Служебная записка на приобретение материалов – это документ, с которым любой сотрудник организации может обратиться к руководству, попросить выделить деньги за закупку тех или иных расходных материалов. Речь может идти о канцелярии, строительных расходниках, топливе или чем-то ещё. Сегодня мы разберемся, как правильно составить официальную бумагу, зачем она вообще нужна.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на приобретение материалов .docxСкачать образец служебной записки на приобретение материалов .docx
Материалы в организации
Юридические лица в рамках осуществления своей деятельности на постоянной основе занимаются закупкой, использованием и списанием различного рода материалов. Причем речь может идти как о крупном производстве, так и о небольшой офисной компании. Как уже было сказано ранее, под материалами могут пониматься любые расходники, которые сотрудники используют в своей работе.
Когда запас расходников подходит к концу, кому-то из сотрудников потребуется сформировать служебную записку, предъявить её на рассмотрение компетентному по данному вопросу коллеге. Это может быть специалист по закупкам, заведующий по АХЧ или бухгалтер. Здесь всё будет зависеть от особенностей организации работы на предприятии.
Служебная записка на закупку
Служебная записка как деловой документ используется не во всех организациях. Официальная бумага применяется для учёта затраченных денежных средств и постановки на учёт поступивших материалов. Сотрудник, расписывающийся в служебке, подтверждает своим автографом необходимость закупки, утверждает конкретный вид необходимого к приобретению товара. Если в последствии выяснится, что на каком-то из этапов формирования закупочной корзины произошла ошибка, все вопросы будут адресованы именно автору записки как ответственному лицу. Заведующий по АХЧ или другой работник, который будет оформлять заказ, лишь исполняет официальную просьбу своего коллеги.
Конкретные сроки осуществления закупки материалов зависят от особенностей сложившейся ситуации. Автор служебки самостоятельно прописывает, до какого числа какого месяца ему необходимо получить расходники в своё распоряжение. Чем более срочный вопрос стоит на повестке дня, тем быстрее его рассмотрят.
Кому передать
Полностью составленную служебную записку необходимо вручить директору организации, несмотря на то что закупками будет заниматься не он. Дело в том, что руководитель занимается согласованием выделения денежных средств из бюджета фирмы. Начальник проанализирует содержание вашей служебки, примет решение относительно необходимости закупки, оформит приписку «согласовано». Теперь, когда документ завизирован директором, можно передавать его по назначению.
Как мы уже оглашали ранее, заниматься закупками в организациях могут различные специалисты: заведующий по АХЧ, бухгалтер и так далее. В любом случае результат вручения записки не изменится в зависимости от конкретного коллеги, которому вы вручите документ.
Форма документа
Форма служебной записка на приобретение материалов не утверждается на законодательном уровне несмотря на то, что подобный документ применяется на практике довольно часто, как частными фирмами, так и государственными ведомствами. Таким образом составить документ можно в произвольном виде, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота. Автору служебки придётся освежить в памяти правила русского языка, придерживаться делового тона повествования. В случае с закупками крайне важно уделить внимание деталям, ведь исполнитель может приобрести не те материалы. Будет лучше, если вы как составитель укажите, какой именно товар вам необходим для работы, скажете, где его купить/заказать. Так мы сможем минимизировать риски и ускорить процедуру закупки, поставки.
Написать текст записки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Мы бы посоветовали отдать предпочтение именно печатному варианту во избежание недопонимания.
Объясняем, как составить записку «на пальцах»
В правом верхнем углу листа бумаги указываем ФИО руководителя нашей организации, его должность, а также полное наименование фирмы. Затем здесь же обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность на предприятии. Этих сведений будет достаточно.
Ниже по документу утверждаем, что нам для работы необходимы те или иные расходные материалы, которые закончились на складе. Разъясняем, о каких именно материалах идёт речь, указывая их характеристики. Как мы уже говорили ранее, будет лучше, если вы самостоятельно найдете, где их закупить побыстрее и повыгоднее. Безусловно, это работа специалиста по закупкам, однако если дело срочное, помощь пойдет на благо всем участникам мероприятия: заявителю служебки, исполнителю, всей организации в целом.
Иногда в содержательном блоке служебки оформляют таблицы с наименованиями материалов, их количеством, характеристиками. Отдельные вопросы по оформлению отдаются на откуп составителю.
Следующим шагом обращаемся к директору, просим выделить деньги на приобретение материалов, необходимых вам для работы. Нелишним будет отметить, в каких целях вы собираетесь использовать данные материалы, ведь директор как руководитель не слишком углубляется в детали производственного процесса сотрудников.
Итоговый вариант служебки подписываем, ставим дату его оформления. Теперь, когда документ полностью составлен, можно передавать его на рассмотрение. Когда вопрос получит ход, вы узнаете об этом первыми.
Примерный образец
