Проекты об электронном документообороте между работодателями и Пенсионным фондом разрабатывались не один год. В 2021 году федеральный закон №439 вступил в законную силу.
К сведению! В тех ситуациях, когда сотрудник уже официально работает на предприятии и трудовые отношения зафиксированы в бумажной трудовой, перевести документ на электронный формат возможно только при получении письменного согласия самого работника. Для вновь трудоустроенных граждан трудовая сразу ведется в электронном виде, бумажная не оформляется вообще. Таким способом планируется полностью прекратить ведение трудовых в бумажном варианте.
Одновременно с законом об электронных книжках в действие был введен закон, касающийся всех ИП и организаций любых форм собственности, согласно которому при наличии в штате работников необходимо направлять сведения о каждом трудоустроенном в ПФР.
Работодатель вправе выбрать способ предоставления информации о сотрудниках в ПФР. В том случае, когда организация выбирает бумажный вариант, то она обязана каждый месяц направлять в Пенсионный фонд отчетность СЗВ-ТД.
Но возможность выбора способа оповещения ПФР о трудоустроенных есть лишь у тех компаний, штат которых не превышает 25 человек. Все те организации и ИП, численность работников у которых больше 25 человек, обязаны направлять данные в Пенсионный фонд только в электронном виде.
Если сотрудник изъявит желание иметь бумажную трудовую, работодатель не вправе отказать, даже если уже подает сведения в электронном формате. В таком случае придется вести двойную работу – направлять сведения о работнике электронно плюс вести бумажную трудовую.
Основные сведения, которые организация обязана направить о работнике в ПФР таковы:
- прием работника;
- увольнение;
- перевод внутри организации;
- изменение трудового функционала;
- место работы.
Если сотруднику понадобятся данные о трудоустройстве, он должен получить электронную выписку из своей трудовой через портал Госуслуг. Также можно подать заявление в Пенсионный фонд или Многофункциональный центр. В любом из перечисленных органов выдадут бумажную выписку или же электронную, если заявление было подано через госуслуги. Работодатель больше не обязан выдавать бумажные выписки из трудовых.