Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

С некоторых пор, каждая работающая организация в России имеет возможность передавать отчетность в государственные структуры через электронные средства связи. Такое право существует и для передачи сведений в ПФР. Для того, чтобы войти в систему электронного документооборота с Пенсионным фондом, надо написать соответствующее заявление.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления в ПФР на подключение электронной отчетности .docСкачать образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности .doc

Электронная отчетность

Вообще, ПФР принимает отчетность в двух видах: бумажном и электронном. Правда, правило это касается только малых предприятий, с небольшим количеством наемных работников.

Если на предприятии числится свыше 25 человек (среднесписочный параметр), то отчетность во все внебюджетные фонды нужно подавать только в электронном формате.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Через кого коммуницировать в ПФР

ПФР принимает отчетность:

• через посредничество специальных уполномоченных агентов (представителей);
• через удостоверяющие центры, имеющих аккредитацию.

Оба эти варианта имеют востребованность, поскольку первый значительно более удобен и прост (удостоверяющие центры имеют в своем распоряжении все нужные технологии, в т.ч. и собственную цифровую печать, а также обеспечивают полную техническую поддержку клиентов), а второй – менее затратен.

Но вне зависимости от того, каким именно способом компания решит сдавать отчетность, прежде всего, необходимо заключить с местным отделом ПФР Соглашение об электронном документообороте, а для этого необходимо написать соответствующее заявление.

Общие сведения о заявлении

На сегодняшний день заявление в Пенсионный фонд на подключение электронной отчетности имеет унифицированную форму, которую можно скачать на сайте фонда или взять у специалистов уполномоченной организации или удостоверяющего центра на стадии заключения договора.

Заявление допускается писать на фирменном бланке компании (во всяком случае, запрет на это нигде не фигурирует) или на обычном листе формата А4, от руки (четким, разборчивым почерком, без помарок, ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.

Заявление создается в единственном оригинальном экземпляре, который заверяется директором организации (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя).

Проштамповывать заявление в ПФР при помощи печати надо только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий для удостоверения документов закреплена в учетной политике фирмы. После составления заявление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

Содержание заявления вполне понятно – оно включает в себя просьбу к ПФР о присоединении предприятия к электронному документообороту. Но, помимо этой очевидной информации, в бланк входят и другие важные сведения.

В начале документа называется:

• адресат — наименование территориального отделения Пенсионного фонда;
• дата, с которой страхователь хотел бы быть подключенным к электронной системе.

Затем идет два раздела.

Каждый заявитель заполняет только один из них – в зависимости от того, кем он является – юридическим лицом или ИП.

Соответственно, об организации вносится следующая информация (все сведения должны соответствовать учредительным бумагам фирмы):

• полное название, ОГРН, ИНН, КПП;
• адрес (юридический и фактический);
• данные о банке, в котором обслуживается страхователь;
• среднесписочное количество сотрудников.

Предприниматели вносят в бланк:

• свои ФИО, ИНН;
• паспортные данные;
• адрес места жительства (по регистрации и фактический);
• банковские реквизиты.

Далее идет небольшая таблица, в которую вписывается информация о компании, оказывающей услуги связи между страхователем и ПФР и используемом средстве криптозащиты информации.

В завершении заявитель подписывает документ, подтверждая таким образом свое согласие с условиями Соглашения о работе в системе электронного документооборота.

Само Соглашение специалисты ПФР предоставляют после того, как получат от предприятия заполненное по всем правилам заявление. Затем представители организации должны внести реквизиты Соглашения (номер и дату) в программу связи от удостоверяющего центра или передать их уполномоченному представителю.