Препроводительная ведомость к сумке

Когда происходит перемещение наличных средств из кассы предприятия в банковскую организацию, используется документ под названием «Препроводительная ведомость к сумке». Под «сумкой» подразумевается специальный инкассаторский чемоданчик, в котором хранится наличность с момента получения ее из кассы предприятия и до передачи в финансовое учреждение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк препроводительной ведомости к сумке .xlsСкачать образец заполнения препроводительной ведомости к сумке .xls

Когда и кем составляется ведомость

По сути ведомость ─ это не отдельный документ, а комплект таковых. Бланки унифицированы в Приложении № 7 к Указанию Банка России № 3352-У. Помимо препроводительной ведомости, в пакет входит накладная и квитанция к сумке. При этом к конкретному документу прикладывается опись сдаваемых наличных денег.

Документ вправе заполнять другое уполномоченное лицо, например, заведующий илм продавец отдела. Однако чаще этим занимается специалист бухгалтерского отдела предприятия перед помещением денег в инкассаторскую сумку. После составления документ также вкладывается в нее и извлекается только вместе с финансами.

Зачем нужна ведомость

Данный документ позволяет четко зафиксировать сумму, перевозимую из кассы организации в банк, обеспечивает ее неприкосновенность и сохранность.

В случае, если при принятии денежных средств от инкассатора, данные из ведомости не будут совпадать с практически имеющейся наличностью, ответственность за недостачу попадает непосредственно на исполнителя услуги, то есть инкассатора.

Порядок применения препроводительной ведомости к сумке

В соответствии с законом банковские учреждения обязаны принимать наличные средства от организаций при наличии следующих сопроводительных документов:

• приходно-кассового ордера;
• объявления на взнос наличными;
• препроводительной ведомости (в состав которой кроме собственно ведомости входят накладная и квитанция).

Инкассаторская сумка заполняется материально-ответственным сотрудником юридического лица (кассиром или бухгалтером), который также оформляет и препроводительную ведомость. При этом сумка должна быть запечатана таким образом, чтобы пломбу невозможно было нарушить без явных примет попытки взлома. Ведомость вкладывается внутрь инкассаторской сумки, а накладная и квитанция, которые также входят в комплект сопроводительной документации, остаются снаружи.

Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке

Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:

• информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги;
• номера счетов;
• транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам;
• источник прихода денежных средств;
• дату перемещения.

Также в ведомости содержатся оригиналы подписей клиента, бухгалтерского работника кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.
Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать. Не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юрлиц, невзирая на отмену этого требования в законе.

Что касается алгоритма формирования ведомости, то организация должна заполнять не все реквизиты. Так, данные не нужны в трех полях:

• поля для номеров документа и приложений, потому что их присваивает и вписывает банк;
• поле «Опломбированную сумку № … без пересчета принял» оставляют инкассатору;
• поле «Акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег», так как документ вправе формировать только банковские работники, и то только при выявлении ими в сумке излишка, недостачи или сомнительного денежного знака Банка России.

А вот заполняя ячейки «Символ» и «Источник поступления», надо использовать номенклатуру символов, которые Банк России утвердил в Указании № 4927-У.

Отметим, после сдачи денег, ведомости, накладной и квитанции, последнюю необходимо получить от инкассатора с печатью и подписью. Впоследствии документ необходимо приложить к РКО.

Сколько экземпляров имеет ведомость

Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):

• первый из которых кладется вместе с деньгами в инкассаторский чемоданчик;
• второй передается работнику кредитной организации (он должен быть обязательно завизирован печатью инкассатора);
• третий остается в бухгалтерии компании, которая переправляет деньги из кассы в банк.

Последняя копия должна быть удостоверена резолюцией инкассатора. В дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.

Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.

Как быть если в документе допущены ошибки

Ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению нужно относиться крайне скрупулезно, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в ведомости недопустимы, поэтому, если какие-либо ошибки все же случились, следует оформить новый бланк документа.

Образец составления препроводительной ведомости к сумке

Вначале вверху пишется номер инкассаторской сумки, к которой прилагается ведомость и дата составления документа, которая должна соответствовать дате передачи денег из компании в банковское учреждение.

Затем заполняется графа «От кого». Здесь указываются реквизиты отправителя денег. Если это ответственный сотрудник предприятия, следует внести его должность, фамилию, имя, отчество. А если деньги передаются через инкассатора, то достаточно вписать полное название организации, деньги которой транспортируются.

В графе «Получатель» пишется адресат денежных средств (чаще всего названия в двух вышеуказанных строках совпадают). В строку под названием «Дебет» вносится номер банковского лицевого счета получателя, в строку «Кредит» — номер его расчетного счета. Чуть ниже указывается ИНН получателя и еще раз номер счета.

Следующее, что нужно вписать в документ:

• названия банка-вносителя и банка-получателя перевозимой наличности;
• указать их БИК (банковский идентификационный код);
• сумму (прописью) и источник, из которого были получены средства.

В соответствующие ячейки справа еще раз вносится:

• сумма (теперь уже цифрой);
• символ поступления (имеется ввиду код источника поступления – при затруднениях по этому параметру можно проконсультироваться у банковского специалиста);
• разбивка суммы в зависимости от кода источника (если деньги были получены разными путями).

На второй стороне бланка ведомости дается опись сдаваемых денежных средств. Здесь расписывается:

• количество банкнот, в зависимости от их номинала;
• сумма по каждой строке (вычисляется путем умножения значения из первой графы на значение второй).

В завершение ведомость должна быть подписана всеми ответственными сотрудниками, задействованными в транспортировке денежных средств.