Забалансовые счета нужны для учета собственности и обязательств, которые не заносятся на балансовые счета. Приказом Минфина №94н от 31 октября 2000 года оговорено 11 подобных счетов. Инвентаризация необходима для установления соответствия реального состояния собственности информации, прописанной на забалансовых счетах.
Что и как учитывать на забалансовых счетах?
Нужно ли вести забалансовые счета?
Некоторые бухгалтеры игнорируют необходимость ведения ЗС. И в самом деле отсутствие этих счетов не оказывает значительного влияния на состояние компании. За отсутствие ЗС не накладывается ответственность. Однако нужно учитывать, что без забалансовых счетов сведения об имущественном состоянии фирмы будут неполными. Инвентаризация ЗС служит получению достоверной информации. На ее основании можно принимать решения, назначать специальное управление.
Как провести инвентаризацию бланков строгой отчетности?
Сведения с ЗС позволяет правильно оценить все активы компании. Если эти сведения будут отсутствовать, аудитор не сможет корректно вынести заключение о состоянии фирмы. Полноценный учет собственности нужен и для налоговых структур, проводящих проверку. К примеру, на счете 001 могут храниться сведения об ОС, взятых в аренду. В этом случае компания получает возможность обосновать расходы на ремонтные работы.
Следует фиксировать на ЗС сведения об имуществе, которое передается в аренду третьим лицам. В этом случае соответствующие счета понадобятся для оформления финансового плана, правильного ведения управленческого учета. На основании ЗС можно разработать бухгалтерские отчеты.
Как провести инвентаризацию полученных и переданных в аренду основных средств?
Инвентаризация активов на ЗС
Инвентаризация – это процедура, в ходе которой отслеживаются состояние собственности и обязательств фирмы. В частности, устанавливается их фактическое наличие. В процессе сопоставляются сведения из бухучета с реальным наличием имущества. Инвентаризация обязательно проводится перед заполнением годового отчета.
Как провести инвентаризацию объектов, учтенных на самостоятельно введенных забалансовых счетах?
Рассмотрим особенности инвентаризации забалансовых счетов:
- У фирмы редко есть точные сведения о стоимости собственности, зафиксированной на забалансовых счетах. Соответствующая информация обычно есть у арендодателя или независимого оценщика. Рекомендуется указать стоимость объекта в договоре аренды. Затем стоимость вписывается на забалансовый счет, а потом переносится в инвентаризационную опись.
- Если компания арендует ОС, на каждое средство оформляется отдельная опись. Эти средства не должны смешиваться с собственными активами. В описях фиксируются все бумаги, которые подтверждают прибытие средств в компанию.
- Не всегда точную стоимость объектов можно определить. К примеру, это невозможно в отношении бланков строгой отчетности. В рассматриваемом случае нужно отражать условную стоимость.
- На забалансовые активы оформляются отдельные сличительные ведомости. Итоги контрольных мероприятий фиксируются в инвентаризационных описях.
Инвентаризация ЗС может проводиться не только предприятиями, но и ИП.
Порядок проведения
Инвентаризация выполняется в соответствии с этим порядком:
- Назначение комиссии, которая будет проводить инвентаризацию. Назначается она на основании приказа руководителя и получает полномочия, которые будут действовать весь год.
- Издание приказа о процедуре. В приказе указываются сроки проведения процедуры, ее причины. Указываются участники комиссии.
- Проведение инвентаризации. Мероприятие осуществляется в присутствии участников комиссии и материально ответственных лиц.
- Итоги мероприятия. Результаты подтверждаются описями, на которых ставятся подписи присутствующих при инвентаризации. Информация обобщается в Ведомости результатов.
Описи ИНВ-1 составляются в двух экземплярах. Если были обнаружены расхождения между реальностью и учтенными данными, оформляются сличительные ведомости. Создаются они по формам ИНВ-18 и ИНВ-19. Форма ИНВ-5 используется в отношении собственности, принятой на ответственное хранение.
Периодичность инвентаризации забалансовых счетов
Как правило, назначается инвентаризация до оформления годовой отчетности. До начала мероприятия сведения о реальном состоянии активов на забалансовых счетах должны быть у бухгалтера. Допускается такая периодичность проведения:
- Можно не устанавливать состояние объектов в том случае, если оно было проверено за 2-3 месяца до завершения года.
- Опись фондов библиотеки осуществляется каждые 5 лет, ОС – каждые 3 года.
Специальный порядок установлен для субъектов, находящихся на Крайнем Севере. Мероприятие может проводиться тогда, когда в остатках меньше всего оборотных активов.
Проводки, выполняемые по итогам мероприятия
После того как инвентаризация проведена, составляются заключительные акты. На них ставят свои подписи участники комиссии и материально ответственные сотрудники. Итоги инвентаризации нужно отражать в бухучете. Недочеты фиксируются следующим образом:
- КТ003. Списание недостачи объектов, ранее принятых для переработки.
- ДТ91/2 КТ76. Отнесение убытков на прочие траты.
Если найдены излишки, вносятся эти проводки:
- ДТ003. Оприходование излишек.
- ДТ10/1 КТ91/1. Излишки материалов, включенные в активы.
Все проводки вносятся на основании прежде составленной документации.
Когда проводится инвентаризация забалансовых счетов
Мероприятие обычно проводится при наличии этих обстоятельств:
- Передача активов в субаренду.
- Оформление годового отчета.
- Наличие хищений и порчи.
- ЧП, стихийные бедствия.
- Ликвидация или реорганизация компании.
- Смена материально ответственного трудящегося.
То есть инвентаризация ЗС должна исполняться тогда, когда компанию ждут значительные изменения. Однако она может осуществляться и чаще. Соответствующее положение фиксируется во внутренних актах.
Инвентаризация забалансовых счетов в бюджетных организациях
В бюджетных учреждениях число забалансовых счетов расширено с 11 до 30. Организация может ввести также дополнительные ЗС. Последнее актуально в том случае, если 30 счетов недостаточно для качественного управленческого учета.
Рассмотрим особенности бухучета:
- По дебету счетов фиксируются поступившие ценности, выданные или приобретенные гарантии.
- По кредиту фиксируется удаление ценностей из учета, покрытие обязательств с обеспечением в форме гарантий.
Корреспонденции между забалансовыми счетами нет. То есть в проводке фигурирует или КТ, или ДТ. Инвентаризация ЗС осуществляется в стандартном порядке: издается приказ, назначается комиссия, фиксируются выявленные несоответствия.
ВАЖНО! Если нужно списать долг со счета 04, выполняться это может только по решению комиссии.
Дополнительные особенности
Какова продолжительность хранения приказов об инвентаризации? Хранить их нужно на протяжении всего срока деятельности компании, так как это основная документация.
Как действовать, если один из участников комиссии не смог явиться на мероприятие? Нужно издать приказ о замене этого участника.
Что делать, если в документе с итогами инвентаризации обнаружена ошибка? Нужно зачеркнуть неверно указанную информацию. Правильные данные вписываются над помаркой.
На документе об итогах мероприятия обязательно должны стоять подписи всех участников инвентаризации. В обратном случае документ не будет действительным.