Служебная записка о внесении изменений в план командировок

Служебная записка о внесении изменений в план командировок – это официальная бумага, в соответствии с которой в адрес начальника организации в теории может обратиться любой сотрудник, выразить инициативу относительно правок уже утвержденного плана служебных поездок. Сегодня мы разберемся, что представляет собой такой план, в каких случаях может подняться вопрос относительно изменений, как правильно составить соответствующую служебную записку.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки о внесении изменений в план командировок .docxСкачать образец служебной записки о внесении изменений в план командировок .docx

План командировок

План командировок представляет собой официальную бумагу, в соответствии с которой сотрудники организации и будут ездить в служебные поездки на протяжение следующих периодов времени. Например, план может быть утвержден на ближайший месяц, полугодие или даже год. Здесь всё зависит от желания руководства и общей нужде в конкретном плане-графике. В принципе, как показывает практика, многие предприятия и вовсе обходятся без подобных планов, оформляя служебные поездки непосредственно по факту.

Обычно план командировок используется компаниями, львиная часть работы в которых завязана на постоянных командировках сотрудников. Например, речь может пойти о настройке различных систем, проведении аудитов и прочих внутренних проверок и так далее и тому подобное.

Предполагается, что наличие плана должно каким-то образом систематизировать процесс оформления служебных поездок. И действительно, если бухгалтерия и сами сотрудники, которым придется ездить по стране, будут знать о грядущих поездках заранее, всем будет проще. Во-первых, бухгалтерия сможет спокойно просчитать все расходы и выделить деньги на организацию мероприятия. Во-вторых, для самих работников новость о направлении в служебную поездку не станет сюрпризом.

Конечно, любой план не может быть на сто процентов идеально продуманным, всегда остается пространство для манёвра. Вот и с планов командировок складывается такая же ситуация. В теории он может быть изменен в любой момент, если возникнет соответствующая необходимость.

Изменение плана

Для того чтобы изменить план командировок, кто-то должен обратиться к директору организации с соответствующей инициативой. Причем само обращение следует оформить официально, в письменном виде. В таких целях обычно составляется служебная записка о внесении изменений в план командировок. Руководитель в свою очередь изучит обстоятельства, вынуждающие переносить уже спланированную командировку, а также примет решение, насколько такое мероприятие вообще целесообразно. Здесь крайне важно провести взаимосвязь между практической необходимостью и вескостью причины, а также оценить возможные последствия от такого переноса.

Причин для внесения изменений плана командировок существует, на самом деле, великое множество, начиная от банальных несовпадений дат с какими-то важными событиями и заканчивая проблемами с финансированием всего мероприятия в целом. В теории выступить автором такой служебки может совершенно любой сотрудник, которому пришла в голову идея о переносе.

Отметим, что руководитель обязан лишь рассматривать все поступающие в его адрес обращения, тем не менее не обязан удовлетворять каждое из них. Если всё пройдет «гладко» и начальник решит пойти навстречу, в шапке записки появится заветная виза «согласовано.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о внесении изменений в план командировок, следует отметить, что отечественный законодатель по состоянию на сегодняшний день и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Отсюда получается, что составить документ может совершенно любой сотрудник, имеющий набор подручных средств и общее представление о том, как всем этим воспользоваться.

По структуре служебная записка о внесении изменений в план командировок должна состоять из шапки, основного содержательного блока и соответствующего набора реквизитов. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять служебную записку о внесении изменений в план командировок с заполнения её шапки. В верхней части документа нужно будет в дательном падеже прописать ФИО и должность нашего руководителя, а также полное наименование фирмы, её организационно-правовую форму. О себе автор записки оставит аналогичный набор сведений, но уже в родительном падеже. Такого набора информации окажется вполне достаточно, чтобы назвать шапку полностью составленной.

Ниже по документу приступаем к оформлению основного содержательного блока нашей служебной записки. Здесь сотрудник должен официально обратиться к начальнику и выразить инициативу относительно внесения изменений в уже утвержденный командировочный план. В обязательном порядке мы должны будем сослаться на реальные причины, по которым хотим внести изменения в план-график. Например, это может быть день рождения близкого родственника или собственный день рождения, назначенная дата проведения операции или что-то ещё.

В завершение работы с официальной бумагой начальник расписывается за всё вышеизложенное, ставит дату формирования документа. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, останется только передать её начальнику на рассмотрение и дождаться его ответной реакции.

Примерный образец