Письмо-вызов на совещание

Письмо-вызов на совещание (приглашение) оформляют в больших организациях, когда необходимо созвать для решения каких-либо задач работников подразделений или руководителей компаний-партнеров. Разберемся, как его составить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-вызова на совещание .docСкачать образец письма-вызова на совещание .doc

Общие сведения

Если компания проводит важное совещание, куда должны подъехать партнеры, исполнители работ и т.д., то необходимо составить специальное уведомление о будущем событии. Обычно оформляют его в виде письма-приглашения или письма-вызова. Документ отправляют участнику заранее, например, за 2 недели или за 10 дней. Бывает, что встреча происходит вне плана, тогда сроки могут быть и короче.

Цель письма — уведомить о будущем совещании, о времени и месте его проведения. Также нужно написать, чему именно будет посвящена встреча, приложить подробный план совещания.

Кому можно отправить такое письмо:

1. Руководителям своих подразделений. Это характерно для больших организаций.
2. Компаниям-исполнителям каких-либо проектов. Письмо в этом случае отправляют руководству или лицу, отвечающему за работу с заказчиками.
3. Партнерам, инвесторам. Тем, кто вложил деньги в проект, и заинтересован в получении информации по нему.

Составлением письма занимается обычно секретарь или помощник руководителя. Он же берет на себя организацию совещания.

Составляем письмо-вызов (приглашение) на совещание

Такой документ компания разрабатывает самостоятельно. Его печатают на бланке с логотипом организации.

Требования к тексту таковы: не должно быть разговорных включений, двусмысленности, текст не должен быть длинным, но его содержание должно быть понятно с первого прочтения. Необходимо пользоваться стандартными формулировками, как и для любых деловых писем: «Сообщаем Вам», «Просим Вас», «Приглашаем Вас» и т.д.

В письме-вызове на совещание нужно указать такие сведения:

1. Наименование организации, реквизиты, логотип. Все это будет включено автоматически, если печатать на фирменном бланке.
2. Адресата письма. Указывают в правом верхнем углу.
3. Наименование документа: письмо-вызов, приглашение.
4. Обращение к адресату. Обычно используют формулировку «Уважаемый, …».
5. Когда, в какое время и где состоится совещание. Нужно указать точный адрес, даже если место проведения встречи известно адресату.
6. Информацию о том, чему будет посвящено совещание: подписание документов, обсуждение проектов и т.д.
7. Просьбу посетить совещание.
8. Контактное лицо. Обычно это помощник руководителя или секретарь. Он отвечает за организацию совещания.
9. Телефон и другие контактные данные этого работника.
10. Подпись руководителя компании.

Письмо передают с курьером, либо, если оно предназначено для работника этой же компании, передают с секретарем. Также можно отправить его с помощью электронной почты.

Образец письма