Выполнение служебных поручений вне постоянного места работы – служебная командировка — может длиться и один день. Законодатель не устанавливает минимальные сроки для командировок, отмечая лишь, что работник должен быть оформлен в организации по трудовому договору (срочному, бессрочному, договору совместителя) и выполнять в ходе командировки служебное задание. Многие работодатели и работники уверены, что оформлять однодневную командировку нет необходимости, но это ошибочное мнение. В ходе однодневной командировки возникают нюансы, которые обязательно должны быть отражены в рабочих документах фирмы, иначе пострадают интересы одной из сторон.
Вопрос: Работник организации (г. Москва) вылетел в командировку в г. Оренбург, оттуда на такси прибыл в г. Аксай, Казахстан (место командировки), в этот же день вернулся в г. Оренбург, а на следующий день — в г. Москву. Будет ли эта командировка однодневной? Как выплатить суточные?
Посмотреть ответ
Что учесть и как оформить?
Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).
По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.
Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных?
Посмотреть ответ
Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:
- расстояния до места выполнения служебного поручения;
- реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
- объема и сложности служебного поручения.
Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.
Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ?
Посмотреть ответ
Порядок оформления однодневной командировки стандартный:
- Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
- Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.
Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.
Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?
Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.
В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».
Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки?
Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2020 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2019 г. время составила 7 826,09 руб. Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.
Посмотреть ответ
После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.
Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).
Как оплатить?
Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянного рабочего места, должен быть оплачен по среднему заработку сотрудника (ст. 167 ТК РФ).
Кроме того, в общем случае компенсируются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):
- на проезд;
- по найму жилья;
- суточные;
- иные, прописанные в ЛНА, согласованные с руководством, расходы по командировкам.
При этом затраты на жилье, по договоренности с работодателем, будут возмещаться, если работник остается вне места проживания на ночь (к примеру, транспортное расписание таково, что он не успевает приехать домой и отдохнуть накануне следующего рабочего дня).
Что касается суточных, то их при однодневной командировке по России не выплачивают (Положение о командировках, п. 11 абз. 4). Можно прописать для однодневных рабочих поездок особую выплату в локальном акте фирмы, не прибегая к термину «суточные». Такую выплату можно назвать «компенсацией», однако следует иметь в виду, что по ст. 217 НК РФ сумма выше 700 руб. в день может быть признана доходом работника и на нее налоговики обяжут начислить НДФЛ, взносы, доначислить прибыль на сумму не принятых затрат по командировке.
В статье 217 НК РФ говорится именно о суточных, поэтому вопрос, считается ли компенсация в данном случае суточными и распространяется ли на нее указанный лимит, спорный. Решение принимает работодатель.
Судебная практика здесь носит неоднозначный характер, однако есть Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г., где говорится, что суточные за однодневную рабочую поездку, прописанные в ЛНА, следует включать в затраты. Ведь работник отправляется в командировку по решению работодателя, а не по собственной инициативе.
При однодневных зарубежных поездках нужно платить суточные, но в половинном размере от установленной организацией ежедневной нормы (Положение о командировках, п. 20). Эти нормы могут быть фиксированными для всех зарубежных поездок, а могут устанавливаться фирмой в зависимости от страны пребывания. Ежедневный лимит, позволяющий не удерживать НДФЛ и не начислять взносы, — 2500 рублей (выплачивается в валюте соответствующего государства).
Средний заработок: меньше или больше?
Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?
По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.
Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.
Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.
Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.
Тезисно
- Алгоритм оформления однодневной командировки такой же, как и многодневной.
- Различие в выплатах по командировке – в суточных. Они не выплачиваются работнику, откомандированному на один день, если поездка осуществляется по России.
- Судебная практика здесь разнообразна. Часть судей, в том числе ВС РФ, придерживается мнения, что суточные за однодневную командировку могут иметь место в затратах, если прописаны в ЛНА. Лимит по суточным (не облагается налогом на доходы) – 700 руб./сут.
- Однодневная командировка за границу дает право на суточные в размере 1⁄2 установленной в организации нормы.
- Суточные в размере до 2500 рублей при поездках за границу не облагаются налогом.
