Объяснительная по излишкам при инвентаризации

Объяснительная по излишкам при инвентаризации – это документ, в котором материально ответственное за имущество компании лицо разъясняется перед руководством относительно выявленных излишком. В рамках настоящего текста мы разберемся, что представляет собой инвентаризация, какова будет судьба излишков, что ждёт ответственного сотрудника.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной по излишкам инвентаризации .docxСкачать образец объяснительной по излишкам инвентаризации .docx

Инвентаризация

Инвентаризация на предприятии представляет собой процедуру, в рамках которой сотрудники организации проводят сверху фактически имеющихся на складе ценностей с теми, что должны быть там по документам. Если ответственный за склад человек выполнял свою работу качественно, то есть регулярно принимал и списывал имущество, никаких расхождений выявлено не будет. В противном случае пойдет речь о применении к работнику дисциплинарной ответственности или даже возбуждении уголовного дела. Для материально ответственных сотрудников в Уголовном кодексе Российской Федерации даже предусмотрена отдельная статья – присвоение и растрата.

Под присвоением понимается ситуация, когда сотрудник предприятия взял принадлежащий организации предмет, присвоил его себе. Растрата – это передача имущества компании третьему лицу с корыстной целью или без таковой. Законодатель предусмотрел наказание в виде реального лишения свободы в исправительной колонии.

Излишки

В ходе инвентаризации могут быть выявлены недостача или излишки. Безусловно, недостача – это куда более серьезная ситуация, ведь организация теряет деньги. Излишки же являются показателем некачественной работы ответственного лица. Каждый раз, когда на склад компании поступают те или иные товарно-материальные ценности, материально ответственное лицо должно их оприходовать, передавать соответствующие документы в бухгалтерию, чтобы поставить на баланс фирмы.

Если кладовщик или заведующий по административно-хозяйственной части подходит к своей работе «спустя рукава», подобные нарушения безо всякого сомнения встретятся. Излишки придётся оприходовать либо возвратить той организации, которая и является собственником имущества.

Ответственное лицо

Материально ответственное за склад лицо перед началом инвентаризации составляет расписку, в которой подтверждает, что все поступившие на склад товарно-материальные ценности были оприходованы, а выбывшие – списаны. Если в ходе проверки выяснится, что это не так, все вопросу будут адресоваться именно ответственному сотруднику.

Излишки всегда образуются в результате некачественной работы, а значит, руководство фирмы сможет применить к своему подчинённому определённые санкции. Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает всего три вида наказания для сотрудников: замечание, выговор, увольнение. В случае с излишками об увольнении речи не пойдёт, ведь 81 статья нормативного правового акта перечисляет исчерпывающий перечень оснований для расторжения трудового договора, среди которых нет ни слова об излишках. Чаще всего в подобных ситуациях применяют замечание или выговор.

Выговор лишит работника возможности получать премию в течение всего срока его действия, составляющего один год. Правильно составленная объяснительная может поспособствовать более благоприятному для ответственного лица исходу.

Форма документа

Форма объяснительной не утверждается на законодательном уровне, что позволяет каждой отдельно взятой организации разработать собственные шаблоны и бланки, раздавать их сотрудникам для достижения единообразия документооборота. Этой работой занимаются представители кадровой службы. Даже если бланка на вашем предприятии не существует, всегда можно исполнить объяснительную в свободной форме. Сделать это можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Срок на подготовку документа – два календарных дня, а значит, откладывать решение вопроса «в долгий ящик» не стоит.

Рассказываем, как правильно составить объяснительную

Объяснительная в свободной форме будет состоять из трёх составных элементов: шапки, основной части с разъяснением причин образования излишков на складе, подписи сотрудника и даты формирования документа. Разберёмся, как не допустить ошибок при составлении записки.

В шапке потребуется прописать ФИО руководителя компании, полное наименование организации с указанием на её организационно-правовую форму. Затем здесь же отмечаем ФИО сотрудника, его должность согласно штатному расписанию.

Следующим шагом мы ссылаемся на сам факт проведения инвентаризации в компании, утверждаем, что вы являетесь материально ответственным за имущество фирмы лицом. Затем обозначаем, что инвентаризационная комиссия в ходе проверки на складе выявила излишки. Далее по тексту мы должны дать свои объяснения относительно того, как так получилось. Вероятнее всего, речь идёт о халатном отношении к своей работе.

Ниже по документу заверяем автографом объяснительную, ставим дату её оформления. Итоговый вариант потребуется передать в администрацию фирмы на рассмотрение. Сделать это можно как через отдел кадров, так и самостоятельно, вручив документ директору лично в руки. Как только по вопросу будет принято конкретное решение, ответственного работника уведомят об этом. Существует ненулевая вероятность, что никаких санкций к сотруднику не применят вовсе.

Примерный образец