Это коснется ученических, трудовых контрактов, договоров об ответственности за ТМЦ, анкеты сотрудников, копия личной документации, карточка Т2. Однако бумаги, касающиеся работника лично, разрешено хранить электронно только с его согласия.
Хотя есть ряд бумаг, которые пока запрещено создавать в электронном виде:
- трудовая книжка;
- акты о производственных травмах;
- приказы об увольнении;
- подтверждение о прохождении инструктажа по безопасности и охране труда.
Но если работник до 31.12.2020 написал заявление руководству о том, что хочет перевести трудовую в электронный формат, ему отдают бумажный вариант на руки. Далее информация ведется в ПО.
Важно! Люди, устраивающиеся на работу с 1 января 2021 года, не заводят бумажную трудовую. На них уже оформляется электронный документ.
ПФР в свою очередь считает, что электронный документооборот повысит безопасность и снизит риск подделки документации, а также сведение к минимуму ошибки в заполнении. Очень часто при оформлении пенсии люди сталкивались с тем, что кадровики неверно писали какую-либо информацию, что влекло за собой, например, снижение стажа, а соответственно величины пенсионного пособия.
К тому же электронный оборот кадровой документации облегчит работу сотрудникам отдела, а работники, имея полноценный доступ к базе, смогут отслеживать какие сведения работодатель вносит в их бумаги.
Введение документооборота в электронный формат
Согласно ст. 1 ФЗ № 377, эту систему можно ввести на основании местного нормативного акта, который согласован с профсоюзом. Причем в акте требуется отразить:
- информация о платформе, где будут храниться сведения;
- варианты доступа руководителя и сотрудников к системе;
- список бумаг и работников, в отношении которых будет формироваться электронная база;
- дата введения формата;
- срок ознакомления сотрудников текущим актом.
Внимание! Разрешается дополнить акт другими сведениями, например, методом ознакомления с инструкцией по охране труда, сроками подписания тех или иных документов.
Далее руководитель обязан оповестить всех сотрудников о переводе на электронный оборот на протяжении того времени, которое обозначено в акте. Однако без согласия работника, который трудоустроился до 31.12.2021, начальник не вправе вести его личные данные по новой системе.
Так как электронные бумаги надо подписывать ЭЦП, то все затраты на ее оформление на себя берет начальник. Если у работника таковая есть, то он вправе использовать ее.
Где будет храниться электронная информация?
Для сохранности сведений Минтруд выбрал платформу «Работа в России». На базе ПО есть возможность не только загружать документацию, но и формировать различные бланки, в том числе трудовые договоры в соответствующем конструкторе.
Любой бланк можно подстраивать индивидуально, составлять допсоглашения. Система сразу проверяет сведения на соответствие ТК РФ, что сводит к минимуму допущение юридических ошибок. Также ПО интегрировано с Госуслугами, и автоматически заполняет карточки работников. При необходимости через программу можно загрузить .pdf формат документа.
Изменения в трудоустройстве
Согласно ФЗ № 377 от 22.11.2021, принимать сотрудников на работу разрешено только по трудовому контракту без приказа о приеме на должность. Однако это не обязательно, если руководство захочет из дать приказ, то это не будет нарушением.
Если компания ведет оборот документации в электронном виде, то руководство обязано предупредить будущего сотрудника об этом. Но когда работнику потребуется бумажный вариант любого документа, работодатель обязан бесплатно его предоставить в затребованном формате.