Понятия кассовой дисциплины нет в законодательстве РФ, однако ее соблюдение обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от формы собственности, вида экономической деятельности, налогового режима. Из каких элементов состоит кассовая дисциплина, какими законодательными актами определяется и как ее соблюдать, расскажет статья.
Понятие и элементы кассовой дисциплины
Под кассовой дисциплиной в целом понимаются правила работы с кассой организации, соблюдение которых обеспечивает сохранность наличных денег. Под «кассой» понимается не кассовое оборудование как таковое, а наличный оборот средств в организации. Кассовая техника (ККТ) при этом является важнейшим элементом комплекса дисциплинарных мер.
На уровне законодательства кассовая дисциплина регулируется тремя основными документами: указаниями ЦБ от 11/03/14 г. №3210-У и от 7/10/13 г. №3073-У, а также ФЗ-54 от 22/05/03 г.
Кассовая дисциплина регламентирует:
- как вести операции по кассе;
- как расходовать наличные денежные средства;
- как хранить наличность;
- как работать с ККТ.
Все указанные меры рассматриваются в комплексе.
Расходование наличности
Документ 3073-У определяет случаи, когда поступившую в кассу наличность разрешается тратить:
- на зарплату персоналу и на социальные пособия «зарплатного» характера;
- выдавать деньги под отчет;
- расплачиваться с поставщиками по договорам;
- возвращать деньги, если покупателем возвращен товар, имеет место отказ от работ, услуг, оплаченных наличными;
- на страховые расчеты (возмещения) с физлицами по соответствующим договорам, если ранее страховые премии они платили «наличкой».
На заметку!
За наличные нельзя покупать ценные бумаги (указание 3073-У от 7/10/13 п. 2).
Хранение наличности
Способ хранения наличных денег определяется руководством компании. Это может быть и отдельное, специально оборудованное помещение (такие требования к кассам существовали до 2012 года), и сейф в бухгалтерии или в кабинете директора, и мобильный сейф, который может носить с собой работник, выполняющий обязанности кассира (п. 7 Указания 3210-У).
ККТ
Контрольно-кассовая техника, онлайн-кассы для наличных расчетов применяются практически повсеместно, как прописывает ФЗ-54.
Техника должна:
- соответствовать требованиям указанного ФЗ (ст. 4), в частности – обеспечивать передачу фискальных данных в фискальный накопитель, а затем в ФНС, и возможность сформировать для покупателя документ, подтверждающий оплату, а также отчетные фискальные формы;
- иметь регистрацию в ФНС (ст. 4.2);
- выдавать чек на покупку с рядом обязательных реквизитов, в соответствии с требованиями законодательства (ст. 4.7).
На заметку! Законодательство не указывает прямо момент регистрации, но очевидно, что завершить процедуру нужно до начала работы ККТ.
Ведение кассовых операций – широкое понятие, включающее применение унифицированных учетных форм и правил учета кассы (док-т №3210-У от 11/03/14 г.). Рассмотрим их подробно далее.
Кассовая дисциплина и ведение кассовых операций
Когда говорят о ведении кассовых операций как составной части кассовой дисциплины, имеют в виду ряд обязательных моментов.
Лимитирование остатка денег в кассе, лимит кассы — это разрешенное количество денег в кассе на конец дня. Юрлицо устанавливает его самостоятельно, используя готовые формулы из приложения к документу №3210-У. Чаще всего за основу берут объем поступлений наличности за определенный период и формулу L= V/P*Nc, где V и P соответственно — объем поступившей денежной массы и расчетный период (последний берется в рабочих днях, не более 92). Nc здесь число дней между сдачами денег в банк.
Пример: Расчетный период – декабрь, в месяце 21 рабочий день. Полученная выручка 756 000 рублей. Наличность сдается по договоренности с банком раз в два дня. L= 756000/21*2= 72000 рублей.
Аналогично применяется формула для расчета по выдаче денежных средств, но берется объем выданных денег за определенный период и число дней между моментами получения средств в банке. Из расчета исключаются суммы на зарплату и социальные выплаты.
В дни выплаты зарплаты и иных подобных выплат лимит кассы может быть превышен без последствий для организации, в остальные дни излишек денег должен сдаваться в банк. В обособленных подразделениях физлица из головного офиса могут устанавливаться свои кассовые лимиты.
До сегодняшнего дня актуален лимит по расчетам юрлиц наличными – 100 тыс. рублей по одному договору. Лимит не касается расчетов между юрицом и физлицом.
Функции кассира может взять на себя специально принятый работник, другой работник, на которого возложены эти функции либо сам руководитель. Их также может выполнять сотрудник специализированной фирмы, с которой у организации заключен договор на бухгалтерское обслуживание.
Ведение кассовых операций должно осуществляться строго по правилам бухгалтерского учета:
- Поступление и расход наличности оформляется приходным и расходным кассовыми ордерами (ПКО, РКО) унифицированной формы.
- ПКО может выписываться на общую сумму на основании нескольких чеков ККТ, по окончании проведения операции по кассе.
- Выдаются деньги гражданину, вписанному в РКО, по паспорту, предъявляемому им (либо иному документу, удостоверяющему личность).
- Документы подписывают кассир и бухгалтер (главный бухгалтер), а если они отсутствуют – руководитель.
- Когда деньги получаются или сдаются в кассу, лицо, взаимодействующее с кассиром, процесс пересчета должно видеть лично.
- Выдача выплат за труд и аналогичных сумм осуществляется по ведомостям, в которых получатель собственноручно расписывается. После закрытия на всю сумму по ведомости оформляется один РКО. Возможно оформить разовую выплату сразу через РКО, без ведомости.
- Под отчет деньги из кассы выдаются по заявлению получателя, с подписью руководителя, либо по распоряжению руководителя. Унифицированной формы у этих документов нет.
- Деньги могут выдаваться из кассы по доверенности от получателя. Если доверенность одна, используется в разных фирмах, гражданин предоставляет копии, которые заверяются у юрлица. Если выдача происходит неоднократно, у одного и того же юрлица, оригинал отдается на хранение кассиру, если необходимо, с него делается копия, а к документам на завершающий платеж прикладывается оригинал.
- Унифицированная кассовая книга считается обязательной к использованию. В ней по данным приходных и расходных КО ежедневно фиксируется движение наличности, определяется кассовый остаток на конец дня. В обособленных подразделениях ведутся свои кассовые книги, и копии листов передаются в главную управленческую структуру для свода данных (п. 4.6 Указания №3210-У).
- В крупных организациях может быть несколько касс. Тогда старший кассир ведет учет передачи наличных в Книге учета принятых и выданных денежных средств. Ее форма унифицирована, так же как и кассовой.
- Кассовые документы, кроме привычной бумажной, могут иметь и электронную форму. Бумажные документы могут быть предварительно набраны на компьютере, а затем распечатаны. Они подписываются физическими подписями ответственных лиц. Во все документы на бумаге, в том числе и кассовую книгу, можно вносить правки и заверять подписями исполнителей. Исключение составляют РКО и ПКО. Они никогда не исправляются.
- В документы электронного формата исправления не вносятся. Они подписываются ЭЦП. Как и бумажным, электронным кассовым документам должна быть обеспечена сохранность, неизменность отраженных в них данных.
Совмещение налоговых режимов
Ранее уже отмечалось, что кассовая дисциплина неизменна для всех юрлиц, независимо от применяемой системы налогообложения. Вместе с тем при совмещении налоговых режимов возникает вопрос, необходимо ли приобретать два аппарата или можно сократить расходы и пользоваться одним.
Закон не запрещает использование соответствующим образом настроенной ККТ в одном экземпляре. При этом следует помнить, что:
- при регистрации аппарата необходимо указать для налоговой все режимы НО;
- в одном чеке нельзя указывать операции, относящиеся к разным системам НО, нужно пробивать два чека, даже если операции относятся к одному и тому же товару (к примеру, продажа и доставка).
Выполнение этих условий обеспечивает обязательный раздельный учет при совмещении режимов, дает четкое указание на одну из систем налогообложения в кассовом чеке – в соответствии с требованиями закона.
Кассовая дисциплина и малый бизнес
Субъекты малого предпринимательства, юрлица с численностью до 100 человек и доходом до 800 млн руб. за предшествующий год имеют только одно послабление при соблюдении кассовой дисциплины. Такие фирмы, занесенные в единый реестр малого бизнеса, могут не устанавливать лимит кассы, вне зависимости от системы налогообложения. Все остальные требования кассовой дисциплины они обязаны исполнять в полном объеме.
Кратко
- Кассовая дисциплина – комплекс законодательных требований, относящихся к учету и контролю движения наличных денег в организации. Руководство фирмы обязано наладить контроль расходования средств, их хранения, ведения операций по кассе, использования ККТ в соответствии с законом.
- Ведение кассовых операций, как наиболее объемный элемент кассовой дисциплины, включает в себя бухгалтерский учет, организационные меры, обеспечивающие лимитирование наличности, хранение кассовых документов, оформленных в бумажной или электронной форме.
- При совмещении налоговых режимов допускается использование одного кассового аппарата. Субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит кассы.