Административно-хозяйственные отделы присутствуют во всех организациях, которые включают в себя более ста сотрудников. Начальники отделов отвечают за состояние помещений, которыми располагает компания. Они поддерживают чистоту, безопасность, следят за проведением своевременных ремонтных работ. Функции этих сотрудников на разных предприятиях имеют свои особенности – их регулирует должностная инструкция начальника АХО.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции начальника АХО .doc
Образец должностной инструкции начальника АХО
Общие положения
1.1. Данный документ регламентирует следующие аспекты деятельности начальника административно-хозяйственного отдела: должностные обязанности и задачи, условия работы, права и сферу ответственности.
1.2. Назначение на должность начальника АХО осуществляется посредством оформления начальством предприятия соответствующего распоряжения и регулируется трудовым законодательством России.
1.3. Непосредственный руководитель начальника АХО – начальник предприятия.
1.4. Если начальник административно-хозяйственного отдела отсутствует на рабочем посту, его задачи берет на себя сотрудник, который имеет необходимый объем знаний и опыта для полноценной замены. Заместитель назначается на рабочее место в соответствии с внутренними распорядками предприятия.
1.5. К соискателю, претендующему на должность начальника АХО, предъявляются следующие требования: наличие высшего профобразования и стажа работы на данной должности от двух лет/наличие среднего профобразования и стажа работы не менее пяти лет.
1.6. Начальнику АХО требуются знания в сферах:
- структуры компании и потенциальных путей ее развития;
- правил проведения табельных учетов на предприятии;
- правил и сроков отправки отчетов;
- средств связи и техники с вычислительными и организационными функциями;
- нормативной документации, которая поступает от вышестоящих лиц и затрагивает аспекты административно-хозяйственной стороны работы компании;
- способов механизации ручного труда;
- порядков закупки оборудования, инвентаря и канцелярии;
- основ трудового распорядка, принятых в организации;
- норм соблюдения техники безопасности (санитария на производстве, пожарная безопасность, охрана труда);
- правил составления отчетной документации за услуги;
- базовых принципов экономической науки, организации труда и управления на производстве;
- российского трудового законодательства.
Должностные обязанности
2.1. К перечню должностных обязанностей начальника АХО относятся:
- принятие участия в создании планов, связанных с организацией текущих и капитальных ремонтных работ основного фонда (в него входят здания, водоснабжающие системы, воздухопроводы и т.д.), оформление смет расходов на хозяйственные нужды;
- создание условий для осуществления ремонтных работ в помещениях предприятия и контролирование качества ремонта на всех этапах;
- снабжение подразделения организации предметами мебели, хозяйственными оборудованием, приборами для механизации инженерного труда, несение ответственности за сохранность данных объектов и проведение их ремонта при необходимости;
- участие в заполнении документации, требуемой для оформления договоров на предоставление услуг, хранение канцелярии, хозяйственных материалов и инвентаря, снабжение этими предметами всех подразделений организации, а также проведение учета их применения и заполнение отчетных документов. Контролирование целесообразного расходования материалов, которые направляются для хозяйственных задач;
- организация приема, прохождения регистрации и обслуживания лиц, которые прибывают в организацию в рамках служебной командировки;
- проведение мер по организации хозяйственного обслуживания конференций, собраний и прочих массовых мероприятий;
- руководство работами, направленными на благоустройство территорий (озеленение, уборка, торжественное украшение фасадов, проходных и т.д.);
- создание условий для проведения мероприятий по соблюдению пожарной безопасности и поддержанию в рабочей кондиции пожарного инвентаря;
- способствование внедрению новых средств связи и вычислительных приборов;
- руководство сотрудниками вверенного отдела.
Права
3.1. Права и полномочия начальника административно-хозяйственного отдела включают в себя:
- передачу подчиненным работникам указаний или заданий, которые охватывают вопросы, находящиеся в сфере компетенции начальника АХО;
- контроль за своевременным выполнением актуальных поручений и задач, адресуемых подконтрольным служебных отделений и работников организации;
- отправка запросов на получение необходимых материалов, которые имеют отношение к задачам, выполняемым начальником хозотдела;
- взаимодействие с отделениями сторонних предприятий для решения задач оперативного характера по вопросам производственной работы;
- защита интересов организации в сторонних учреждениях в процессе решения проблем, затрагивающих компетенцию начальника хозотдела.
Ответственность
4.1. В сферу ответственности начальника административно-хозяйственного отдела входят:
- низкая результативность производственной работы подразделения;
- некорректное выполнение (или отказ от выполнения) начальником АХО своих прямых обязательств, а также невыполнение указаний подчиненными сотрудниками отдела;
- предоставление заведомо искаженных сведений, касающихся состояния работы подразделения;
- отказ от выполнения приказов и поручений, исходящих от руководства предприятия;
- непринятие мер, направленных на предотвращение нарушений основ техники безопасности и противопожарных правил, создающее непосредственную угрозу компании и ее сотрудникам;
- игнорирование трудового и исполнительского дисциплинарных принципов сотрудниками подразделения, которое контролируется начальником хозотдела.
Условия работы
5.1. Распорядок работы начальника АХО разрабатывается с опорой на правила трудового распорядка, которые действуют в данной организации.
5.2. Начальник АХО выезжает в служебные командировки, если присутствует производственная необходимость.
5.3. При выполнении оперативных указаний по поддержанию производственной деятельности подразделения руководство предприятия может выделять служебное транспортное средство.
Составление должностной инструкции начальника АХО
Должностная инструкция не имеет универсального формата. Организации оформляют этот документ с учетом особенностей внутреннего распорядка. Написание инструктажа обыкновенно поручается кадровику или специалисту HR. Задачи начальников административно-хозяйственного отдела на разных предприятиях могут существенно отличаться друг от друга (при общем сходстве выполняемых функций).
Должностная инструкция содержит четыре пункта, которые освещают главные стороны профессиональной деятельности работника:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
Справка! Предприятия уполномочены включать в этот список дополнительные разделы, если они позволяют четче определить круг задач начальника АХО.
Распространение и утверждение документа
Количество должностных инструкций определяется количеством сотрудников, занимающих данную должность. Если предприятие подразумевает наем нескольких начальников АХО, то инструкция выдается каждому сотруднику. Для того чтобы этот документ обрел юридическую силу, он должен быть подписан. Подписи оставляются следующими лицами:
- начальник административно-хозяйственного отдела, которому эта инструкция предназначается;
- сотрудник, ответственный за ознакомление начальника АХО с инструкцией;
- руководство предприятия.
Структура должностной инструкции
Законную силу инструкции подчеркивает утверждение начальником организации. Оно находится в правой верхней части документа и содержит следующие данные:
- занимаемая начальством должность;
- название предприятия;
- ФИО;
- подпись с расшифровкой.
Важно! По центру строки на первом листа инструкции пишется ее название.
Первая часть
Открывающие инструкцию «Общие положения» расписывают ту категорию сотрудников, к которой относится начальник АХО. Категория зависит от подразделения административно-хозяйственного отдела, в который поступает сотрудник. Выделяют следующие варианты:
- социально-бытовой;
- материально-ресурсный;
- планово-расчетный.
Первый раздел посвящен субординационным вопросам. Он указывает лица, которым начальник АХО обязывается подчинятся и лица, которые находятся в подчинении у него.
Справка! Фамилии конкретных людей не называются – указываются только должности.
Указывается распоряжение или приказ, на основании которого начальник АХО был принят на работу. Затем перечисляются требования организации, предъявляемые к соискателю. Они затрагивают такие важные моменты:
- образование;
- опыт работы;
- навыки.
Для начальника АХО требования имеют две альтернативы – сотрудник может иметь как высшее, так и среднее образование. Однако среднее образование должно компенсироваться большим стажем работы. В противном случае сотрудник не будет допущен к осуществлению своих функций.
В заключении первого раздела приводится исчерпывающий список нормативной документации. Со всеми этими источниками начальник АХО должен быть ознакомлен. К их числу относятся:
- трудовое законодательство РФ;
- правила внутреннего распорядка компании;
- нормы охраны труда и противопожарной безопасности.
Вторая часть
Раздел «Должностные обязанности» дает начальнику АХО детальную характеристику тех функций, которые ему поручаются. Этот сегмент должностной инструкции является одним из самых важных. От четкости его прописывания зависит слаженность работы на предприятии. Разные организации возлагают на начальников АХО разные обязанности. Наполнение этого пункта зависит от внутреннего распорядка конкретной организации.
В крупных компаниях начальники АХО по уровню профессиональной подготовки делятся на три уровня:
- техники, плотники, электрики, сантехники;
- ведущие специалисты, главные инженеры, администраторы;
- руководители и заместители предприятия, технические директоры.
Третья часть
Глава «Права» описывают круг полномочий, которыми наделен начальник АХО для осуществления своей рабочей деятельности. Права, которыми обладает сотрудник, делятся на несколько категорий:
- право оповещения начальства о наличии неисправностей и потребности в помощи для решения ряда проблем;
- про взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, если того требует выполнение производственных задач;
- право управления подчиненными сотрудниками – распределение отпусков, назначение наказаний, разрешение на уход с рабочего поста.
Справка! Список полномочий начальника АХО определяется местом, которое он занимает в структуре конкретной организации.
Четвёртый раздел
Раздел «Ответственность» перечисляет те поступки, за которые начальник АХО может понести наказание. Наказание имеет разную форму и определяется тяжестью проступка. Им может стать выговор, лишение премии или даже увольнение.
Детальное и четкое описание ответственности уберегает предприятие от возможных проблем в суде. К примеру, если начальник АХО несет материальную ответственность – этот пункт обязательно отражается в должностной инструкции.
Справка! При описании сферы ответственности работника инструкция должна опираться на трудовое законодательство РФ (что указывается в самом документе).
Пятая часть
В условиях работы прописываются все особенности, которые сопровождают данную должность. К таким условиям могут относятся частые командировки, переезд в другой город, работа в ночное время и другие детали, которые не вошли в предыдущие разделы.
В завершении должностной инструкции указываются данные начальника АХО:
- ФИО;
- наименование предприятия;
- паспортные данные;
- подпись сотрудника;
- дата ознакомления с инструкцией.
