Служебная записка на увеличение лимита топлива – это документ, по факту заявления которого организация должна пересмотреть объемы ГСМ, выделяемые водителям на поездки по маршрутам. Сегодня мы постараемся разобраться, зачем вообще транспортные компании устанавливают лимиты, в каких случаях можно заявить служебку на их увеличение, как правильно сформировать официальную бумагу.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на увеличение лимита топлива .docxСкачать образец служебной записки на увеличение лимита топлива .docx
Расход топлива на служебном автомобиле
Служебные автомобили, принадлежащие организации, используемые в её целях, заправляются за счет бюджета предприятия. Для того чтобы водители машин не хитрили и не сливали топливо себе, не перемещались по городу в личных целях, зачастую применяют топливные лимиты. Сотруднику могут выдать топливную карту с лимитом литров бензина или дизеля в месяц либо иным образом ограничивать расход топлива.
Для того чтобы руководство фирмы понимало, сколько в действительности потребуется затратить бензина для поездки из точки А в точку Б проводят специальные замеры. На предприятии формируется комиссия, члены которой загружаются в автомобиль, водитель везёт их по утверждённому маршруту. Комиссия должна обращать внимание на манеру вождения сотрудника, среднюю скорость транспортного средства и количество светофоров на дороге. В конечном итоге, когда конечная остановка будет достигнута, снимаются показания с одометра, проводятся математические расчеты.
Таким образом можно понять, сколько бензина в среднем затрачивается на поездку по каждому маршруту. Безусловно, погрешность никто не отменял, а значит во избежание внештатных ситуаций топливный лимит должен несколько превышать минимальное значение.
Изменение лимитов
Изменение лимитов расхода топлива – это практически неизбежная процедура, которую придётся рано или поздно провести. Дело в том, что расход топлива зависит от множества факторов, а переменные имеют свойство изменяться. Какой-то участок дороги могут перекрыть, в связи с чем придётся ехать в обход, а это лишний километраж, то есть лишнее топливо и время. Также двигатель и топливная система транспортного средства не являются идеальными, имеют свойство постепенно изнашиваться, ломаться и выходить из строя. Если автомобиль вовремя не обслуживать, может случиться ситуация, в которой расход топлива увеличится до пятидесяти или даже ста процентов.
Новые лимиты потребуется утверждать тем же способом, что и утверждались старые: директор издает приказ, формируется комиссия, производятся замеры при учете новых обстоятельств.
Служебная записка
Служебная записка на увеличение лимита топлива чаще всего составляется водителем, непосредственно эксплуатирующим транспортное средство, либо начальником гаража, его непосредственным руководителем. Сотрудник, от чьего лица будет заявляться просьба об увеличении лимита, по сути дела, неважен. Здесь самое главное – донести мысль, сообщить руководству об изменениях на маршруте.
Записка всегда будет адресоваться директору компании, ведь исключительно он уполномочен разрешать вопросы подобного характера. Как ни крути, а недостаточно будет просто проставить разрешительную визу и на этом закрыть дело. Реализовывать инициативу придётся нескольким сотрудникам. Так, например, бухгалтеру придётся пересчитывать расходы на ГСМ в новых количествах, а членам комиссии – вновь осуществлять расчеты.
Объясняем, как поставить служебку «на пальцах»
Служебная записка как деловой документ должна составляться по общим правилам делового документооборота. Следует понимать, что мы обращаемся к руководству компании, а значит официальную бумагу придётся оформить соответственно. Во-первых, выдерживаем нейтральный тон повествования, то есть отказываемся от любого проявления неуважения, соблюдаем деловой стиль языка. Во-вторых, не выходим за рамки общепризнанной структуры делового документа. Так, наша служебка будет состоять из шапки, основной части с обращением по топливным лимитам, даты составления и подписи ответственного сотрудника.
В первую очередь разберемся со структурой, начнем с шапки. Этот блок должен содержать в себе информацию относительно того, кому и от кого заявляется официальная бумага. Прописываем ФИО адресата служебки, его должность в фирме, а также полное название организации. Затем в родительном падеже отметим ФИО заявителя служебки, занимаемую должность в соответствии с штатным расписанием.
Далее по тексту обращаемся к руководителю организации, с нового предложения начинаем разъяснять суть нашего обращения. Первым делом ссылаемся на сам факт установления топливных лимитов на заправку служебных автомобилей, указывая, сколько какой объем ГСМ доступен для залива на данный момент. Следующим шагом утверждаем, что этого объема топлива оказывается недостаточно для адекватного выполнения работы, объясняем, как так вышло. Здесь мы должны ссылаться на изменения маршрута, техническое состояние нашего автомобиля или неверные замеры, произведённые членами комиссии. Как бы то ни было, мы должны достаточно полно и развернуто объяснить, чем вызвана подобная инициатива об увеличении топливных лимитов.
Ниже по документу проставляем дату оформления служебной записки, заверяем всё вышеизложенное подписью исполнителя с расшифровкой. На этом моменте можно смело утверждать, что служебка полностью сформирована и готова к передаче на рассмотрение. Решение по вашему вопросу должно быть принято в самые кратчайшие сроки.
Примерный образец
