Служебная записка по результатам инвентаризации – документ, завершающий проведение проверки на складе предприятия. Сегодня мы разберемся, кто составляет данную служебку, зачем она нужна, как правильно её оформить.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки по результатам инвентаризации .docxСкачать образец служебной записки по результатам инвентаризации .docx
Инвентаризация
Инвентаризация представляет собой одну из стандартных учетных процедур, в рамках которой сотрудники организации сверяют фактическое наличие товарно-материальных ценностей с теми данными, что прописаны в учетных документах. Периодичность проведения проверки зависит от масштабов организации и рода её деятельности. Иногда инвентаризация может осуществляться раз в квартал, а иногда – раз в год.
Инвентаризация всегда берёт своё начало с распоряжения директора, в котором он формирует специальную проверочную группу из сотрудников. Во главе комиссии обычно встаёт работник, занимающий высокопоставленную должность в организации. Это может быть заместитель директора или начальник структурного подразделения. Всего в комиссии должно состоять не менее трёх человек, каждый из которых внесёт свою лепту в проверку.
Инициативной группе придётся на какое-то время погрузиться в учетную документацию, сверить каждую единицу имущества, хранящуюся на складе. По идее, когда предприятие приобретает тот или иной предмет (оборудование, инструмент и так далее), он должен приниматься ответственным сотрудником, а информация передаваться в бухгалтерию. Если завхоз выполняет свою работу некачественно, может образоваться недостача или выявиться излишки. В любом случае это не есть хорошо, а значит, придётся исправлять выявленные комиссией недостатки.
Материально ответственное лицо
За имущество предприятия ответственность несёт один из его сотрудников. Это может быть кладовщик, завхоз или заведующий по административно-хозяйственной части. Действующее законодательство обязывает организацию заключить с таким работником соглашение о полной материальной ответственности, по факту подписания которого человек примет на себя дополнительные обязательства по части возмещения утраченных ценностей. За пропажу придётся платить из своего кармана. Причем в некоторых случаях вопрос даже может дойти до судебного спора.
Материально ответственное лицо принимает участие в инвентаризации, однако не в числе членов комиссии, а как отдельный сотрудник. Так, перед инвентаризацией с ответственного берётся расписка, в которой он заверяет, что все поступившие на его вину ТМЦ оприходованы, а выбывшие – списаны. С этим знанием члены комиссии и начинают проводить проверку. Выявление недостачи или излишков будет свидетельствовать о том, что ответственный работник хотел что-то скрыть или попросту забыл оприходовать либо списать имущество.
Служебная записка
Служебная записка по результатам инвентаризации является документом, завершающим проверочную процедуру. Составляет документ, как правило, председатель комиссии, проводившей проверку. Можно сказать, что записка представляет собой отчёт о проделанной работе, адресуемый непосредственно директору. На основании сведений, отраженных в официальной бумаге, руководство будет принимать решения. В принципе, если никаких расхождений выявлено не было, на этом инвентаризация и закончится, однако, если вскроется что-то неожиданное, придётся разбираться.
По результатам инвентаризации материально ответственное лицо может быть привлечено к дисциплинарной или материальной ответственности. Более того, если комиссии так и не удастся выяснить причину пропажи имущества и его текущее местонахождение, может быть инициирована внутренняя служебная проверка. Здесь снова не обойдётся без приказа директора и формирования уже новой комиссии.
В служебной записке её автор может попросить применить к сотруднику, допустившему недостачу или иные расхождения, меру взыскания. Директор не обязан прислушиваться к мнению своих подчинённых, тем не менее может взять его за основу для вынесения санкции.
Рассказываем, как правильно составить служебку
Служебка – это официальная бумага из внутреннего документооборота компании, а значит, она должна быть выполнена по всем правилам. Самое главное для нас – выдержать структуру. Итак, записка должна состоять из шапки, основной части с обращением к руководителю и донесением сведений относительно результатов инвентаризации, даты составления и подписи исполнителя.
Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы в должны обозначить ФИО нашего директора, полное название компании-работодателя. Далее по тексту пропишем ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность в организации.
Ниже по документу обращаемся к директору, начинаем формировать основной блок нашего обращения. Утверждаем, что в течение определенного приказом промежутка времени на предприятии проводилась инвентаризация. Теперь описываем, какие результаты показала проверка имущества на складе. В случае выявления недостачи или излишков потребуется запросить с материально ответственного лица объяснительную записку на этот счёт. В принципе, если работнику удастся оправдаться и выставить всё так, что здесь не будет его вины, он может избежать ответственности.
Теперь, когда основной отчёт по инвентаризации уже нашел своё отражение на бумаге, можно переходить к заключительному этапу оформления служебки. Указываем дату составления документа, заверяем его подписью исполнителя (председателя комиссии). В таком виде служебку можно назвать полностью составленной и готовой к передаче на рассмотрение.
Примерный образец
