Персональные данные о человеке при вступлении в трудовые отношения являются предметом обработки, защиты и хранения. Их основное свойство – конфиденциальность, поэтому для работы с этой информацией разработан особый регламент.
Рассмотрим, как предусмотрены в Трудовом кодексе процедуры, касающиеся персональных данных наемных работников, кому и при каких условиях можно эти данные передавать и каким образом использовать. Полезной будет информация о Положении о персональных данных как обязательном документе для любого работодателя.
Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации?
Персональные данные: законодательное определение
Когда человек вступает в трудовые отношения, от него требуется предоставить ряд сведений о себе. Вся эта информация, касающаяся будущего сотрудника, позволяющая определить его в том или ином контексте, и объединяется под термином «персональные данные».
В каком порядке должна осуществляться обработка персональных данных физлиц?
Порядок действий с этой информацией определен в таких законодательных документах, как:
- Конституция Российской Федерации;
- ст. 85 Трудового кодекса РФ;
- Федеральный закон № 149 от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон № 152 от 27 июля 2006 г. «О персональных данных»;
- Указ Президента России от 06.03.1977 г. № 188.
Эти законодательные акты утверждают сведения, которые подпадают под определение персональных данных, с тем, чтобы оградить приватную жизнь законопослушных граждан от неправомерного вмешательства и гарантировать целевое использование получаемых от них конфиденциальных сведений.
Являются ли номер телефона и адрес электронной почты персональными данными?
Перечень данных, считающихся персональными:
- ФИО физического лица;
- дата рождения;
- место проживания и/или прописки;
- полученное человеком образование;
- состав семьи;
- социальный статус;
- сведения, касающиеся владения имуществом;
- ранее занимаемые им должности;
- уровень получаемых доходов и их источники;
- иные сведения, имеющие отношение к трудовой функции, обозначаемой в заключаемом договоре с сотрудником.
КСТАТИ! Информация о политических, религиозных или других убеждениях сотрудника, его участии во всевозможных организациях, помимо работы, а также детали его частной жизни не относятся к персональным данным и не подлежат сбору, обработке, хранению и использованию. Их можно получить только с согласия самого работника. Исключение составляет ситуация, когда информация такого рода прямо относится к трудовой деятельности.
Вопросы здоровья сотрудника не могут попадать в поле зрения кадровых сотрудников, кроме непосредственного влияния на трудовую функцию.
Кто и какую ответственность несет за нарушение законодательства о персональных данных?
Насколько необходимо Положение о персональных данных
Наниматель, принимая на свое попечение физических лиц с присущим им комплектом персональных данных, законодательно обязан позаботиться об одобренных государством способах их обработки. При этом он обязан руководствоваться вышеприведенной нормативной базой, а индивидуальные тонкости отразить в специальных внутренних документах.
Как составить приказ об утверждении положения о защите персональных данных работников?
Самостоятельно регламентировать особенности действий с персональными данными сотрудников работодателей обязали недавно. Ст. 90 ТК РФ устанавливает ответственность лица, нанимающего персонал, за утечку или неправомерное использование конфиденциальных сведений, предоставляемых сотрудниками, причем ответственность предусмотрена во всех сферах права – дисциплинарной, административной, уголовной и гражданской.
Поэтому на каждом предприятии необходимо разработать и утвердить как минимум три обязательных внутренних акта, касающихся работы с такими сведениями:
- положение о защите персональных данных наемных сотрудников;
- обязательство о сохранении в тайне (неразглашении) полученных персональных сведений;
- согласие самого работника на обработку персональных данных.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Первый документ разрабатывается и закрепляется на основании приказа руководства организации, второй должен быть подписан теми лицами, которые осуществляют сбор персональных данных и имеют к ним доступ (кадровая служба, отдел безопасности, бухгалтерия и др.). Сотрудники обязаны ознакомиться с этой документацией под роспись. Согласие нанимаемого может быть выражено подписью под соответствующей строкой в анкете или личной карточке.
Состав Положения о персональных данных
Разделы данного документа содержат следующие необходимые подпункты:
- общие сведения;
- перечисление данных, считающихся персональными в конкретной компании;
- регламент применения данной информации;
- особенности доступа к этим сведениям;
- меры, принимаемые при нарушении принципов обработки информации, и ответственность виновных;
- приложения (форма заявления для сотрудника о согласии на обработку и/или проверку предоставленных личных данных, форма обязательства не разглашать полученную информацию для сотрудников, у которых она будет в пользовании).
Источник получения персональных данных
Легитимным, с точки зрения официальных законодательных документов, принятых в нашей стране, является только один способ получения конфиденциальной информации – от самого гражданина, пожелавшего добровольно ее сообщить в устной или письменной форме.
Косвенные способы получения персональных сведений о человеке (например, запрос на прежнее место работы) могут использоваться только в том случае, если сотрудник дал на это свое письменное согласие.
К СВЕДЕНИЮ! Чтобы иметь возможность получать информацию о сотруднике не только непосредственно от него, кадровые работники иногда используют не запрещенный законом прием. В анкете, заполняемой при трудоустройстве, может иметься пункт «Не возражаю против проверки предоставленных данных» или «Разрешаю получить информацию обо мне в следующих источниках (указать, в каких)».
Если к работодателю пришел запрос о сотруднике, который когда-то у него работал, лучше перестраховаться и потребовать письменное разрешение на предоставление персональных данных, подписанное самим физическим лицом. Это касается даже ситуаций, когда эти сведения требуют работники правоохранительных органов (вместо разрешения может быть подписанный их руководством приказ).
Что значит обрабатывать персональные данные
Понятие обработки включает все возможные законные действия, которые уполномоченные лица могут производить с получаемыми ими конфиденциальными данными:
- сбор;
- фиксация;
- систематизация;
- накопление;
- сбережение;
- защита;
- передача;
- использование.
Лицо или орган, производящее эти действия, называется оператором. При любых операциях с персональными данными он должен соблюдать следующие принципы:
- Соответствие способов обработки личных сведений и их целей требованиям законодательства РФ.
- Цели, задекларированные при сборе данных, должны совпадать с целями обработки.
- Выбирать способы обработки нужно в соответствии с заявленными целями.
- Все требования касаются только полных и достоверных персональных данных.
- Разглашать полученную информацию или ее часть без письменного согласия владельца строго запрещено законом.
Как передаются персональные данные
Использование конфиденциальной информации о сотрудниках внутри самой компании регламентировано Положением о персональных данных, которое принимается руководителем. Сотрудники непременно должны быть ознакомлены с этим порядком, что подтверждается их личными подписями.
Организация должна предусмотреть круг лиц, которым предоставляется по долгу службы санкционированный доступ к персональным сведениям. Этими лицами должно быть подписано Обязательство о неразглашении, форма которого также разрабатывается в рамках организации.
Требования к передаче персональных данных
- Запрещение предоставления данных любым третьим лицам или органам без наличия письменного согласия самого физического лица (исключение – угроза жизни и/или здоровью).
- Запрет на коммерческое использование полученных данных.
- При передаче четко регламентировать цель сообщения сведений и предупредить о ней получающее лицо.
- То или иное лицо, которому разрешено использовать персональные данные, может это делать только в объеме должностной инструкции.
- Отклонение от установленного порядка предусматривает серьезную ответственность виновного лица.