Служебная записка о переносе командировки

Служебная записка о переносе командировки – это документ, с которым в адрес руководителя организации придется обратиться сотруднику компании в том случае, если запланированная командировка сорвалась, её потребуется перенести на другие числа. Рассказываем, чем чреват перенос командировки, как правильно его оформить, зачем нужна служебная записка.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки о переносе командировки .docxСкачать образец служебной записки о переносе командировки .docx

Перенос командировки

Если на предприятии случилось так, что уже запланированная командировка сорвалась, её нужно перенести на другие даты, потребуется оформить всё процедуру правильно. Следует понимать, что это не так просто, как может показаться на первый взгляд.

Первым делом необходимо будет разрешить вопрос с билетами на транспорт и местом временного проживания в командировке. Так, вернуть билеты порой может оказаться проблематичным вопросом, а особенно в том случае, если до даты выезда осталось не так много времени. То же самое можно сказать и по поводу бронирования отеля, гостиницы, квартиры. Если заведения гостиничного типа работают на основании норм федерального законодательства, то вот частные наймодатели вправе устанавливать свои условия по поводу бронирования и его отмены.

Только после того, как будет решен вопрос с транспортом и жильем, уже можно будет говорить об оформлении соответствующих документов внутри предприятия. Дела стоит закрывать именно в таком порядке в связи с тем, что сроки по части отмены бронирования играют не на руку предприятию.

Говоря о причинах переноса командировки, отметим, что они могут быть самыми разнообразными, начиная от различного рода форс-мажоров и заканчивая изменениям в договоренностях с контрагентом. Директора в обязательном порядке нужно поставить в известность относительно причин переноса, чтобы у него не возникало лишних вопросов в процессе принятия решения.

Служебная записка

Перенос командировки может быть произведен исключительно с согласия руководителя организации, то есть её директора. Это вопрос управленческого характера, касающийся, в том числе, финансовых моментов. Отмена или перенос командировки всегда связан с непредвиденными расходами, которые компании буквально придется понести, чтобы не потерять еще больше денег в будущем.

Следует понимать, что с гостиницей или перевозчиком можно попытаться договориться не об отмене бронирований, а лишь о переносе дат. Иногда такое решение может позволить «выйти сухими из воды», не потеряв ни копейки.

Всей работой по части ведения диалога с контрагентами, фактического оформления всех внутренней документации на предприятии будет заниматься её кадровик или непосредственный начальник сотрудника, направлявшегося в командировку. Кадровику в любом случае придется подготовить проект приказа руководителя о переносе дат служебной поездки на какое-то другое время. Основанием для издания такого распоряжения директором станет служебная записка от работника.

Форма документа

Служебная записка о переносе командировки относится к той разновидности официальных бумаг, для составления которых вовсе не существует каких-либо бланков или шаблонов. При составлении служебки сотруднику придется руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота и ориентироваться на схожие документы.

Обращаем не последнее внимание на структуру нашей служебной записки, ведь она, по идее, должна состоять из шапки, основного содержательного блока и блока с реквизитами. Каждый структурный элемент выполнятся по-своему, с учетом своих уникальных особенностей.

Написать текст служебной записки о переносе командировки сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Первый структурный элемент служебной записки о переносе командировки – это её шапка. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, отступив с красной строки, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании организации. Отметим, что у работодателя и так есть все сведения относительно сотрудника, а значит, прописывать паспортные данные нет необходимости.

Ниже по документу мы официально обращаемся к директору, просим его перенести запланированную на такие-то числа командировку на совершенно другие даты. Руководитель в обязательном порядке должен быть в курсе, по каким причинам запланированная служебная поездка должна быть перенесена. Например, причиной тому может стать болезнь сотрудника или что-то ещё.

Если у вас на руках есть какие-то документы, подтверждающие причины переноса служебной поездки, прилагаем их к записке. Все приложенные официальные бумаги необходимо оформить надлежащим образом, в столбик.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение, и дождаться, когда же директор её рассмотрит, запустит механизм переноса мероприятия на другие даты. До тех пор у ответственных сотрудников буквально будут связаны руки.

Примерный образец