Статья 168.1 ТК посвящена разъяснению нюансов возмещения нанимателем издержек, обусловленных служебными поездками, тем сотрудникам, основная деятельность которых имеет характер разъездов. Для этих категорий сотрудников приведены разновидности этого возмещения и указания, какие документы прописывают её величину и порядок выплат.
Содержание статьи 168.1 ТК
В её начале указано, что на нанимателе лежит обязанность компенсировать определённым категориям сотрудников их издержки, обусловленные служебными поездками. Статья перечисляет четыре подобные категории сотрудников, основная трудовая деятельность которых имеет:
- разъездной формат;
- экспедиционный характер;
- осуществляется в пути;
- проходит в полевых условиях.
Для сотрудников, попадающих в эти группы, наниматель компенсирует следующие расходы, которые они произвели в служебных поездках:
- проездные издержки;
- затраты на наём жилого помещения;
- затраты вспомогательного характера, обусловленные проживанием вне места своей постоянной дислокации (суточные, полевое довольствие);
- другие затраты, осуществлённые сотрудниками с разрешения нанимателя или с его ведома.
Подчёркнуто, что характеристики компенсации вышеперечисленных расходов прописываются в следующих документах:
- колдоговор;
- соглашение;
- нормативные акты нанимателя;
- трудовой договор.
Все перечисленные документы, за исключением трудового договора, также устанавливают характеристики сотрудников, попадающих в перечисленные категории.
Рассмотренная статья, как видно из её положений, посвящена особым категориям сотрудников, основные должностные функции которых как раз осуществляются в ходе их поездок. Это необходимо, поскольку к этим категориям не полностью применимы положения о командировках, разобранные в предыдущей статье 168.
Основные вопросы по трактовке положений статьи 168.1 ТК
Что означает понятие полевого довольствия, о котором упомянуто в этой статье?
Под ним понимаются денежные выплаты сотрудникам, основная рабочая деятельность которых протекает в поле или экспедиции. Их примерами являются геологи, картографы, археологи и т.д. Объём этого довольствия обычно рассчитывается на базе суточных выплат. Важные для нанимателя налоговые нюансы по этим платежам разобраны Минфином в письме №03-04-06/52242 от 25.07.18.
Также нужно подчеркнуть, что полевое довольствие не заменяет суточные, а дополняет их.
Что означает разъездной характер трудовой деятельности сотрудника?
В актуальном законодательстве не содержится полноценного определения этого термина. На практике к ней относится та трудовая деятельность, которую сотрудник на постоянной основе выполняет вне места территориальной дислокации своего нанимателя. Её отличием, к примеру, от командировок выступает именно её постоянный, а не временный характер.
Учитывая требования ст. 57 ТК, данный характер работы заранее прописывается в трудовом договоре.
Особо нужно отметить, что подобная деятельность не считается командировкой, что и подчёркнуто в ст. 166 ТК. Даже выдача подобному сотруднику командировочного удостоверения не означает, что его поездки относятся к командировкам.
Перечень сотрудников, относящихся к рассматриваемой категории, обычно закрепляется в приложении к одной из разновидностей документов, упомянутых в ст. 168.1 ТК. Это необходимо, т.к. этот перечень может изменяться чаще, чем основной документ.
Что подразумевается в данной статье под другими затратами?
Пока их полноценное определение в законодательстве отсутствует. На практике их список документируется на базе соответствующих пунктов локального нормативного акта, созданного на основе соглашения нанимателя с представителями трудового коллектива. Их примерами являются расходы на наём такси, проживание в отеле, проездные билеты, предоставление сотрудникам питания, чистой питьевой воды и т.д. Необходимо отметить, что ключевой предпосылкой их учёта нанимателем с налоговой точки зрения является экономическая целесообразность этой категории затрат (ст. 252 НК).