В штатном расписании отдела указаны три бухгалтера, но сейчас работают только двое. Чтобы понять, сколько рабочих мест предусмотрел работодатель, используют понятие «штатная единица».
Штатная единица — не человек и не название должности. Она показывает объем работы по конкретной позиции в штатном расписании. Поэтому одна должность может включать несколько штатных единиц, а количество работников не всегда совпадает с их числом.
Ну а сегодня мы разберем, что означает штатная единица и как считать дробные единицы. Кроме того, посмотрим, чем этот показатель отличается от должности, ставки и численности работников.
О понятии
Итак, штатная единица — это количественная характеристика должности или профессии в штатном расписании. За одну полную единицу принимают объем работы в пределах полной нормы рабочего времени для соответствующего работника.
Обращаясь к первоисточнику, Трудовой кодекс не дает отдельного определения штатной единицы. Ближайший официальный ориентир — форма № Т-3 и указания к ней, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Форма содержит графу «Количество штатных единиц». Кроме того, она позволяет отражать неполные единицы в долях, например 0,25, 0,5 или 2,75.
Проще говоря, должность отвечает на вопрос, какую трудовую функцию предусматривает структура. Штатная единица показывает объем этой работы.
Пример ситуации
Допустим, в отделе есть должность юриста в количестве 2 штатных единиц. Это одна должность, но работодатель заложил по ней два полных объема работы. Если один из них свободен, должность остается в структуре, а одна единица может быть вакантной.
Кстати, сам документ можно посмотреть и скачать на нашей странице про штатное расписание по форме Т-3.
Отличия от должности, ставки и работника
Эти понятия связаны, но обозначают разные вещи. Поэтому их стоит разделять уже на этапе кадрового учета.
| Понятие | Что означает |
|---|---|
| Должность | Наименование трудовой функции в структуре работодателя |
| Штатная единица | Объем работы по конкретной должности или профессии |
| Ставка | Практическое обозначение полного или частичного объема занятости |
| Работник | Конкретный человек, с которым заключен трудовой договор |
В частности, ТК РФ не определяет термин «ставка» как отдельное кадровое понятие. В практике «одна ставка» нередко соответствует одной полной штатной единице, но смысл зависит от контекста.
Кроме того, статья 15 ТК РФ связывает трудовую функцию с работой по должности согласно штатному расписанию. То есть расписание описывает структуру и объем позиций. А трудовой договор закрепляет работу конкретного человека.
Полная и неполная штатная единица
Работодатель может заложить как целую, так и дробную единицу. Например, 0,5 означает половину полного объема по соответствующей позиции.
Форма Т-3 прямо допускает значения 0,25, 0,5, 2,75 и другие доли. Поэтому дробная единица сама по себе правилам кадрового учета не противоречит.
Однако одна полная штатная единица не всегда означает именно 40 часов в неделю. Нужно учитывать норму рабочего времени для конкретной категории. Например, закон устанавливает сокращенную продолжительность для отдельных работников, и она остается их полной нормой.
Так, статья 91 ТК РФ ограничивает нормальную продолжительность рабочего времени 40 часами в неделю. В свою очередь, статья 92 предусматривает меньшую полную норму для отдельных категорий.
Например, для конкретной категории полная норма может составлять 36 часов. В таком случае одна штатная единица не превращается из-за этого в 0,9. Именно предусмотренная законом норма соответствует полной занятости такого работника.
Штатная единица и неполное рабочее время
Здесь нужно разделять структуру работодателя и режим конкретного сотрудника. Например, в штатном расписании может оставаться одна полная единица, хотя работник трудится неполное время.
В частности, статья 93 ТК РФ позволяет установить работнику неполный день или неполную неделю. В таком случае оплату считают пропорционально отработанному времени либо выполненному объему работы.
То есть переход конкретного человека на неполное рабочее время и введение 0,5 штатной единицы — разные кадровые действия. Первое меняет условия занятости работника. Второе меняет объем позиции в штатном расписании.
Кроме того, в разъяснениях о постоянном распределении одной полной единицы между несколькими работниками встречаются разные подходы. Поэтому наличие свободной части позиции не стоит определять только арифметикой «1 минус 0,5». Для кадрового решения нужно смотреть штатное расписание, трудовые договоры и способ оформления работников.
Кстати, на нашем сайте есть отдельный материал о приказе об установлении неполного рабочего времени.
Как считают количество штатных единиц
Прежде всего количество устанавливают отдельно по каждой должности или профессии. Затем показатели можно сложить и получить общую штатную численность по расписанию.
Например, организация предусмотрела следующий объем:
- две единицы бухгалтера;
- 0,5 единицы юриста;
- одну единицу секретаря;
- 1,5 единицы специалиста поддержки.
В итоге штатное расписание содержит 5 штатных единиц: 2 + 0,5 + 1 + 1,5 = 5.
При этом количество единиц не показывает фактическое число людей в организации. Например, вакантная позиция входит в утвержденную структуру, хотя работника на ней пока нет.
Если кадровику нужно узнать реальное число сотрудников, используют показатели численности работников. Например, среднесписочную численность рассчитывают по специальным правилам статистического учета. Простое сложение строк штатного расписания для этого не подходит.
Кстати, такой расчет мы подробно разбирали в материале про среднесписочную численность.
Занятые и вакантные штатные единицы
Если на предусмотренную позицию никто не принят, единица может оставаться вакантной. Например, в расписании есть три единицы инженера, а трудовые договоры заключены только по двум из них.
Однако временное отсутствие сотрудника не освобождает его единицу. Если человек ушел в отпуск, заболел или находится в отпуске по уходу за ребенком, трудовые отношения продолжаются.
Поэтому вакансию нельзя определять только по тому, находится ли человек сейчас на рабочем месте. Нужно установить, занимает ли работник соответствующую позицию по трудовому договору и сохраняется ли она за ним на время отсутствия.
Кроме того, статус свободной единицы имеет значение при сокращении. В предусмотренных ТК РФ случаях работодатель должен предложить сотруднику подходящую вакантную работу до увольнения.
Как вводят новую штатную единицу
Если работодателю нужен дополнительный объем работы, он может увеличить количество единиц по существующей должности. А для новой трудовой функции сначала вводят саму должность.
Например, в отделе уже есть два менеджера, но объем заказов вырос. В таком случае работодатель может увеличить количество единиц менеджера с двух до трех.
Как правило, изменение оформляют решением работодателя и приказом. Затем корректируют действующее штатное расписание либо утверждают новую редакцию.
Кстати, на нашем сайте есть готовый приказ о введении новой штатной единицы. Он подойдет как ориентир при увеличении количества единиц по уже существующей позиции.
При этом коммерческий работодатель не обязан использовать именно унифицированную форму Т-3. По статье 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта. Поэтому организация может применять собственный бланк.
Уменьшение количества штатных единиц
Свободную единицу работодатель может исключить из структуры своим решением. Однако для занятой позиции одного изменения таблицы мало, если кадровое решение ведет к увольнению сотрудника.
Например, в расписании есть четыре единицы бухгалтера, а компания решает оставить три. В таком случае уменьшается количество единиц по сохраняющейся должности.
В частности, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ предусматривает увольнение при сокращении численности или штата. При сокращении численности уменьшают количество единиц по должности. А при сокращении штата саму должность исключают из структуры.
Поэтому работодателю нужно соблюдать предусмотренную законом процедуру с уведомлением, предложением вакансий и другими гарантиями. Изменение штатного расписания должно отражать реальное кадровое решение, а не подменять его.
На нашем сайте этот порядок подробно разобран в статье про увольнение по сокращению.
Что проверить в штатном расписании
В итоге штатная единица помогает увидеть не список работников, а предусмотренный работодателем объем должностей и профессий.
Перед кадровым решением проверьте:
- какая должность или профессия указана в расписании;
- сколько единиц предусмотрено по этой позиции;
- являются ли единицы полными или дробными;
- кто фактически работает по соответствующим трудовым договорам;
- есть ли свободные позиции или временно отсутствующие сотрудники;
- нужно ли менять расписание либо достаточно изменить условия труда конкретного работника.
Иначе говоря, штатная единица описывает объем позиции в структуре работодателя. А трудовые договоры показывают, кто и на каких условиях выполняет этот объем работы.