Расходно-кассовый ордер

Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует платежи, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

Важно учитывать, сумма, вписываемая в «расходник», не должна превышать 100 000 рублей. Все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк расходно-кассового ордера .xlsСкачать образец заполнения расходно-кассового ордера .xls

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации вправе самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке РКО всегда надо учитывать, что он должен обязательно включать наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, ордер необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ разрешают в рукописном и печатном виде. Формируется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Отметим, к расходно-кассовому ордеру часто прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы, например, приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п. При этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то РКО удостоверять его подписью уже не обязательно.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывают полное название компании с указанием организационно-правового статуса, которая выдает деньги. Затем в поле под названием ОКПО вписывают соответствующий код, хотя это не обязательно. Далее указывают номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления, которая должна совпадать с днем выдачи денег из кассы.

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится:

• код структурного подразделения, выдающего деньги, при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии;
• номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности;
• код аналитического учета по необходимости;
• кредит, т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег;
• конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (Ф.И.О.), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции, например, выдача материальной помощи, аванс на командировку и т.д., а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывают сведения о прилагаемом документе: его наименование, номер и дата составления. В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен заверить руководитель организации или любое лицо, уполномоченное на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному РКО, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносят паспортные данные или сведения из любого документа, служащего удостоверением личности гражданина, который получает деньги из кассы предприятия, и кассир, их выдающей, также ставит на «расходнике» свою подпись.

После оформления расходно-кассового ордера

После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.

Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.