Форма ОП-20. Заказ-счет

Для оформления заказов на банкеты, свадьбы, корпоративы и другие мероприятия в организациях общепита используют такую форму, как заказ-счет. Заказчиком может быть как физическое, так и юридическое лицо. К заполнению этой формы нужно отнестись со всей ответственностью, ее могут потребовать при проверках. Как заполнить заказ-счет по форме ОП-20, расскажем в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заказа-счета по форме ОП-20 .xlsСкачать образец заказа-счета по форме ОП-20 .xls

Как работать с документом

Заказ-счет нужен для того, чтобы фиксировать тот список блюд, которые были заказаны предприятию общепита, и их стоимость. Также в документе отражают факт получения заказа и передачи денег, отсутствия претензий у сторон. Заказ-счет схож с договором между организацией общепита и заказчиком (ЮЛ или ФЛ).

В документе обязательно отмечают наименования блюд, количество, стоимость, какой цех их должен приготовить и к какому времени. Холодный цех готовит закуски и салаты, горячий — горячие блюда, буфет — соки, напитки и т.д.

Никакие исправления в документе не допускаются. Если есть изменения в меню, то заказчик и организация должны их согласовать и заполнить таблицу с изменениями в заказе.

Внимание! В форме указано, что заказ-счет — это расчетный документ. Но он не может полностью заменить кассовые чеки или бланки строгой отчетности. Им дополняют данную документацию. При получении оплаты наличными средствами компания должна применять ККТ.

После того как мероприятие завершилось, ответственный за исполнение заказа работник расписывается об этом в бланке.

Хранить заказ-счет нужно в течение 5 лет.

О форме ОП-20

Данная форма в настоящее время является рекомендованной к применению. Если она по каким-то причинам не подходит компании, то ее можно доработать или сократить. Однако некоторые организации предпочитают работать именно с унифицированными формами, чтобы у проверяющих органов не было претензий.

Если решено разработать самостоятельную форму, то не нужно забывать об обязательных реквизитах первичного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Без них документ будет считаться недействительным.

Важно! Любое свое решение в выборе форм компания должна зафиксировать в учетной политике.

Справка! Заказ-счет по форме №ОП-20 был утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года №132. Обязательным к использованию бланк стал с 1 января 2013 года, согласно информации Минфина России №ПЗ-10/2012.

Заполняем заказ-счет

Данные в документ вносят на лицевой и оборотной стороне. Заполнять можно от руки или на компьютере.

Лицевая сторона

В шапке документа указывают стандартную для таких форм информацию:

• Название организации общепита и ее структурного подразделения.
• Код ОКПО и вида деятельности.
• Вид операции (не всегда).
• Номер документа и дату его составления.
• На сколько человек сделан заказ.
• Данные о заказчике. Это ФИО физлица или наименование компании.
• Название или номер зала.
• Время обслуживания (дата, часы).
• Подпись и расшифровка подписи работника, составившего заказ.
• Подпись заказчика, удостоверяющая согласие с условиями (ставится после заполнения всего документа).

Основная часть представляет собой таблицу, где нужно отметить следующие данные:

• Название блюда.
• Количество порций.
• Цену.
• Стоимость.

Эти сведения вносят в таблицу по каждому цеху: холодному, горячему, буфету, хлеборезному и указывают время, когда необходимо все это подать. Под таблицей расписывается сотрудник, проверивший все цены и суммы.

Далее отмечают, когда и на какую сумму были внесены аванс, доплата, оплата за цветы (если необходимо). Затем прописью нужно указать, какая сумма получена. Вносят также сумму чеков. Расписывается кассир.

Оборотная сторона

Если после заполнения бланка заказа на лицевой стороне у заказчика были изменения по планируемым блюдам, то включают сведения об этом в специальную таблицу. Указывают, какие блюда, в каком количестве и на какую сумму нужно исключить из заказа, а какие включить. В конце таблицы нужно не забыть подвести итоги.

Далее также нужно расписаться в том, что цены и суммы проверены. Это делает работник, принимавший заказ. После полной проверки расчета ставят подписи кассир, метрдотель и сам заказчик.

В последней таблице отмечают работников, которые производили обслуживание. После мероприятия заказчик должен расписаться в том, что заказ был выполнен полностью. И в самом конце ставит подпись ответственный за обслуживание работник.

Внимание! Документ составляют в двух экземплярах. Один остается у заказчика, другой — у организации.