Компании, в которой работает хотя бы один сотрудник, нужно быть готовой к проверке трудовой инспекции. При нахождении нарушений выписываются штрафы. Если нарушения неоднократные, компанию могут временно закрыть до их устранения. Для предупреждения трат и приостановки деятельности нужно готовиться к проверкам.
Плановые и внеплановые проверки: в чем разница?
Плановая проверка осуществляется на основании плана. Она носит регулярный характер и выполняется вне зависимости от того, имеются ли жалобы на компанию. Это комплексная процедура, в ходе которой проверяются все аспекты деятельности фирмы.
Проведение внеплановой проверки обычно имеет определенные основания: жалобы трудящихся, подозрение на противозаконные действия. Процедура выполняется вне зависимости от того, когда проводилось предыдущее плановое мероприятие.
Основания для плановой и внеплановой проверки
Основания для проведения проверки изложены в статье 360 ТК РФ. Внеплановое мероприятие осуществляется при следующих обстоятельствах:
- Истек срок исполнения предписания об устранении правонарушения, выданного ранее.
- В трудовую инспекцию поступили жалобы на работодателя от сотрудников.
- Есть сведения о том, что работодатель нарушает нормы ТК РФ.
- В трудовую инспекцию поступил запрос от трудящегося на предмет проверки условий труда в компании.
- Выдан соответствующий приказ руководителя инспекции, изданный на основании запросов прокурора, поручения Правительства.
Плановая проверка осуществляется раз в 3 года. Основание ее проведения – истечение 36 месяцев с даты:
- осуществления последнего планового мероприятия;
- регистрации ИП или ЮЛ;
- подачи ИП или ЮЛ уведомления о начале работы.
ВНИМАНИЕ! График плановых проверок заранее размещается на сайте генпрокуратуры.
Что будут проверять?
В ходе мероприятия инспекторы запрашивают документацию, связанную с трудовыми взаимоотношениями. В частности, обязательно проверяют следующие бумаги:
- Трудовые договоры.
- Документы о трудовом распорядке.
- Штатное расписание.
- Внутренние акты.
- Трудовые книжки и их содержимое.
- Приказы об увольнении, приеме на должность и переводе на другое место, а также подписи сотрудников на них.
- Учет трудовых книжек.
- Приказы о сверхурочной работе, письменные согласия сотрудников.
- Бумаги, связанные с трудоустройством инвалидов, лиц, не достигших 18-ти лет.
- Выполнение норм охраны труда.
- Положение о персональных данных трудящихся.
- Документы, связанные с трудоустройством иностранцев.
Это основной перечень документации, который будет проверяться в первую очередь. При внеплановой проверке инспектор обычно запрашивает те бумаги, которые связаны с причиной жалоб на компанию.
Как подготовиться к проверке?
В статье 357 ТК РФ указаны полномочия представителей трудовой инспекции:
- Право требовать от работодателей документы и сведения, нужные для исполнения надзорных функций инспектора.
- Право изымать материалы и сырье, находящиеся на предприятии, для осуществления их анализа.
Часто инспекторы направляют запрос с требованием выслать документы. Бумаги нужно предоставлять в виде копий, заверенных подписью или печатью. Инспекторы не имеют права:
- Запрашивать те сведения, которые не относятся к предмету проверки.
- Изымать оригиналы бумаг.
Перечень основной документации, которая обычно запрашивается, изложен выше. В некоторых случаях инспекторы требуют следующие бумаги:
- Личные карточки сотрудников.
- График отпусков.
- Листы по расчету с сотрудниками.
- Бухгалтерские ведомости.
- Устав ЮЛ.
- Положение о ЗП.
Точный перечень бумаг определяется предметом проверки.
Самые распространенные ошибки, выявляемые при проверке
Перед проверкой имеет смысл ознакомиться с распространенными нарушениями, которые допускают работодатели, и исправить их, если они имеют место в компании. Рассмотрим типичные ошибки:
- Нет всех документов, которые должны быть. К примеру, компания очень маленькая, а потому работодатель решил не заниматься с оформлением норм внутреннего распорядка. Однако данный документ необходим для организации любого размера. Часто в компании отсутствует правило выдачи расчетных документов.
- Отсутствуют трудовые книжки специалистов, которые работают в организации. Эти документы неправильно хранятся (они должны находиться в сейфе работодателя).
- Допущены неточности при оформлении трудового договора с сотрудником: отсутствует указание о размере зарплаты, нет подписи сотрудника.
- График отпусков был подписан позднее 2 недель от начала года.
- Ежегодный оплачиваемый отпуск поделен на несколько частей, но их совокупность не составляет положенных 2 недель.
- Зарплата меньше МРОТ.
- Зарплата, указанная не в рублях.
- Деньги выдают реже, чем раз в 15 дней, и отсутствует согласие сотрудника на это в письменной форме.
- Иностранцы приняты на работу по срочному договору до завершения их разрешения на труд (в этом случае предпочтительно оформление бессрочных договоров).
ВАЖНО! В рамках мероприятия проверяются не только документы. Также представители трудовой инспекции следят за своевременностью прохождения аттестаций, безопасностью трудящихся. Если того требует работа, нужно позаботиться о наличии защитных масок, перчаток и прочих защитных аксессуаров.
Как оформляются итоги проверки?
По итогам контрольного мероприятия оформляется акт в двух экземплярах. К нему могут прилагаться следующие документы:
- Протоколы анализа товара, изготавливаемого на предприятии.
- Итоги осуществленных экспертиз.
- Предписание, в котором изложено требование о ликвидации правонарушений.
- Объяснения трудящихся.
- Прочие документы, которые важны в рамках проведенной проверки.
Обычно в рамках планового мероприятия оформляется больше бумаг. Связанно это с тем, что его отличает комплексный характер: проверяются все аспекты деятельности компании.
Штрафы по итогам проведенной проверки
Что будет, если трудовая инспекция найдет правонарушения? Сначала выдается предписание. Если работодатель не устраняет нарушения в течение положенного времени, выписывается штраф или деятельность компании временно останавливается. Кто обязан его выплачивать? Все зависит от внутренних правил компании. Это может быть ИП, директор, главный бухгалтер.
Рассмотрим перечень распространенных штрафов 2017 года:
- Нарушение ТК РФ: 1 000-5 000 рублей для ЮЛ.
- Повторное правонарушение: 50 000-100 000 для ЮЛ, 5 000-10 000 рублей для ИП.
- Допуск к работе трудящегося без санитарной книжки: 10 000-20 000 рублей.
- Отсутствие трудового договора или его неверное заполнение: 50 000-100 000 рублей для ЮЛ и 5 000-10 000 рублей для ИП.
- Повторное уклонение от оформления ТД: 30 000-40 000 рублей для ИП и 100 000-200 000 рублей для ЮЛ. Для должностных лиц это грозит закрытием компании сроком до 3 лет.
- Нарушение норм охраны труда: 2 000-5 000 рублей для ИП и 50 000-80 000 рублей для ЮЛ.
- Повторное подобное правонарушение: 30 000-40 000 рублей или закрытие до 3 лет для ИП и 100 000-200 000 рублей или закрытие на срок до 3 месяцев для ЮЛ.
Чем больше ответственности лежит на руководителе или уполномоченном лице с точки зрения закона, тем больший штраф ему предъявляется.
А что на практике?
Штрафы за правонарушения немалые. Однако на практике выписываются они редко. Также редко проводится полноценная проверка трудовой инспекции. Но это не значит, что требования закона нужно игнорировать. Если инспектор найдет реальные правонарушения, наказания не избежать.
На первом этапе работодателю выдается только предписание. То есть ЮЛ или ИП предоставляется шанс на исправление. Настоящие проблемы появляются после повторного правонарушения. В этом случае придется выплачивать большой штраф. Компанию могут и вовсе закрыть.
Если к плановой проверке можно полноценно подготовиться, то внеплановое мероприятие проводится относительно внезапно. Поэтому желательно оформлять все документы правильно, заключать с каждым сотрудником трудовой договор, вводить все необходимые локальные акты. Особенно это касается организаций, которые проверяются чаще всего (к примеру, заведения общественного питания).