Смена анкетных данных работников организации – явление нередкое. Чаще всего меняют фамилию, если заключается брак, оформляется развод либо по другим, схожим с назваными, причинам. Такую возможность дает ФЗ №143 от 15-11-97 г., ст. 58 (1).
Задача отдела кадров – грамотно отразить смену данных в документации. При этом в законодательстве порядок изменения анкетных сведений полностью не определен. Как действовать кадровику, чтобы это законодательство не нарушить? Практические вопросы применения законодательства при смене личных данных сотрудников – тема настоящей статьи.
Вопрос: Существуют ли налоговые риски по НДС и налогу на прибыль у покупателей организации, если первичные документы и счета-фактуры, выставленные в их адрес продавцом, подписаны работницей, поменявшей фамилию, но при этом в подписи указана ее прежняя фамилия и ссылка на старую доверенность?
Посмотреть ответ
Основание для изменений
Общее правило требует корректировку персональных данных начинать с получения заявления работника. К документу прилагаются подтверждающие бумаги (копии), издается приказ руководителя, являющийся сигналом к действию для отдела кадров.
К сведению! Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за отсутствие заявления от гражданина (как и приказа руководителя), однако наличие его избавляет кадровика от многих неожиданностей и вопросов в будущем.
К заявлению гражданин прилагает копии документов, служащих основанием изменений: свидетельство о браке (о расторжении брака), паспорт, в котором зафиксирована иная фамилия, копия судебного постановления и пр.
Вопрос: Как следует поступить в ситуации, когда работница организации несколько раз меняла фамилию и на внутренней стороне обложки трудовой книжки не осталось места для новой ссылки на изменяющие документы?
Посмотреть ответ
Следующий шаг – приказ руководителя, предписывающий кадровику сменить анкетные данные сотрудника. Единой формы такого документа нет. Шапка приказа может содержать формулировку: «Об изменениях в документах, содержащих персональные данные (ФИО)». Некорректно использовать фразы вида: «Приказываю изменить персональные данные (ФИО)», «Считать Иванову с такой-то даты Петровой» и другие, подобные им. Директор фирмы не уполномочен изменять персональные данные – это функции определенных госструктур. Вне зависимости от содержания приказа, Иванова, на основании выданных ей документов, так или иначе будет именоваться Петровой с определенной даты.
Затем отдел кадров вносит коррективы в целый ряд документов, содержащих персональные данные сотрудника.
Вопрос: Работник принес паспорт с новой фамилией. Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке только на основании паспорта?
Посмотреть ответ
Трудовой договор
Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.
Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.
Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене работницей фамилии?
Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.
Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.
Трудовая книжка
При заполнении трудовой книжки, внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется
- Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);
- Инструкцией Минтруда №69 от 10-10-03 г. (п. 2.3).
Предыдущую запись (фамилию) на титульном листе (первой странице) зачеркивают одной прямой чертой и сверху пишут новую фамилию. Если сверху места недостаточно, то запись можно сделать снизу или сбоку.
На внутренней стороне обложки нужно указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены анкетных данных, например данные из свидетельства о браке. Эти сведения удостоверяет руководитель (уполномоченный представитель) фирмы своей подписью. Заверяется запись печатью организации в целом или ее кадровой службы.
Смена фамилии предполагает и смену паспорта, данные которого, как правило, также указывают на внутренней стороне обложки документа.
Внимание! Не забудьте внести изменения в журнал учета трудовых книжек.
В какие еще документы нужно внести изменения
Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее.
Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений.
Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.
Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:
- в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
- в графике отпусков, ф. Т-7;
- в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).
В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:
- пенсионного свидетельства;
- банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).
Это продиктовано важностью корректной сдачи индивидуальных сведений в Фонд на сотрудника. Ошибка может вылиться для организации в отказ приема отчетности и штрафные санкции.
Несвоевременное же перечисление заработной платы чревато конфликтом с сотрудником и перспективой внеплановых проверок для фирмы.
У ответственных лиц фирмы отсутствует обязанность извещать о смене анкетных данных Фонды соцстраха, медстраха. Нет необходимости и в обращении в налоговую за получением обновленного ИНН на сотрудника. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.
Итоги
- При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу.
- Четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет.
- Целесообразно вносить изменения на основании заявления гражданина с приложенными копиями соответствующих документов: свидетельства о браке (разводе), решения суда, нового паспорта, после издания приказа руководителя.
- Особое внимание следует уделить корректировкам в трудовой книжке и договоре с работником.
- Исправления в любых документах, содержащих персональные сведения, должны вноситься так, чтобы сведения не могли быть искажены при прочтении и копировании.