Минцифры пролонгирует эксперимент по цифровизации кадровой работы в госучреждениях до 31 мая 2027 года включительно. К проекту подключат еще четыре ведомства: Минобрнауки, ФАС, Федеральную пробирную палату и Роскомнадзор.
Как вести электронный документооборот?
О процессе перехода
Участники проекта продолжат обмен документацией через единую цифровую систему, не используя при этом бумажные версии документов. Это ускорит поиск информации и внутренние процессы в коллективах. Напомним, ранее к проекту уже присоединились 13 ведомств, включая казначейство и налоговую службу.
Каждый сотрудник ведомства может ознакомиться с различными кадровыми документами в личном кабинете. Все технические вопросы и стабильность работы программ решает руководство. Кроме того, в рамках проекта оно обязано:
- информировать сотрудников о порядке работы с системой;
- формировать электронные подписи;
- обеспечить доступ к личным кабинетам;
- заверять копии файлов по запросу.
Электронные документы обладают юридической силой наравне с бумажными.
Некоторые документы запрещено полностью переводить в электронный формат, например, трудовые книжки, приказы об увольнении и данные по ОТ. Но допускается иметь их электронные копии.
Как работать в цифровой среде?
Любые документы, сформированные персоналом и руководством, хранятся в ЕИС. Их конфиденциальность гарантирована, так как доступ к ним есть только у уполномоченных лиц через защищенные каналы. Кроме того, система предлагает выбрать способ подтверждения личности в зависимости от типа документа.
Участники эксперимента заранее разрабатывают детальные планы и знакомят сотрудников с новыми правилами, чтобы они знали, какие данные поступают в личный кабинет в цифровом виде. Учитывая эти сведения, специалисты исправляют ошибки и добавляют полезные функции. В ходе эксперимента специалисты:
- проверяют надежность хранения файлов;
- оценивают удобство кадрового ЭДО;
- готовят предложения по корректировке правил;
- устраняют технические сбои в работе сервисов.
Если потребуются заверенные копии документов, учреждение должно предоставить их в цифровом или бумажном виде по первому запросу. Однако иногда сведения о работе сотрудников все же записываются в личные дела на бумаге.
Цифровизация госсектора задает новый стандарт для бизнеса в стране. Это наглядный пример того, как технологии трансформируют рабочие процессы и делают их прозрачнее.