Каждая организация в процессе своей деятельности осуществляет хозяйственные операции. Это могут быть расчеты с кредиторами, приемка ценностей, продажа продукции. Все эти действия должны документироваться.
Как проводится документирование хозяйственных операций?
Задачи документирования
Каждая операция сопровождается документами, что позволяет решить эти задачи:
- Создание полной базы с достоверной информацией о процессах и итогах деятельности компании. Сведения эти нужны для руководства фирмы, инвесторов, налоговых органов, банков.
- Контроль над перемещением ценностей и ресурсов.
- Предупреждение нарушений закона.
Как осуществляется организация контроля за хозяйственными операциями?
Правильное документирование крайне важно. Если информация об операциях будет недостоверной, на основании ее могут быть приняты неверные решения. Кроме того, подлог документов – дело подсудное. За правильность документирования отвечают не только представители бухгалтерского отдела, но и другие сотрудники, работающие с бумагами. Эффективность системы ключевых сведений напрямую влияет на эффективность управленческих решений.
Если хозяйственная операция не сопровождается подтверждающим документом, она не может быть учтена. Все бухгалтерские проводки должны вноситься на основании первички. Если же бухучет будет осуществляться с нарушениями, ответственные лица привлекаются к ответственности. Недочеты выявляются налоговыми структурами.
Как ведется контроль документирования операций хозяйственной деятельности организации?
Требования к первичке
Первичка – это бумаги, которые подтверждают факт совершения действия. К ней предъявляются следующие требования:
- Бумаги должны оформляться по форме, приведенной в специальном альбоме. Последние утверждаются Госкомитетом страны. Если формы нужного документа нет, фирма может разработать ее самостоятельно.
- Каждый документ содержит реквизиты. Это название бумаги, дата ее оформления, название компании, содержание произведенной операции, перечень ответственных лиц.
- Первичка оформляется в дату исполнения операции. Крайне редко документы заполняются после того, как операция произведена.
- В бумаге должны содержаться сведения, на основании которых можно определить содержание действия.
- В первичку могут вноситься исправления, однако корректировка производится в соответствии с законным порядком. В частности, исправления подтверждаются подписью ответственного лица. Проставляется дата внесения корректировки.
- Компания ответственна за сохранение документов на протяжении установленного срока.
Если правила по заполнению первички не соблюдены, документ не признается законным. Из него нельзя извлекать информацию для целей бухучета.
Классификация документов
Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения:
- Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
- Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
- Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
- Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.
Бумаги объединяются в группы на основании содержания действий:
- Материальные. Это первичка, подтверждающая передвижение ценностей. К примеру, это приходный ордер.
- Финансовые. Это бумаги, нужные для подтверждения действий с наличными или безналичными средствами. К примеру, это поручение по платежам.
- Расчетные. Нужны для оформления расчетов. К таким бумагам относится счет-фактура.
Есть группа бумаг, образованная на основании объема исполненных действий:
- Первичка. В ней содержатся сведения только об одном действии. К примеру, это кассовый ордер.
- Сводные. Бумаги нужны для обобщения сведений о группе однородных операций, произведенных за какой-либо период.
Бумаги объединяются в группу на основании метода использования:
- Разовые. Нужны для подтверждения однократной операции. К примеру, это накладная на предоставление ценностей.
- Накопительные. Нужны для неоднократных операций. К примеру, это лимитно-заборная карта.
Бумаги классифицируются по объему позиций:
- Однострочные. Есть только одна учетная позиция.
- Многострочные. В бумагах содержится несколько позиций.
Еще один признак – место составления:
- Внутренние. Это документы, составленные в компании, необходимые для внутренних нужд. К примеру, это может быть доверенность на получение ценностей.
- Внешние. Это бумаги, составленные в сторонней фирме. Как правило, в компаниях-контрагентах.
Способ заполнения бумаг – еще один определяющий признак:
- Документы, заполняемые вручную.
- Бумаги, которые заполняются посредством ПК.
Также существует следующая классификация:
- Распорядительные. Это бумаги, в которых содержатся сведения об управлении компанией, о производственно-эксплуатационной деятельности. Оформляются они органами управления.
- Финансово-расчетные. Бумаги, которые нужны для рационального использования финансов. За их заполнение отвечают представители бухгалтерского отдела.
- По снабжению. Это документы о ценностях. К примеру, это может быть оборудование, материалы.
В последнем случае принципиально содержание и назначение документов.
Классификация первичной документации
Первичка особенно важна для документирования действий. Она подразделяется на два вида:
- Документы-основания. На основании этих бумаг осуществляются операции.
- Сопроводительная документация. Это бумаги, которые сопровождают движение средств. К примеру, это могут быть накладные, поручения по платежам и прочее.
Вся первичка, вне зависимости от ее типа, должна быть правильно оформлена.
Способы проверки документации
Документация обязательно должна проверяться. В ходе контрольных мероприятий выявляются недочеты. Рассмотрим основные способы проверок:
- По форме. Устанавливается правильность использования бланка. Также проверяется наличие реквизитов, которые должны быть в первичке.
- Арифметическая проверка. В ходе ее определяются недочеты, которые могли быть допущены при заполнении документов. Если в банковской документации или в бумагах, нужных для оформления кассовых операций, выявлены ошибки, эти документы заполняются заново.
- Проверка содержания. В ходе мероприятия определяется законность выполняемой операции, а также ее целесообразность. Если действие компании не является легальным, сопровождающая документация также не будет законной. Она не может приниматься к учету.
К СВЕДЕНИЮ! Первичка может изыматься из мест ее хранения только на основании обоснованного постановления руководителя или другого ответственного лица. Изъятие осуществляется в присутствии понятых. Нужно заполнить протокол выемки, в котором перечисляются те документы, которые были изъяты. Перечень бумаг также содержится в специальных описях.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Качественное руководство возможно только в том случае, если в компании налажен учет.