Карточка учета мягкого инвентаря

Карточка учета мягкого инвентаря — это специальная форма документа, которая нужна для учета приобретенного в собственность имущества, использующегося много раз, но при этом не меняющего свою характеристику и функциональное предназначение.

В карточку записывается инвентарь, период использования которого составляет не менее 12 месяцев, а его цена не превышает размера, установленного документом, регламентирующего порядок ведения бухгалтерского и налогового учета в организации для активов с подобной характеристикой.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк карточки учета мягкого инвентаря .docСкачать образец карточки учета мягкого инвентаря .doc

Мягкий инвентарь: что это?

Мягкий инвентарь – общее название текстильных изделий, которые используются в течение долгого времени, а также имеющие тесный контакт с человеческим телом.

В организации мягким инвентарем считается:

• Нижнее нательное белье — нижние сорочки, пижамные брюки, кальсоны и прочие изделия, изготовленные из текстильных материалов.
• Тканые изделия, которые повсеместно используют для обустройства постели — наволочки, пододеяльники, простыни, тюфячные и прочие аналогичные изделия.
• Предметы, которые размещают на матрасе или кровати — одеяла, подушки, спальные мешки и т.д.
• Швейные изделия, одеваемые на тело — специализированная одежда,специальное повседневное обмундирование и т.д.
• Изделия, которые надо надевать на ноги — все типы рабочей обуви.

Что не является мягким инвентарем

Зачастую тот, кто заполняет документ, может по ошибке причислить к активам мягкого инвентаря:

1. Скатерти, занавески, гардины и прочие подобные изделия — хоть это и швейные изделия, но они не указаны в НПА российского законодательства, следовательно,они не относятся ни к одной группе, представленной там.
2. Сырье для мягкого инвентаря — ткань, утеплитель, материалы швейного производства, используемые для изготовления подкладки одежды и различные вспомогательные части и детали, необходимые для изготовления текстильного изделия.
3. Мелкие предметы личного потребления, срок службы которых составляет менее 12 месяцев — носовые платки, резинки для волос и т.д.
4. Старые тряпки, которыми вытирают или обтирают что-либо.
5. Отдельные «мягкие» предметы, которые не создают человеку индивидуальную защиту.

Самым общеизвестным типом ошибки на сегодняшний день является невключение в данный тип активов условно называемых «твердых» вещей, которые фактически считаются мягким инвентарем. Это:

• головной убор, предохраняющий владельца от механических повреждений — шлем;
• защитный шлем для защиты головы военнослужащих, пожарных — каска;
• средство защиты органов дыхания, зрения и кожи лица — противогаз.

Какая информация должна содержаться в документе

Для внесения данных в карточку, инвентарь и принадлежности следует объединить по одинаковому типу использования или одинаковой ценовой категории.

В лицевой стороне документа необходимо указать:

• наименование документа;
• регистрационный №;
• название организации;
• структурное подразделение (место составления документа).

В маленькую табличку, которая снизу:

• дата составления;
• структурное подразделение;
• табельный номер, номер по ОКУД И ОКПО.

Все остальные ячейки заполняются по мере необходимости.

Под маленькой табличкой вносится ФИО и должность заполняющего карточку, после чего заполняется основная таблица:

1. «Предмет»:
   • наименования мягкого инвентаря;
   • инвентарный (номенклатурный) номер.
2. «Выдано»:
   • когда выдан инвентарь;
   • кому выдан;
   • количество выданного инвентаря;
   • подпись работника выдавшего мягкий инвентарь.
3. «Возвращено»:
   • дата возврата инвентаря;
   • количество;
   • подпись сотрудника вернувшего инвентарь.
4. «Акт выбытия»:
   • номенклатурный номер мягкого инвентаря;
   • дата выбытия;
   • срок службы инвентаря.

Важно! Оформляется выбывший инвентарь актом на основании вынесенного решения специальной комиссии.

Что касается обратной стороны, то здесь главное не забыть про подпись ответственного лица, заполняющего карточку, и ее расшифровку.

Сколько экземпляров должно оформляться

Карточка оформляется в одном экземпляре.

Срок хранения документа

Заполненную и подписанную карточку учета мягкого инвентаря следует хранить в папке-регистраторе с другими аналогичными документами в течение периода, который прописан в российском законодательстве или установлен НПА организации.

Требования, которые необходимо соблюдать при составлении документа

Составляя карточку, необходимо придерживаться следующего ряда требований:

• Между текстом и краями страницы выдерживать расстояние, которое строго установлено российским законодательством.
• Карточка должна быть оформлена на высококачественной белой бумаге А4 (государственная символика РФ на листе не допустима).
• Вносить данные в карточку машинописным способом или распечатать при помощи компьютера.
• Текст документа должен содержать в себе четкие, не расплывшиеся линии, буквы, цифры и другие знаки.
• Разделы и подразделы должны иметь заголовки.
• Календарная дата записывается только цифрами.
• Каждая подпись должна быть расшифрована.

Ошибки, которые часто допускаются при составлении

Зачастую при составлении документа даже опытный специалист допускает ошибки, когда формирует документ:

• в карточке нет заголовка;
• не правильно проставлена дата, либо она отсутствует;
• нет инвентарного номера;
• не написан срок эксплуатации;
• отсутствуют или неправильно написаны реквизиты в документе на поступление мягкого инвентаря;
• отсутствует информация о выдаче;
• внесено много поправок в документе;
• основной текст написан плохим почерком, следовательно, его сложно разобрать;
• неправильно написано ФИО человека, составляющего документ;
• очень много орфографических ошибок;
• плохо видно основной текст из-за сильной затертости документа;
• бланк искусственно состарен.

Заключение

Итак, составляя карточку учета мягкого инвентаря, организация таким образом вовремя и с абсолютной точностью учитывает, сколько поступило на склад мягкого инвентаря, хранит его, эксплуатирует и ведет учет выбытия. Это способствует контролю за активами, а также своевременному их пополнению и обновлению.