (прихода и выдачи);
- вовремя ли и в полном ли объеме сдаются деньги в ОФК;
- непревышение лимита по наличным расчетам и кассовому остатку;
- отделение собственных средств от не принадлежащих данной организации (если таковые имеются на момент ревизии);
- правильность ведения реестра депонированных сумм и контроль сдачи их в банк вовремя;
- корректность ведения накопительных ведомостей;
- истинность бумаг, содержащих основания для списания кассовых расходов;
- изучение документов, имеющих отношения к кассовым операциям (кассовой книги, балансовой документации, финансовой отчетности, чековых книжек, журналов регистрации приходных и расходных ордеров, инвентаризационных описей, ведомостей и др.).
Результат проверки оформляется актом. Обнаруженная недостача взыскивается с материально ответственного лица, излишки подлежат оприходованию. Также необходимо потребовать у кассира письменное объяснение по поводу обнаруженных нарушений и оценить его убедительность.
Проверку осуществляют налоговики
Налоговые органы в рамках кассового аудита сосредотачиваются на проверке использования контрольно-кассовой техники, при этом опираясь на положения п. 1 ст. 7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», п. 5.1.7 Положения «О Федеральной налоговой службе, утвержденного Постановлением Правительства РФ» от 30 сентября 2004 г. № 506.
Налоговые органы стараются проверить полноту и достоверность учета денежной выручки, для чего изучают документацию, имеющую отношение к ККТ: ее покупке, регистрации, эксплуатации.
ВНИМАНИЕ! Если предприятию разрешено вместо ККТ применять бланки строгой отчетности, то проверке будут подвергаться документы, имеющие отношение к изготовлению, приемке, выдаче, хранению, инвентаризации и утилизации этих бланков.
Для осуществления проверки ревизоры сличают суммы наличного остатка в кассе с отраженными в документации (фискальном отчете, контрольной ленте ККТ или онлайн-отчетах, записях в журнале кассира-операциониста).
При установлении расхождений проверяющие стремятся выявить их причины путем взятия подробных письменных объяснений у ответственных лиц и анализа полученной в ходе проверки информации.
Срок проверки кассовых операций, производимой налоговыми органами, не может превышать 20 дней. Результат в обязательном порядке отражается в акте установленного образца.
Ответственность за нарушения, выявленные в ходе кассового аудита
В ходе проверки аудитор может установить ряд нарушений, имеющих место при проведении кассовых операций, и степень их существенности, отражающей аудиторский риск (уверенность проверяющего в собственных выводах). Типичные недочеты, которые могут быть выявлены аудиторской проверкой, могут относиться к нескольким сферам кассовых операций.
Общие документальные несоответствия:
- неправильное заполнение унифицированных форм «первички»;
- несоответствие документации правилам бухучета;
- отсутствие необходимых реквизитов;
- подделка или нехватка подписей на первичной документации.
Проблемы с хранением денежных средств:
- недостаточное обеспечение сохранности при перемещении наличности в банк и из банка, при выдаче зарплаты и др.;
- отсутствие сейфа, несгораемого шкафа для хранения остатков наличности;
- несоблюдение правил хранения ключей от хранилищ для денег;
- незаключение страхового полиса на кассу;
- нарушение лимита по остаткам денежных средств на конкретные даты.
Нарушения, связанные с выручкой:
- выручка не полностью оприходована;
- наличность из кассы расходуется неправомерно;
- расхождения записей в кассовой книге и в «первичке»;
- подотчетные суммы закрыты некорректно.
Нарушения кассовой дисциплины:
- недостаток первичной документации или ее отсутствие;
- неправильное оформление кассовой документации;
- неверное отражение в учетных регистрах операций по кассе;
- математические ошибки в исчислении остатков и оборотов средств;
- ошибочные корреспонденции счетов;
- недостаток или излишек денежных средств в кассе;
- неоприходование средств, поступивших в кассу;
- неправомерное или излишнее списание кассовых средств;
- присвоение, хищение денежных средств;
- расчеты помимо кассы;
- неправильность или несвоевременность регистрации ККТ.
Чем чреваты нарушения для виновных
Аудиторы, установившие в ходе проверки какое-либо нарушение, вправе возбудить дело об административном правонарушении. Срок для возбуждения такого дела – 2 месяца со дня установления его факта, а привлечение по такому делу может быть осуществлено в обычные сроки, предусмотренные административным правом.
Нерадивым работникам и предпринимателям придется отвечать по следующим требованиям административного законодательства (п. 1 ст. 15.1 и п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):
- нарушение правил операций с наличными денежными средствами, как и кассовой дисциплины, чревато штрафом: для должностных лиц – в размере 4-5 тыс. руб., для предприятий – 40-50 тыс. руб.;
- за нарушения, связанные с работой ККТ, должностные лица могут быть оштрафованы на 3-4 тыс. руб., а организации – на 30-40 тыс. руб.