Приказ об утверждении графика отпусков

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика отпусков .docСкачать образец заполнения приказа об утверждении графика отпусков .doc

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Однако, если в компании есть профсоюз, то перед составлением приказа график отпусков нужно согласовать с ним. Если будет для графика отпусков будут использовать форму Т-7, то в специальной строке надо указать «Мнение выборного профсоюзного органа … учтено». Аналогичным образом можно поступить в индивидуальным бланком.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Отметим, в график вносятся все виды отпусков ─ плановые, дополнительные, «прошлогодние», а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении, в первую очередь, следует учитывать мнение «льготников», то есть тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• несовершеннолетние;
• инвалиды;
• сотрудники с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа. Он должен утверждаться в учетной политике организации. Но независимо от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

• название компании;
• дату составления документа;
• сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ, и его подпись;
• содержание документа;
• подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения. Это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ.

Приказ может быть написан как от руки, так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации, так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим. Однако каждая компания вправе внести индивидуальные правки.

Оформляем «шапку» документа

В начале листа пишут полное наименование организации, затем посередине строки указывают название документа. В нижней строке по левой стороне ─ дату формирования приказа, а по правой ─ номер документа.

Оформляем «тело» документа

Затем идет, собственно, приказ. Сначала тут указывается ссылка на основание, в данном случае это ст. 123 ТК РФ. Затем надо подробно прописать следующие детали:

1. Зафиксировать сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
2. Назначить ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом. Чаще в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь.
3. Указать полномочия ответственного лица. В частности, написать, что он обязан ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков до конца года. Также он должен уведомлять сотрудников об отпуске за 2 недели до его начала.
4. Уточнить, что к приказу прикладывают непосредственно график отпусков, составленный на особом бланке.

Теперь документ подписывает руководитель предприятия и сотрудник, ответственный за реализацию полномочий.