Как проводится собрание собственников ООО: полномочия, правила и решения

Текущая деятельность организации находится в ведении руководителя. Большая часть решений принимается именно им, недаром на официальном языке он называется единоличным исполнительным органом (ЕИО). Еще бывает коллегиальный орган (совет директоров, правление), а полномочия директора вправе исполнять управляющий (в том числе ИП).

Несмотря на широкие права и обязанности руководства, за глобальные вопросы жизни общества отвечает общее собрание участников. Основные законы, которые определяют его компетенцию и порядок работы ООО:

• Статьи 32 – 39 Федерального закона №14-ФЗ от 08.02.1998 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью», в других статьях также есть отсылки, например, в отношении крупных сделок (ст. 46).
• Ряд статей Гражданского кодекса: 65.2 – права и обязанности, 88 – численность собственников, 93 – переход доли и т.д.
• Закон №129-ФЗ от 08.08.2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Статья 17 – изменение в учредительных документах.

Кроме того, законодательство позволяет указывать в уставе конкретные правила, сроки, если это не нарушает общих установок. Обычно собрание проводят 1 раз в год для утверждения бухгалтерской отчетности, распределения прибыли или покрытия убытков, но иногда требуется созвать собственников для экстренного заседания.

Очередное и внеочередное заседание

Очередное собрание проводится в период с 28 (29) февраля до 30 апреля. В принципе, примерно в это время ведется годовая отчетная кампания, готовится бухгалтерская отчетность, поэтому рассматривают финансовые результаты и выслушивают предложения.

На заседании могут присутствовать и высказываться также главный бухгалтер, финансист или другой специалист компании в рамках своей компетенции, если это необходимо для принятия каких-то ключевых решений.

Важно! В 2020 году в связи с возникновением неблагоприятной эпидемиологической обстановки, сдвигом периодов для подачи отчетности и других экономических факторов произведен перенос конечного срока для очередных годовых собраний на 30 сентября (смотрите подпункт 2 пункта 4 статьи 12 закона №115-ФЗ).

Чаще всего предметом обсуждения является:

• направление использования полученной прибыли (оставление ее нераспределенной) или как покрытие убытка;
• включение, исключение, добровольный выход из общества;
• смена адреса регистрации;
• открытие нового филиала или представительства, утверждение их положений;
• изменение статей устава;
• увольнение ЕИО, изменение состава коллегиального исполнительного органа, назначение нового руководителя.

Высказаться по существу вправе каждый участник, а также другие присутствующие. Дополнительно в подкрепление своих доводов допускается представление документов, графиков, отчетности, апеллирование к открытым данным (к примеру, статистике), результатам аудиторской проверки, ревизии, инвентаризации и т.д.

Внеочередное собрание проводится практически по тем же принципам, но не имеет конкретных ограничений в сроках, потому что инициируется в особых случаях, предвидеть которые невозможно. Вот сами ситуации, требующие срочного сбора собственников, можно указать в уставе.

Кто уполномочен и вправе созывать участников:

• руководитель (ЕИО);
• совет директоров или аналогичный орган;
• ревизор (комиссия);
• аудитор;
• один или несколько собственников, если они обладают 1/10 и более голосов.

Это не значит, что инициатор должен оповестить всех самостоятельно. Вначале нужно обратиться к руководителю, который организует собрание или откажет в его проведении. Если требование не соответствует закону и уставу, на рассмотрение отводится немного времени, всего 5 дней.

В целях соблюдения порядка рекомендуется подавать обращение в письменном виде и получать подтверждение его принятия (с его помощью определяется соблюдение пятидневного срока). Когда часть из предлагаемых вопросов относится к компетенции участников, а часть нет, директор вправе исключить неподходящие вопросы из повестки дня, а также добавить другие.

Хотя необходимость внеочередного собрания продиктована, как правило, какими-то критическими событиями, на оповещение и сбор заседания нужно время. На процедуру отводится полтора месяца (45 дней). Разумеется, небольшому обществу проще все организовать, но для компании с несколькими десятками участников, разбросанных по стране (или находящихся за рубежом), это намного сложнее.

Обратите внимание! Общество должно вести список своих владельцев (статья 31.1 ФЗ «Об ООО»), в котором указывается ФИО (наименование), размер доли, его изменение (переход, продажа, дарение), также в качестве дополнительной информации – данные об адресе регистрации (жительства). Исходя из списка направляются извещения, в том числе о внеочередном заседании.

Отказ руководителя или затягивание срока ответа не означает, что требования заинтересованных лиц не будут соблюдены. Если подобная ситуация возникла, директор должен предоставить список участников, а жаждущие провести внеочередную встречу будут сами всех оповещать и собирать.

Как отправить требования о проведении:

• Принести лично. Обязательно попросить отметку о дате принятия с указанием ФИО, должности лица, получившего извещение.
• Отправить почтой. Лучше всего заказным или ценным письмом. Если прикладывается много дополнительных документов, выбирайте ценную бандероль или пакет первого класса. Все указанные виды отправлений отслеживаются через сайт Почты России, в отличие от обычного письма.

Для получателя: вскрытие писем рекомендуется проводить с видеофиксацией, ведь в конверт можно положить даже пустые листы, не все работники почты добросовестно проверяют содержимое конверта, а для заказных писем такая процедура вообще не предусмотрена.

Не обязательно, но желательно добавить к отправлению уведомление о вручении (простое или заказное), хотя в качестве доказательства подойдет и распечатка трекинга с сайта Почты России.

• Передать через представителя. Все как в первом варианте, только необходима доверенность.
• Отправить посредством ЭДО. Если участник-организация и обменивается с «дочкой» электронными документами, то письмо можно передать, подписав его ЭЦП. Главное, чтобы сама подпись была активна на тот момент и ее владелец обладал необходимыми полномочиями.
• Послать через курьерскую службу. В принципе, тут совмещается вариант 1 и вариант 2.

Вы уже поняли, что много времени перед собранием занимает работа по его подготовке, информационное сопровождение и организация. Посмотрим более детально, что обязательно нужно для этого сделать.

Предварительная работа

О порядке созыва внеочередного собрания практически все сказано, поэтому опишу главным образом процедуру для очередного заседания. Руководитель или орган, созывающий участников, направляют уведомления о его проведении. Сделать это можно любым способом, указанным в уставе (в законе по умолчанию – заказным письмом), не позднее чем за 30 дней до события (возможно установка более короткого периода в уставе).

Что входит в уведомление:

• Время и место события.
• Вопросы к рассмотрению.
• Дополнительные материалы, в зависимости от повестки дня: годовая бухгалтерская отчетность, заключение ревизора или/и аудитора, кандидатуры на пост руководителя, членов совета директоров, проект устава, изменения в составе участников и т.п.

Кстати! Если нарушен порядок созыва, но явились 100% владельцев, такое собрание считается правомочным (п. 5 статьи 36 закона 14-ФЗ).

Собственники независимо от своей доли в обществе уполномочены предлагать дополнительные вопросы, но добавить их нужно не позднее 15 дней до даты проведения заседания, а сообщить об изменениях придется не позднее чем за 10 дней.

Если при этом появляется новая информация или другие материалы, которые нужно показать участникам, то их следует приложить к новому уведомлению. При этом (если иное не определено уставом) основные и дополнительные документы также предоставляются по месту нахождения ЕИО (т.е. по месту регистрации организации) для ознакомления. Копии выдаются бесплатно или за деньги, но оплата не должна превышать себестоимости их подготовки.

Перед началом собрания прибывших участников регистрируют – отмечают (заносят) в реестре или списке, где ставятся подписи и время прибытия. Если вместо себя собственник отправил доверенное лицо, то в список добавляют информацию о доверенности, которая обязательно содержит следующие данные:

• Дату.
• Номер.
• ФИО представителя и представляемого (наименование).
• Место жительства (нахождения).
• Паспортные данные.

Важно! Лица, не прошедшие регистрацию, не вправе голосовать.

Само собрание начинается в установленное уведомлением время, либо когда все участники в полном составе зарегистрированы и открывается руководителем организации или главой коллегиального исполнительного органа. Когда инициировано внеочередное заседание, то оно открывается лицом, созвавшим его.

Председателя выбирают простым голосованием, исходя из принципа: один участник = один голос. Конечно, учитывают только собственников, имеющих право на голосование.

Полномочия владельцев

Законом об ООО (статья 33) определен перечень вопросов, переданных на рассмотрение общему собранию. Он не закрытый, и допускается дополнение. В то же время существует ряд компетенций, принадлежащих исключительно собственникам:

• Изменение уставного капитала.
• Смена наименования или юридического адреса.
• Избрание ревизора или соответствующей комиссии либо прекращений их полномочий.
• Утверждение, корректировка, новая редакция устава, а также принятие решения об использовании типового устава.

Кстати! Типовые уставы утверждены Приказом №411 от 01.08.2012 г., вступили в действие 24.06.2019 года. Всего их 36, и они упрощают процесс регистрации, внесения изменений и не передаются в ФНС (по замыслу законодателей достаточно принять один вариант и сообщить о своем выборе), но использовать типовые формы в 2020 году нельзя, пока не внесены изменения в бланки регистрации Р11001, Р13001 и иные.

• Прекращение деятельности (ликвидация) и назначение в связи с этим ликвидатора (комиссии), реорганизация.
• Утверждение отчетности за прошедший год и/или ликвидационных балансов.
• Распределение прибыли (выплата дивидендов).

Решением участников и включением соответствующих положений в устав прочие вопросы можно передавать другим ответственным лицам, например, руководителю общества.

К числу остальных рассматриваемых собственниками вопросов относятся: участие в других организациях, вступление в различные объединения, сообщества, назначение (образование), прекращение полномочий исполнительных органов, размещение принадлежащих компании ценных бумаг, назначение аудитора и другие.

Виды голосования. Подсчет голосов

Существует два вида голосования – очное и заочное. Об очном способе поговорим чуть дальше, когда обсудим кворум и количество необходимых для принятия решений голосов. Заочный вариант более сложный, начнем с него.

Почему труднее решить повестку дня, не собирая собственников? Придется обеспечить меры, чтобы голосование однозначно было доступным, отвечало интересам и возможностям всех участников:

• Разработать и сообщить собственникам порядок голосования.
• Подготовить материалы, которые понадобились бы при обычном собрании (вопросы повестки дня, отчеты, справки и т.д.).
• Обеспечить способы связи – в пункте 1 статьи 38 Федерального закона №14-ФЗ говорится о почте, телетайпе, телеграфе, но, конечно, вряд ли сейчас кто-то скажет, что это эффективный способ обмена информацией.

Скорее подойдут электронная почта, мессенджеры, видеоконференция (кстати, один из самых удобных вариантов – можно видеть друг друга, общаться онлайн, не нужно тратить время на набор текста, но при этом придется все равно письменно подтвердить договоренности).

Еще хороший способ – ЭДО, например, предавать, сохранять, просматривать, загружать и скачивать документы удобно через сервис электронного архива.

• Дать возможность вносить корректировки в повестку дня и своевременно (до голосования) сообщать о них всем участникам

При проведении заочного голосования не применяются некоторые пункты, относящиеся к процессу организации и проведения общего собрания, например, в отношении сроков, регистрации, избрания председателя.

Обратите внимание! Утверждение годовых отчетов и балансов запрещено проводить заочно (п. 1 ст. 38 закона об ООО).

Очно принятие решений происходит также через голосование, при обоих способах понадобится набрать определенное число голосов, причем количество зависит от обсуждаемого вопроса. Законодательно установлены разные варианты выбора – простым большинством голосов, не меньше 2/3, 3/4 и т. п. Вот некоторые примеры (указаны статьи закона об ООО):

1. Не меньше 2/3 (либо больше по уставу):
   • Увеличение УК за счет имущества организации (пункт 1 ст. 18).
   • Изменение уставных документов (п. 8 ст. 37).
2. 100% голосов (единогласно):
   • Изменение устава в части сроков выплаты реальной (действительной) стоимости доли при выходе из общества (при отличии от срока в законе) (п. 2 ст. 23) или в части распределения прибыли (п. 2 ст. 28).
   • Решение о ликвидации (п. 8 ст. 37).
   • Увеличение УК за счет допвкладов действующих участников (п. 2 ст. 19) или новых (п. 2 ст. 19).
3. Простым большинством голосов (допустимо установить большее количество):
   • Передача доли в залог (пункт 1 ст. 22).
   • Избрание директора (п. 8 ст. 37).
   • Одобрение сделок – с заинтересованностью (п. 3 ст. 45), участвуют в голосовании только незаинтересованные лица; крупной (п. 8 ст. 37).

Как правило, голосование ведется открыто, но по желанию собственников проводится тайное с соблюдением всех остальных правил.

Оформление результатов

Документирование хода собрания и его итогов необходимо для подтверждения легальности принятых решений. После каждого заседания копии протоколов направляются собственникам, оригиналы хранятся в обществе, а выписки из них или дубликаты передаются по запросу. Возможно размещение в открытом доступе, если так указано в уставе и документы не содержат конфиденциальной, секретной информации, персональных данных.

Протокол ведет обычно секретарь, подписывают секретарь и председатель. Основные реквизиты, которые присутствуют в форме:

• Дата, место, время проведения.
• Список участников (в самом протоколе или отдельно).
• Отметка о наличие кворума.
• Данные голосований.
• Сведения о голосовавших против отдельных решений или кандидатур, если прозвучало требование о внесении таких данных в протокол
• Основная информация из выступлений (дополнительно прикладывается в зависимости от правил проведения видео или аудио запись). В небольших организациях записи ведутся тезисно, например: «Выступил директор ООО с предложением о закрытии филиала в городе N, в связи с его низкой рентабельностью». Не расписывается вся речь.

Иногда результаты дополнительно оформляются в виде отдельных документов. Такие «выжимки» или их копии удобно передавать:

• в банк, он отслеживает в частности изменение устава, состава владельцев, размер УК;
• контрагентам, для подтверждения назначения нового руководителя, одобрения крупной сделки или по иным поводам;
• на закупочные площадки, в подтверждение согласия на ведение деятельности в области госзакупок или в рамках закрытых аукционов;
• нотариусу, для заверки заявлений на регистрацию изменений в ЕГРЮЛ, вхождения в общество нового дольщика;
• в ФНС при подаче вышеуказанных документов.

Кстати! Единственный участник вообще не должен составлять протокол, ему достаточно решения, в котором есть указание, что собственник у организации один.

Процедура созыва собрания и его проведение в случае допущения нарушений и несоблюдения уставных правил могут признаваться недействительными. Для этого заинтересованное лицо подает жалобу обществу и заявление в суд о нарушении его прав или порядка голосования.

На организацию накладывается штраф в размере от 500 до 700 тысяч рублей, так же как на граждан и должностных лиц (пункт 11 ст. 15.23.1 КоАП). На последних, правда, в гораздо меньшей сумме. Между прочим, здесь как раз повезет тем, кто голосовал против соответствующих решений, на них санкции не распространяются.

Расходы на проведение общего собрания

Фактически в законодательстве, в Налоговом кодексе в частности, конкретно не указаны подобные расходы для целей уменьшения налогооблагаемой базы. Это касается как общей системы (вычетов по НДС в т. ч.), так и УСН (здесь вообще перечень закрытый).

В бухгалтерском учете такие расходы можно учитывать как управленческие (на 44 счете, например), а вот в налоговом лучше их не отражать – велика вероятность, что ФНС выбросит эти расходы и заставит пересдать декларации. Правда арбитраж встает на защиту интересов налогоплательщиков и при наличии обоснования и документального подтверждения разрешает включать в базу расходы. Стандартно затраты включают оплату дороги (авиа или ж/д билеты), гостиничные услуги, аренду места собрания, печатные материалы.