Профстандарт офис-менеджера

Профессиональный стандарт офис-менеджера применяется при создании таких документов по персоналу, как должностные инструкции, трудовые договора и нормы внутреннего распорядка. Дополнительно его можно использовать для составления принципов оценки эффективности (KPI) и определения уровня подготовки специалиста.

ФАЙЛЫ
Скачать образец профстандарта офис-менеджера .doc

Нормативные документы по профессиональным стандартам

Основные аспекты применения должностных стандартов определяются следующими документами:

• Принятым в 2013 году Постановлением Правительства №23. В нём были установлены в нормативной форме параметры их утверждения и использования.
• Утверждённым в 2015 году ФЗ-122. Именно этот Федеральный закон внёс связанные с профстандартами обновления в трудовое и образовательное законодательство. Например, в Трудовом кодексе появилась статья 195.3, определяющая параметры их применения организациями-работодателями.
• Принятым в 2016 году Постановлением Правительства №584. Этот документ установил основы использования профстандартов в госструктурах и подконтрольных государству частных компаниях.

Ответы работодателям по нюансам применения данных актов были даны в Письме Минтруда №14-0/10/В-2253.

Структура и содержание профстандарта офис-менеджера

В 2018 году был утверждён профстандарт 07.005 для специалиста по административно-хозяйственной деятельности (офис-менеджера). В его начальном разделе содержится информация общего порядка: цели профессии, а также её принадлежность к группам классификаторов ОКВЭД и ОКЗ.

Во второй части указаны 8 профильных трудовых функций офис-менеджера, а также 32 их элемента. К примеру, для деятельности по организации деловых поездок сотрудников и обеспечении проведения деловых мероприятий указаны 5 элементов: приобретение билетов для сотрудников, организация их проживания и т.д.

В третьей части документа эти функции и элементы рассмотрены более подробно.

Для функций дана информация следующего содержания:

• офис-менеджеры, квалификация которых соответствует сложности выполнения функций;
• уровень их опыта и образования;
• особые требования;
• дополнительные данные.

Так, для упомянутой функции по организации деловых поездок сотрудников и обеспечении проведения деловых мероприятий указаны:

• Два наименования специалистов с соответствующей квалификацией (офис-менеджер и специалист по обеспечению деловых мероприятий).
• Уровень их образования – среднее профильное или непрофильное, но с прохождением программ переподготовки.
• Информация об особых требованиях и опыте работы отсутствует.

Также даны характеристики специалистов для этой функции (коды, наименования) по справочникам ОКЗ, ЕКС, ОКПДТР, ОКСО.

По элементам функций имеется информация следующего содержания:

• выполняемые офис-менеджером трудовые операции;
• нужные ему знания и умения;
• дополнительные данные.

К примеру, для деятельности по определению потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных трудовых условий указаны:

• 8 совершаемых офис-менеджером операций – подготовка соответствующих данных и документов для выбора поставщиков, отправка им заявок и пр.
• 10 нужных ему практических умений – использовать средства коммуникаций, вести деловые переговоры и т.д.
• 11 знаний теоретического характера – принципы деловой переписки и этикета, порядок оформления соответствующих заказов и пр.

Тщательное описание выполняемых специалистом обязанностей и уровня его компетенции необходимо для корректного составления работодателем должностных инструкций и иных подобных документов по персоналу.

Заканчивается документ списком организаций, участвовавших в его составлении и согласовании.

Внимание! Для реализации всех возможностей профстандартов они должны быть официально внедрены в делопроизводство организации-работодателя.

Параметры использования профстандартов

Когда должностные стандарты обязательны для использования?

Их применение носит обязательный характер для:

• Государственных организаций или принадлежащих государству компаний (Постановление Правительства №584).
• Профессий, для которых в законодательстве прописаны квалификационные параметры (ст. 195.3 ТК).
• Специалистов, для которых законодательно установлены профессиональные ограничения или права на получение льгот/компенсаций (ст. 57 ТК).

В других случаях работодатель сам определяет целесообразность применения должностных стандартов.

Внимание! При неиспользовании работодателем профстандартов, если их применение диктуется законодательством, его может ждать штраф на основе статьи 5.27 КоАП.

Как профстандарты сочетаются с ЕКС и ЕТКС?

Согласно Письму Минтруда №14-0/10/В-2253 работодателю предоставляется выбор, какие документы для него предпочтительны. Исключением являются организации из государственного сектора, которые обязаны применять профстандарты с начала 2020 года.

Можно уволить специалиста, к примеру офис-менеджера, если он не соответствует требованиям своего профстандарта?

Пока трудовое законодательство не даёт такой возможности нанимателю. Сотрудника можно или на добровольной основе перевести на менее ответственную позицию (статья 72.1 ТК) или переименовать его должность (статьи 72 и 74 ТК).

Кто будет оплачивать повышение квалификации работника, если оно необходимо по соответствующему профстандарту?

Законодательство передаёт этот вопрос на уровень индивидуальных договорённостей сотрудника и его нанимателя. Но нужно отдельно подчеркнуть, что сотрудник не может быть уволен с работы за его отказ оплачивать подобное повышение квалификации.